【推薦原因】
專案助理是現在社會許多人的工作選項之ㄧ，本文將透過DISC個性分析，深入說明哪些人格特質，適合從事專案助理，以及專案助理的工作內容、面試/履歷該準備，以及未來的職涯發展。
內容目錄
專案助理的工作內容
1. 專案文件製作與整理：
專案助理，顧名思義是專案的助理，也因此需要負責製作、編輯和管理專案文件，包括計劃書、報告、流程文件和其他相關文檔。通過精確的文件管理，幫助團隊能夠輕松地調取資料，讓溝通、協作更順暢。
2.會議安排與會後追蹤
一個專案會有大大小小的事情，需要透過會議來做決策，包含進度會議、決策會議、使用流程訪談等，這背後也會需要專案助理，安排會議場地，並準備議程和文件。更重要的是，在會議後，專案助理還需要跟進行動項目、決策和討論結果，確保相應的行動得以執行，並將報告和紀錄歸檔
3.擔任專案窗口
專案助理通常是專案團隊，和其他利益相關者之間的主要聯繫人。他們負責在決策之後，追蹤相關的進度，把資訊彙整給團隊夥伴。並在有問題時，進行回報，讓團隊可以即時的掌握到最新資訊，並解決問題，以及調整專案安排。
專案助理的需要哪些能力
1.文件製作能力
專案助理通常會需要製作計劃書、報告、議程和文件，也因此文件製作，包含PPT、Word，都是非常加強便飯的事。
2.向上管理能力
專案助理通常會需要報告專案進度、風險和問題，以及提供必要的信息供決策使用，也因此具備向上管理能力，才能讓領導、主管、跨部門人員掌握專案進度。
3.溝通能力
。專案助理需要能夠與專案團隊、利益相關者和其他部門有效地溝通，確保信息的流動順暢。也因此優秀的溝通能力，對專案助理至關重要。這包括口頭溝通、書面溝通和聆聽技巧。良好的溝通能力有助於避免誤解，提高協作效率。
4.抗壓能力
專案助理，甚至是專案人員，經常會面臨壓力，包含時間、人際關係、業績壓力等，特別是在期限緊迫或專案遇到挑戰時。他們需要具備抗壓能力，能夠冷靜應對，有效地處理壓力情況，並找到解決問題的方法。
5.時間管理能力
專案助理通常需要同時處理多個任務和任務，因此良好的時間管理能力至關重要。他們需要能夠有效地分配時間、制定優先事項，並確保所有工作按時完成。
專案助理一定要考證照嗎？
1.專案助理不一定需要考證照
考取證照可以證明你擁有相關的知識，但它不能代表你已經具備實際工作經驗。它們只是一個開始，真正的學習和成長通常發生在實際工作中。通過參與專案、協助團隊並實際解決問題，你可以積累實務經驗，這對於日後的職涯發展更加有效。
2.市面上常見的證照
| 證照名稱 | 描述 |
|---|---|
| Project Management Professional (PMP) | 國際知名的專案管理證照，是所有要考專案管理的人，第一個會考的證照。 |
| 敏捷相關證照 (PMI-ACP和Certified ScrumMaster) | 敏捷式開發，是許多公司的協作方式，具備敏捷概念，會幫助你更清楚如何協作。 |
| PMI Professional in Business Analysis (PMI-PBA) | PM不僅僅需要專案管理，更要知道產品開發背後的商業邏輯，這將幫助你在產品開發、優先排序有幫助。 |
| PMI Risk Management Professional (PMI-RMP) | 風險管理事專案管理中，非常重要的能力。如果你想建立一套風險管理的流程，準備這張證照的過程會是很棒的學習。 |
專案助理履歷怎麼寫
1.做好文件敘述、和作品集管理
在履歷中，強調你的文件製作和管理技能。這包括編寫清晰、有組織的履歷，以及展示你的專案文件管理能力。列出你參與的專案和相關文件，並確保它們以清楚好懂得方式呈現，會是最好的證明。
2.展現你的團隊合作經驗
專案助理通常需要在團隊中協作，因此參與團體活動和項目，可以幫助你發展協作和溝通技能，並學習如何有效地與不同人合作。
專案助理面試怎麼準備
1.重視事前調查
在面試前，進行充分的事前調查是至關重要的。研究公司的背景、文化和專案管理方法，以確保你了解他們的需求。閱讀他們的網站、新聞稿和任何可用的資源，以更好地理解他們的業務。
2.模擬公司可能有的專案流程
預測公司可能採用的專案流程。這有助於你在面試中展示你對專案管理的了解和適應能力。準備相關的例子，說明你已經具備了在該公司成功執行專案所需的技能。
哪些人適合做專案助理
1.喜歡安排順序、時間管理
專案助理需要處理多個任務和細節，因此喜歡有條理地安排工作、制定計劃並執行時間管理是關鍵。能夠有效地組織工作流程、追蹤任務和保持項目進度是專案助理的基本能力。
2.能夠承擔高壓環境
專案助理通常在快節奏的環境中工作，需要應對期限壓力和解決突發問題。具備冷靜應對壓力的能力以及處理突發狀況的應變能力是成功的關鍵。
3.面對不同人可以做溝通
良好的溝通能力是專案助理的必備技能之一。他們需要與不同專案團隊成員、管理層、客戶和供應商有效地溝通。能夠清晰、具體地表達思想，聆聽他人意見並協調協作是非常重要的。
DISC是什麼
1.DISC是用於測試你的做事風格的工具
DISC（Dominance、Influence、Steadiness、Conscientiousness）是一種測試工具，用於評估個人的行為風格和特質。它基於四種主要特質，每個特質代表一種行為風格。這個工具可以幫助你更深入地了解自己，並認識到你在不同情況下的傾向和反應。
2.DISC將人分成4種類型
DISC是將人的行為風格、處事方法，拆解成四個分類支配性（Dominance,老虎）、影響性（Influence,孔雀）、穩定性（Steadiness,無尾熊）和謹慎性（Compliance,貓頭鷹），以利於理解自己適合的做事方法。
3.DISC怎麼測
點這個連結立刻前往免費檢測，雖然不是繁體中文，但已經是少數不需要填個資才可以拿到報告的網站，檢測時間大約在6-10分鐘。
在測驗時要記得，這只是測驗，選擇相較接近的答案就好了，不需要追求完全一模一樣的選擇。
從DISC中看哪類人適合做專案助理
| DISC類型 | 適合的原因 |
|---|---|
| Dominance (D) – 支配性 | 支配性的人通常有強烈的決策能力和主動性，他們可能在專案中表現出決斷力，並能夠快速采取行動，推動專案向前發展。 |
| Conscientiousness (C) – 分析型 | 分析型的人通常細心、有組織，擅長處理數據和文件。這使他們成為協助管理和組織專案文件、數據和進度的理想候選人。 |
| DC – 支配性和分析型 | 結合了支配性和分析能力的個人可能在專案中既能夠推動行動，又能夠確保細節得到妥善處理。 |
| DI – 支配性和影響性 | 具有支配性和影響力的特質的人可能在協助與團隊和利益相關者之間的溝通和協調方面表現出色。 |
| CD – 分析型和支配性 | 結合了分析能力和支配性的個人可能能夠同時管理專案文件和推動進展。 |
| ID – 支配性和影響性 | 擁有支配性和影響力的特質的人可能在協助專案經理與團隊協調、溝通和推動專案方面發揮重要作用。 |
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DISC中不同人格特質擔任專案助理的挑戰
專案助理可能會遇到什麼挑戰
1.專案太多事情處理，分不清優先順序
專案助理經常需要處理多個專案和任務，這可能會導致工作過載。在同一時間管理多個專案，並確保高優先級任務得到優先處理，是一個挑戰。
2.專案需求不清楚，做很多不在目標上的事
有時專案需求，可能不夠清晰或會變化，這可能導致專案助理在不必要的工作上浪費時間和資源。也因此提前確定好專案需求，會是很常遇到的挑戰之一。
3.進度追蹤不了，窗口訊息不回
專案助理需要積極跟進專案進度，但當無法獲得必要的信息或窗口訊息不回應時，這可能變得困難。他們需要具備優秀的溝通技巧，確保信息流動順暢，並能夠解決協作中的溝通問題。
專案助理有哪些未來發展
| 職業方向 | 職位描述 |
|---|---|
| 專案經理 | 領導和管理專案，制定計劃，分配資源，確保專案達到目標。 |
| 數據分析師 | 分析數據以支持決策，處理大量數據和信息。 |
| 自主專業人員 | 提供專案管理服務和專業建議給多個客戶或組織。 |
如何成為一個專案助理
1.想辦法累積實務經驗
專案管理是一個實務驅動的領域，積累實際經驗是非常重要。你可以開始通過參與學校或社區專案、實習，獲得專案管理相關的經驗。
2.多練習文件製作、流程圖處理
專案助理需要處理大量的文件、報告和流程圖。練習編寫和管理這些文件，學習使用專案管理軟件和工具，以有效地跟蹤和整理信息。
3.積極參與團體活動
專案助理通常需要在團隊中協作，因此參與團體活動和項目可以幫助你發展協作和溝通技能。參加學校、社區或在線團體專案，並學習如何有效地與不同人合作。
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TC Summary
專案助理的工作內容：
- 專案文件製作與整理： 負責製作、編輯和管理專案文件，確保溝通順暢。
- 會議安排與會後追蹤： 安排會議，追蹤行動項目，確保會議結果被實施。
- 擔任專案窗口： 在團隊和利益相關者之間協調、追蹤進度，解決問題。
專案助理的需要的能力：
- 文件製作能力： 製作計劃書、報告、議程等專案文件。
- 向上管理能力： 報告專案進度、風險和提供決策所需的信息。
- 溝通能力： 與專案團隊、利益相關者和其他部門有效溝通。
- 抗壓能力： 在壓力下冷靜應對，解決問題。
- 時間管理能力： 有效分配時間，優先處理任務。
專案助理的未來發展：
- 專案經理：領導和管理專案，制定計劃，確保目標達成。
- 數據分析師：分析數據支持決策，處理大量信息。
- 自主專業人員：提供專案管理服務和建議給不同客戶或組織。
如何成為一個專案助理：
- 累積實務經驗，參與學校或社區專案、實習。
- 練習文件製作和流程圖處理，掌握專案管理工具。
- 積極參與團體活動，發展協作和溝通技能。
DISC對專案助理的啟示：
- 支配性 (D) 和分析型 (C)： 可能在專案中展現出決斷力和組織能力。
- 影響性 (I) 和支配性 (D)： 可能在協調和溝通方面表現出色。
- 分析型 (C) 和支配性 (D)： 可能同時管理專案文件和推動進展。
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