【推薦原因】
專案助理的工作/實習，不僅需要具備組織和管理技能，更需要出色的社交能力，而這不僅僅是技術、能力的需求，更需要有適合的人格特質，才能有好的表現。
而本篇文章，也將透過DISC人格測驗，說明DISC-iS(孔雀/無尾熊)型人才，如何運用人格特質，來提高專案助理工作/實習的效能，同時克服可能出現的挑戰。
內容目錄
專案助理的工作內容
1. 專案文件製作與整理：
專案助理，顧名思義是專案的助理，也因此需要負責製作、編輯和管理專案文件，包括計劃書、報告、流程文件和其他相關文檔。通過精確的文件管理，幫助團隊能夠輕松地調取資料，讓溝通、協作更順暢。
2.會議安排與會後追蹤
一個專案會有大大小小的事情，需要透過會議來做決策，包含進度會議、決策會議、使用流程訪談等，這背後也會需要專案助理，安排會議場地，並準備議程和文件。更重要的是，在會議後，專案助理還需要跟進行動項目、決策和討論結果，確保相應的行動得以執行，並將報告和紀錄歸檔
3.擔任專案窗口
專案助理通常是專案團隊，和其他利益相關者之間的主要聯繫人。他們負責在決策之後，追蹤相關的進度，把資訊彙整給團隊夥伴。並在有問題時，進行回報，讓團隊可以即時的掌握到最新資訊，並解決問題，以及調整專案安排。
專案助理的需要哪些能力
1.文件製作能力
專案助理通常會需要製作計劃書、報告、議程和文件，也因此文件製作，包含PPT、Word，都是非常加強便飯的事。
2.向上管理能力
專案助理通常會需要報告專案進度、風險和問題，以及提供必要的信息供決策使用，也因此具備向上管理能力，才能讓領導、主管、跨部門人員掌握專案進度。
3.溝通能力
。專案助理需要能夠與專案團隊、利益相關者和其他部門有效地溝通，確保信息的流動順暢。也因此優秀的溝通能力，對專案助理至關重要。這包括口頭溝通、書面溝通和聆聽技巧。良好的溝通能力有助於避免誤解，提高協作效率。
4.抗壓能力
專案助理，甚至是專案人員，經常會面臨壓力，包含時間、人際關係、業績壓力等，特別是在期限緊迫或專案遇到挑戰時。他們需要具備抗壓能力，能夠冷靜應對，有效地處理壓力情況，並找到解決問題的方法。
5.時間管理能力
專案助理通常需要同時處理多個任務和任務，因此良好的時間管理能力至關重要。他們需要能夠有效地分配時間、制定優先事項，並確保所有工作按時完成。
哪些人適合做專案助理
1.喜歡安排順序、時間管理
專案助理需要處理多個任務和細節，因此喜歡有條理地安排工作、制定計劃並執行時間管理是關鍵。能夠有效地組織工作流程、追蹤任務和保持項目進度是專案助理的基本能力。
2.能夠承擔高壓環境
專案助理通常在快節奏的環境中工作，需要應對期限壓力和解決突發問題。具備冷靜應對壓力的能力以及處理突發狀況的應變能力是成功的關鍵。
3.面對不同人可以做溝通
良好的溝通能力是專案助理的必備技能之一。他們需要與不同專案團隊成員、管理層、客戶和供應商有效地溝通。能夠清晰、具體地表達思想，聆聽他人意見並協調協作是非常重要的。
DISC人格測驗幫助你更了解自己
1.DISC是用於測試你的做事風格的工具
DISC（Dominance、Influence、Steadiness、Conscientiousness）是一種測試工具，用於評估個人的行為風格和特質。它基於四種主要特質，每個特質代表一種行為風格。這個工具可以幫助你更深入地了解自己，並認識到你在不同情況下的傾向和反應。
2.DISC將人分成4種類型
DISC是將人的行為風格、處事方法，拆解成四個分類支配性（Dominance,老虎）、影響性（Influence,孔雀）、穩定性（Steadiness,無尾熊）和謹慎性（Compliance,貓頭鷹），以利於理解自己適合的做事方法。
3.DISC怎麼測
點這個連結立刻前往免費檢測，雖然不是繁體中文，但已經是少數不需要填個資才可以拿到報告的網站，檢測時間大約在6-10分鐘。
在測驗時要記得，這只是測驗，選擇相較接近的答案就好了，不需要追求完全一模一樣的選擇。
- 延伸閱讀：DISC 2023工作解析! DISC是什麼？人格分析你實習/工作適合做什麼
- 延伸閱讀：DISC-D型老虎適合做什麼?2023工作解析! 實習/工作前必看
- 延伸閱讀：DISC-I型孔雀｜2023工作解析，找工作/實習必看的職涯指南
- 延伸閱讀：DISC-S型無尾熊，2023工作/實習崗位推薦，找工作前必看的指南
- 延伸閱讀：DISC-C型貓頭鷹適合做什麼？2023工作崗位分析，找工作、實習必看
iS型｜從事專案助理有什麼優勢
| 優勢 | 工作內容中的善用 |
|---|---|
| 樂觀的能力評估 | iS型在專案中，能夠鼓勵和支持團隊成員，尤其是在面對挑戰時，這種積極樂觀的態度對於保持團隊動力至關重要。這也有助於提高專案的成功機會，因為能夠看到潛在的正面結果。 |
| 以非正式方式溝通 | 良好的溝通能力是一名專案助理的關鍵，iS型可以通過以非正式的方式進行溝通，使團隊更容易理解和合作。促進良好的工作關係，並確保溝通的有效性。 |
| 以個人或情感的方式解決問題 | iS型的特質，可以更深入地理解團隊成員的需求和關注，有助於解決專案中出現的挑戰。善用這種情感角度，使團隊更有凝聚力。 |
| 將人們納入討論中 | 專案助理需要有效地協調和組織團隊活動，並確保每個人都參與其中。而iS型擅長讓協作順暢，以及讓夥伴的多參與。 |
| 在做決策時考慮他人的影響 | iS型可以考量到對別人的影響，以及相關利益者的需求，這有助於確保在專案中做出的決策符合專案目標。 |
| 尋求他人的協助以克服挑戰 | 在專案中，可能會面臨各種挑戰，包括技術性、戰術性和人際性的挑戰。iS型會積極尋求他人的意見和幫助。 |
iS型｜從事專案助理有什麼劣勢
| 劣勢 | 可能的工作問題 |
|---|---|
| 過於容易妥協，特別是對於好辯的人 | 在專案中，可能需要堅持某些決策或立場，但iS型的人可能會因過度顧慮他人的反對，而妥協。這可能會對專案進度和目標產生負面影響。 |
| 拖延可能對他人造成負面影響的決策 | 在專案中，某些決策可能需要及早做出，但iS型的人可能因為擔心對他人產生負面影響，而拖延決策。 |
| 過於親近他人，難以客觀評估 | 專案助理通常需要保持客觀性和專業性，但iS型的人可能因過度投入關係中，而難以客觀評估專案的情況。 |
| 對於大問題過於樂觀 | iS型容易過度樂觀，可能導致忽視專案中的潛在風險和挑戰，這可能會對專案的成功產生負面影響。 |
| 避免需要失去認可或面子的決策 | 在某些情況下，專案助理可能需要做出不受歡迎的決策，但iS型的人可能因擔心失去認可，而避免這些決策。 |
| 面對敵對或具有攻擊性的人時感到不適 | 在專案中，可能需要處理各種不同風格的人，包括敵對或具有攻擊性的人。iS型的人可能感到不自在，無法有效的溝通。 |
iS型｜從事專案助理的成長機會
- 更堅定的決策能力：
- 成長機會：學會在需要時做出堅定的決策，即使這些決策可能對某些人產生負面影響。
- 建議：透過培養自信心和分析問題的能力，提高自己在面對決策時的堅定度。
- 與具有攻擊性的人溝通：
- 成長機會：發展與具有不同個性和風格的人有效溝通的技巧，包括那些可能具有敵對或攻擊性的人。
- 建議：學習冷靜應對衝突情況，以及積極參與解決問題的對話。
- 清晰、直接的反饋：
- 成長機會：學會以清晰、直接的方式提供反饋，無論是正面的還是負面的反饋。
- 建議：訓練自己準確表達觀點，並學會積極參與團隊討論和解決問題。
- 理解決策的整體影響：
- 成長機會：能夠理解某些決策可能在短期內不受歡迎，但對整體增長有益。
- 建議：學會以長期視角看待決策，並準確評估其對團隊和專案的長期影響。
該如何成為一個專案助理?
1.想辦法累積實務經驗
專案管理是一個實務驅動的領域，積累實際經驗是非常重要。你可以開始通過參與學校或社區專案、實習，獲得專案管理相關的經驗。
2.多練習文件製作、流程圖處理
專案助理需要處理大量的文件、報告和流程圖。練習編寫和管理這些文件，學習使用專案管理軟件和工具，以有效地跟蹤和整理信息。
3.積極參與團體活動
專案助理通常需要在團隊中協作，因此參與團體活動和項目可以幫助你發展協作和溝通技能。參加學校、社區或在線團體專案，並學習如何有效地與不同人合作。
- TC Incubator推薦實習機會 ：實習資訊表單
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TC Summary
專案助理的工作內容：
- 專案文件製作與整理：
- 負責製作、編輯和管理專案文件，如計劃書、報告、流程文件等。
- 精確的文件管理，幫助團隊輕松調取資料，促進溝通和協作。
- 會議安排與會後追蹤：
- 安排專案相關的會議，包括進度會議、決策會議等。
- 準備議程和文件，並在會議後追蹤行動項目、決策和討論結果。
- 擔任專案窗口：
- 成為專案團隊和利益相關者之間的主要聯繫人。
- 追蹤進度、彙整資訊，及時報告問題，協助團隊解決問題和調整專案安排。
專案助理的需要的能力：
- 文件製作能力：
- 製作計劃書、報告、議程和文件，包括PPT和Word。
- 向上管理能力：
- 報告專案進度、風險和問題，提供必要信息供決策使用。
- 溝通能力：
- 有效地與專案團隊、利益相關者和其他部門溝通。
- 包括口頭溝通、書面溝通和聆聽技巧。
- 抗壓能力：
- 能夠應對壓力，包括時間、人際關係、業績壓力。
- 冷靜處理壓力情況，找到解決問題的方法。
- 時間管理能力：
- 有效分配時間、制定優先事項，確保工作按時完成。
哪些人適合做專案助理：
- 喜歡安排順序、時間管理。
- 喜歡有條理地安排工作、制定計劃、執行時間管理。
- 能夠承擔高壓環境。
- 能夠應對期限壓力和解決突發問題。
- 面對不同人可以做溝通。
- 良好的溝通能力，能夠與不同的人有效地溝通。
iS型從事專案助理的優勢：
- 樂觀的能力評估
- 以非正式方式溝通
- 以個人或情感的方式解決問題
- 將人們納入討論中
- 在做決策時考慮他人的影響
- 尋求他人的協助以克服挑戰
iS型從事專案助理的劣勢：
- 過於容易妥協，特別是對於好辯的人
- 拖延可能對他人造成負面影響的決策
- 過於親近他人，難以客觀評估
- 對於大問題過於樂觀
- 避免需要失去認可或面子的決策
- 面對敵對或具有攻擊性的人時感到不適
iS型從事專案助理的成長機會：
- 更堅定的決策能力
- 與具有攻擊性的人溝通
- 清晰、直接的反饋
- 理解決策的整體影響
該如何成為一個專案助理：
- 累積實務經驗，參與學校或社區專案、實習等。
- 練習文件製作和流程圖處理。
- 積極參與團體活動，發展協作和溝通技能。
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