【推薦原因】
執行秘書的角色，需要具備細心、負責的人格特質，才能協助主管溝通協調、製作文件等。而本文將深入探討DISC-iD型（孔雀/老虎），同時具備社交、樂觀以及自信、果斷和目標導向的人格特質，是否可以勝任執行秘書？以及該如何善用人格特質，展現優勢並克服劣勢呢？
內容目錄
執行秘書的角色定位：
執行秘書是一個協助高層主管處理事務的關鍵角色。其職責包括：
- 管理和協調行政事務
- 安排主管的日程和會議
- 支援專案執行
- 處理公關和協調等工作
執行秘書需要具備細心、耐心、反應敏捷等特質，能熟練運用辦公軟體和協調能力。此外，執行秘書也需成為主管的良好幕僚，提供建議，促進組織內外的溝通，並在工作中不斷成長，從執行者轉變為更具管理能力的角色。
執行秘書的工作
執行秘書的最重要的職責，就是協助老闆、主管，幫助他們可以更有效率的進行時間安排、任務安排、策略處理以及溝通協調。
執行秘書的工作內容包括：
- 根據公司策略，調查相關資料，或製作相關的報表文件。
- 根據主管、老闆的指示，協助追蹤、了解專案進度，並進行彙整匯報
- 提前預測主管、老闆需要的資料，並提前製作、處理、安排
- 整理會議記錄，以及協助整理的協助決策的資料。
上述的是執行秘書的基本工作內容，而執行秘書的具體工作內容，也會根據老闆、主管的需求再跟專業化，例如：財務執行秘書、公關執行秘書、產品執行秘書。
勝任執行秘書要具備哪些能力？
1.具備文書能力
執行秘書需要處理大量的文書工作，包括文件整理、報告撰寫、郵件溝通等。擁有優秀的寫作和整理能力是必要的，能夠清晰、準確地表達信息，並確保文書內容的專業性和完整性。
2.向上管理，不是拍馬屁，而是去想別人需要什麼，而提前準備
向上管理，是指能夠與上級主管建立良好的合作關係，並能夠主動提供有價值的支援，敏銳的洞察力和主動性，幫助主管更有效率的完成任務。
向上管理並不是一種拍馬屁，而是要真正洞察需求，並提供協助。
3.客觀的處理態度
在處理事務的過程中，執行秘書需要能夠客觀地看待事情，不受個人情感和主觀意識的影響。這種客觀的態度，使他們能夠對各種情況進行全面的分析和評估，從而做出更好的決策和提供更有價值的建議。
4.跨部門溝通能力
執行秘書需要與不同部門和層級的人員進行有效的溝通，協調不同任務和項目。在履歷中，可以描述過去團隊合作的經驗。
5.是否有一套安排事情的方法
執行秘書的工作涉及到多項任務的處理和協調，因此，具備良好的時間管理，和事務安排能力是至關重要的。
從DISC知道哪些人格特質，適合當執行秘書
1.DISC是用於測試你的做事風格的工具
DISC（Dominance、Influence、Steadiness、Conscientiousness）是一種測試工具，用於評估個人的行為風格和特質。它基於四種主要特質，每個特質代表一種行為風格。這個工具可以幫助你更深入地了解自己，並認識到你在不同情況下的傾向和反應。
2.DISC將人分成4種類型
DISC是將人的行為風格、處事方法，拆解成四個分類支配性（Dominance,老虎）、影響性（Influence,孔雀）、穩定性（Steadiness,無尾熊）和謹慎性（Compliance,貓頭鷹），以利於理解自己適合的做事方法。
3.DISC怎麼測
點這個連結立刻前往免費檢測，雖然不是繁體中文，但已經是少數不需要填個資才可以拿到報告的網站，檢測時間大約在6-10分鐘。
在測驗時要記得，這只是測驗，選擇相較接近的答案就好了，不需要追求完全一模一樣的選擇。
- 延伸閱讀：DISC 2023工作解析! DISC是什麼？人格分析你實習/工作適合做什麼
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- 延伸閱讀：DISC-I型孔雀｜2023工作解析，找工作/實習必看的職涯指南
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DISC-iD型｜擔任執行秘書的優勢
| 優勢 | 優勢描述和工作內容中的應用 |
|---|---|
| 信任直覺和靈活應變能力 | 執行秘書在處理日常任務時，需要根據主管的需求情況，靈活調整計劃，快速應對變化，而這個就是iD型人才擅長之處。 |
| 為團隊注入能量和冒險精神 | iD型人才在擔任執行秘書，協助主管推進以及追蹤進度時，可以用更活潑友善的角度，為團隊帶來活力，鼓勵嘗試新方法和解決方案。 |
| 將個人互動和關係規劃放在首位 | iD型人才，比較擅長人際互動和建立關係，可以幫助主管建立和利益關係人，建立有效的聯繫，促進溝通和協調。 |
| 創建對挑戰性問題的新解決方案 | iD型人才在應對複雜挑戰時，提供新穎且具創意性的解決方案，這將幫助iD型人才，可以完成主管交付的各種挑戰。 |
DISC-iD型｜擔任執行秘書的劣勢
| 劣勢 | 可能的工作內容問題 |
|---|---|
| 難以遵循可預測的例行工作流程 | 執行秘書需要按照日程表和流程，安排會議、活動，以及做各種的聯絡和資訊確認，iD型比較不擅長處理太細節的事情，容易會有疏漏。 |
| 過於樂觀，難以實際評估問題 | 執行秘書需要能夠看到潛在風險並提前應對，並製作成文件供主管參考，但iD型可能會過於樂觀，導致低估問題的嚴重性。 |
| 同時追求多個新點子 | 在籌備會議和專案時，iD型可能會傾向與同時追求多個新點子，浙江造成精力分散，難以確保所有工作都順利進展。 |
| 儘管對方提出更合邏輯的論點，仍力圖說服他人 | iD型容易過於固執於自己的想法和方法，可能忽略了更合理的建議，導致效率低下。 |
| 難以限制與人互動的時間 | 在執行秘書的工作中，iD型需要平衡與人互動的時間，過於多的互動可能影響其他重要工作的進展。 |
DISC-iD型｜擔任執行秘書的成長機會
- 負責度和時間管理：設立提醒和定時器來確保會議和互動與他人保持有效並充分掌控，這有助於提高時間管理技能。
- 開放聆聽和接受建議：積極聆聽他人的建議和意見，並學會適當地采納有益的建議，這有助於增進溝通和團隊協作技巧。
- 現實評估：與更具現實觀點的同事合作，特別是在重要決策方面，以確保問題得到全面和實際的評估。
- 建立更一致的工作流程：儘量建立更穩定和一致的工作流程，以確保工作有條不紊地進行，尤其在協助項目和會議籌備方面。
DISC-iD型的執行秘書｜如何累積工作經驗？
- 主動參與多樣性專案：積極參與各種不同類型的專案，以拓寬自己的技能和經驗範疇。
- 主動提出幫助：不僅完成自己的工作，還主動提出幫助同事，積極參與團隊合作。
- 參加專業培訓：參加相關行業或職業的專業培訓課程，提高自己的專業知識和技能。
- TC Incubator推薦實習機會 ：實習資訊表單
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TC Summary
你知道執行秘書都在做什麼嗎?
- 執行秘書是協助高層主管處理事務的關鍵角色。
- 其職責包括管理和協調行政事務、安排主管的日程和會議、支援專案執行、處理公關和協調等工作。
具體來說，執行秘書的工作包含：
- 根據公司策略，調查相關資料，或製作相關的報表文件。
- 根據主管、老闆的指示，協助追蹤、了解專案進度，並進行彙整匯報。
- 提前預測主管、老闆需要的資料，並提前製作、處理、安排。
- 整理會議記錄，以及協助整理的協助決策的資料。
哪些能力的人可以勝任執行秘書？
- 具備文書能力：處理大量的文書工作，包括文件整理、報告撰寫、郵件溝通等。
- 向上管理，不是拍馬屁，而是去想別人需要什麼，而提前準備。
- 客觀的處理態度，不受個人情感和主觀意識的影響。
- 跨部門溝通能力，與不同部門和層級的人員進行有效的溝通，協調不同任務和項目。
- 是否有一套安排事情的方法，具備良好的時間管理和事務安排能力。
DISC-iD型｜擔任執行秘書的優勢
- 信任直覺和靈活應變能力。
- 為團隊注入能量和冒險精神。
- 將個人互動和關係規劃放在首位。
- 創建對挑戰性問題的新解決方案。
DISC-iD型｜擔任執行秘書的劣勢
- 難以遵循可預測的例行工作流程。
- 過於樂觀，難以實際評估問題。
- 同時追求多個新點子。
- 儘管對方提出更合邏輯的論點，仍力圖說服他人。
- 難以限制與人互動的時間。
DISC-iD型｜擔任執行秘書的成長機會
- 負責度和時間管理。
- 開放聆聽和接受建議。
- 現實評估。
- 建立更一致的工作流程。
DISC-iD型的執行秘書｜如何累積工作經驗？
- 主動參與多樣性專案。
- 主動提出幫助。
- 參加專業培訓。
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