哪些人格特質適合當執行秘書?|分析DISC-iS型(孔雀_無尾熊)人格的工作_實習適任程度.002

哪些人格特質適合當執行秘書?|分析DISC-iS型(孔雀/無尾熊)人格的工作/實習適任程度

【推薦原因】

DISC-iS(孔雀/無尾熊)型的人格特質,通常表現出社交、友好、合作和樂觀的特質,這些特質在執行秘書的工作/實習中可能大有用處。執行秘書通常會擔任幫助主管溝通協調的角色,且需要和不同風格和個性的人合作。

本文將探討iS(孔雀/無尾熊)型人格,在執行秘書職位中的優勢和挑戰,幫助更好地理解iS(孔雀/無尾熊)人格類型的適任程度。


你知道執行秘書都在做什麼嗎?

執行秘書是一個協助高層主管處理事務的關鍵角色。其職責包括:

  • 管理和協調行政事務
  • 安排主管的日程和會議
  • 支援專案執行
  • 處理公關和協調等工作
哪些人格特質適合當執行秘書?|分析DISC-iS型(孔雀/無尾熊)人格的適任程度
執行秘書是主管的左右手

執行秘書需要具備細心、耐心、反應敏捷等特質,能熟練運用辦公軟體和協調能力。此外,執行秘書也需成為主管的良好幕僚,提供建議,促進組織內外的溝通,並在工作中不斷成長,從執行者轉變為更具管理能力的角色。

具體來說,執行秘書的工作包含:

執行秘書的最重要的職責,就是協助老闆、主管,幫助他們可以更有效率的進行時間安排、任務安排、策略處理以及溝通協調。

執行秘書的工作內容包括:

  1. 根據公司策略,調查相關資料,或製作相關的報表文件。
  2. 根據主管、老闆的指示,協助追蹤、了解專案進度,並進行彙整匯報
  3. 提前預測主管、老闆需要的資料,並提前製作、處理、安排
  4. 整理會議記錄,以及協助整理的協助決策的資料。

哪些人格特質適合當執行秘書?|分析DISC-iS型(孔雀/無尾熊)人格的適任程度
正職要做預判,實習專注執行

上述的是執行秘書的基本工作內容,而執行秘書的具體工作內容,也會根據老闆、主管的需求再跟專業化,例如:財務執行秘書、公關執行秘書、產品執行秘書。

哪些能力的人可以勝任執行秘書?

1.具備文書能力

執行秘書需要處理大量的文書工作,包括文件整理、報告撰寫、郵件溝通等。擁有優秀的寫作和整理能力是必要的,能夠清晰、準確地表達信息,並確保文書內容的專業性和完整性。

2.向上管理,不是拍馬屁,而是去想別人需要什麼,而提前準備

向上管理,是指能夠與上級主管建立良好的合作關係,並能夠主動提供有價值的支援,敏銳的洞察力和主動性,幫助主管更有效率的完成任務。

向上管理並不是一種拍馬屁,而是要真正洞察需求,並提供協助。

哪些人格特質適合當執行秘書?|分析DISC-iS型(孔雀/無尾熊)人格的適任程度
提前想好對方要什麼

3.客觀的處理態度

在處理事務的過程中,執行秘書需要能夠客觀地看待事情,不受個人情感和主觀意識的影響。這種客觀的態度,使他們能夠對各種情況進行全面的分析和評估,從而做出更好的決策和提供更有價值的建議。

哪些人格特質適合當執行秘書?|分析DISC-iS型(孔雀/無尾熊)人格的適任程度
客觀才能做好預判

5.跨部門溝通能力

執行秘書需要與不同部門和層級的人員進行有效的溝通,協調不同任務和項目。在履歷中,可以描述過去團隊合作的經驗。

哪些人格特質適合當執行秘書?|分析DISC-iS型(孔雀/無尾熊)人格的適任程度
溝通才能推動事情

5.是否有一套安排事情的方法

執行秘書的工作涉及到多項任務的處理和協調,因此,具備良好的時間管理,和事務安排能力是至關重要的。

從DISC知道哪些人格特質,適合當執行秘書

1.DISC是用於測試你的做事風格的工具

DISC(Dominance、Influence、Steadiness、Conscientiousness)是一種測試工具,用於評估個人的行為風格和特質。它基於四種主要特質,每個特質代表一種行為風格。這個工具可以幫助你更深入地了解自己,並認識到你在不同情況下的傾向和反應。

2.DISC將人分成4種類型

DISC是將人的行為風格、處事方法,拆解成四個分類支配性(Dominance,老虎)、影響性(Influence,孔雀)、穩定性(Steadiness,無尾熊)和謹慎性(Compliance,貓頭鷹),以利於理解自己適合的做事方法。

哪些人格特質適合當執行秘書?|分析DISC-iS型(孔雀/無尾熊)人格的適任程度
DISC-老虎/孔雀/無尾熊/貓頭鷹

3.DISC怎麼測

點這個連結立刻前往免費檢測,雖然不是繁體中文,但已經是少數不需要填個資才可以拿到報告的網站,檢測時間大約在6-10分鐘。

在測驗時要記得,這只是測驗,選擇相較接近的答案就好了,不需要追求完全一模一樣的選擇。

DISC-iS型|擔任執行秘書的優勢

優勢iS行的應用和優勢
以樂觀方式評估他人的能力iS型在協助主管分配任務時,能以積極的態度看待同事的能力,鼓勵他們參與工作,並提供支持。
以非正式方式溝通,將個人話題融入業務討論iS型進行溝通協調工作時,能夠以非正式方式與各方溝通,建立輕鬆和融洽的工作氛圍,幫助主管推進任務。
頻繁溝通以保持他人知情iS型在協調會議和活動籌備時,能夠頻繁溝通以確保各方都得到必要的信息,確保活動順利進行,節省主管時間
從個人或情感角度解決問題iS型在風險管理和專案支援方面,能夠考慮問題的個人和情感層面,幫助主管安撫相關同仁。
與同事友好歡迎iS型在溝通協調和項目管理中,能夠建立友好和歡迎的工作關係,促進合作和有效溝通。
在決策時考慮對他人的影響iS型在協調溝通和風險管理時,能夠考慮決策對其他利益相關者的影響,制定相應的策略,提前預測主管需求。
DISC-iS型|擔任執行秘書的優勢

DISC-iS型|擔任執行秘書的劣勢

劣勢iS型在擔任執行秘書工作時可能遇到的問題
過於容易屈服於有爭議性的人iS型在協助主管進行協調和溝通時,可能會遇到有爭議的情況,難以堅持立場或解決爭議。
推遲可能對某人產生負面影響的決策iS型遇到需要對某人產生負面影響的決策時,可能會遲疑不決,可能會影響到主管希望的任務進度。
過於親近他人,難以客觀評價他們iS型可能會過度親近同事,難以客觀評價他們的工作表現,可能導致不當的支持。
在面對重大問題時過於樂觀iS型在協助推進任務時,可能會對於重大問題可能過於樂觀,可能忽視潛在風險和問題,影響風險管理。
重新做工作或回避與具侵略性的人對峙,而不是處理他們面對有侵略性的人,可能會回避,而不是主動處理衝突情況,幫助主管推行任務時,會遇到挑戰。

DISC-iS型|擔任執行秘書的成長機會

  1. 明智決策與成果檢討
    • 學會對於可能對某人產生負面影響的決策,做出清晰的思考,並列出可能的積極結果。這有助於培養更明智的決策能力,尤其在面對困難決策時。
  2. 堅守立場與溝通技巧
    • 學會在與具侵略性的人溝通時保持堅定,並在必要時尋求他人的協助。這有助於提高溝通技巧,處理具挑戰性的情境。
  3. 清晰直接的反饋
    • 雖然可能困難,但積極練習以清晰、直接的方式提供反饋。這有助於建立更好的溝通和合作,並提高工作效能。
  4. 理解決策的必要性
    • 瞭解有些決策可能不受歡迎,但卻對所有人的成長和發展至關重要。這有助於培養更長遠的視野,並能夠作出關鍵的戰略決策。

DISC-iS型的執行秘書|如何累積工作經驗?

  • 主動參與多樣性專案:積極參與各種不同類型的專案,以拓寬自己的技能和經驗範疇。
  • 主動提出幫助:不僅完成自己的工作,還主動提出幫助同事,積極參與團隊合作。
  • 參加專業培訓:參加相關行業或職業的專業培訓課程,提高自己的專業知識和技能。
哪些人格特質適合當執行秘書?|分析DISC-iS型(孔雀/無尾熊)人格的適任程度

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TC Summary

  • 你知道執行秘書都在做什麼嗎?
    • 執行秘書是一個協助高層主管處理事務的關鍵角色。
    • 其職責包括:管理和協調行政事務、安排主管的日程和會議、支援專案執行、處理公關和協調等工作
  • 具體來說,執行秘書的工作包含:
    • 執行秘書的最重要的職責,就是協助老闆、主管,幫助他們可以更有效率的進行時間安排、任務安排、策略處理以及溝通協調。
  • 哪些能力的人可以勝任執行秘書?
    1. 具備文書能力
    1. 向上管理能力
    1. 客觀的處理態度
    1. 跨部門溝通能力
    2. 是否有一套安排事情的方法
  • DISC-iS型|擔任執行秘書的優勢
    • 以樂觀方式評估他人的能力
    • 以非正式方式溝通,將個人話題融入業務討論
    • 頻繁溝通以保持他人知情
    • 從個人或情感角度解決問題
    • 與同事友好歡迎
    • 在決策時考慮對他人的影響
  • DISC-iS型|擔任執行秘書的挑戰
    • 可能過度地關注人際關係,忽視業務目標
    • 在壓力下過度擔心他人的情感和需求
    • 容易被分心,難以保持專注
    • 可能避免困難的對話和衝突
  • 建立事業的成功,如何從助理秘書晉升為執行秘書?
    • 主動參與學習和成長
    • 參加專業培訓
    • 主動提出幫助
哪些人格特質適合當執行秘書?|分析DISC-iS型(孔雀/無尾熊)人格的適任程度
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