執行秘書是主管最佳左右手?DISC-CS型(貓頭鷹:無尾熊)當執秘的適任程度、人格特質、工作:實習解析.002

執行秘書是主管最佳左右手?DISC-CS型(貓頭鷹/無尾熊)當執秘的適任程度、人格特質、工作/實習解析

【推薦原因】

執行秘書在組織中扮演著不可或缺的角色,他們通常是主管的最佳左右手。而DISC-CS型(貓頭鷹/無尾熊)的人格特質,通常包括深思熟慮、細心、有條理,以及對細節的高度關注。這類型的人從事執行秘書的工作/實習,人格特質是否符合?以及會有哪些優勢與挑戰呢?


你知道執行秘書都在做什麼嗎?

執行秘書是一個協助高層主管處理事務的關鍵角色。其職責包括:

  • 管理和協調行政事務
  • 安排主管的日程和會議
  • 支援專案執行
  • 處理公關和協調等工作
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執行秘書是主管的左右手

執行秘書需要具備細心、耐心、反應敏捷等特質,能熟練運用辦公軟體和協調能力。此外,執行秘書也需成為主管的良好幕僚,提供建議,促進組織內外的溝通,並在工作中不斷成長,從執行者轉變為更具管理能力的角色。

具體來說,執行秘書的工作包含:

執行秘書的最重要的職責,就是協助老闆、主管,幫助他們可以更有效率的進行時間安排、任務安排、策略處理以及溝通協調。

執行秘書的工作內容包括:

  1. 根據公司策略,調查相關資料,或製作相關的報表文件。
  2. 根據主管、老闆的指示,協助追蹤、了解專案進度,並進行彙整匯報
  3. 提前預測主管、老闆需要的資料,並提前製作、處理、安排
  4. 整理會議記錄,以及協助整理的協助決策的資料。

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正職要做預判,實習專注執行

上述的是執行秘書的基本工作內容,而執行秘書的具體工作內容,也會根據老闆、主管的需求再跟專業化,例如:財務執行秘書、公關執行秘書、產品執行秘書。

哪些能力的人可以勝任執行秘書?

1.具備文書能力

執行秘書需要處理大量的文書工作,包括文件整理、報告撰寫、郵件溝通等。擁有優秀的寫作和整理能力是必要的,能夠清晰、準確地表達信息,並確保文書內容的專業性和完整性。

2.向上管理,不是拍馬屁,而是去想別人需要什麼,而提前準備

向上管理,是指能夠與上級主管建立良好的合作關係,並能夠主動提供有價值的支援,敏銳的洞察力和主動性,幫助主管更有效率的完成任務。

向上管理並不是一種拍馬屁,而是要真正洞察需求,並提供協助。

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提前想好對方要什麼

3.客觀的處理態度

在處理事務的過程中,執行秘書需要能夠客觀地看待事情,不受個人情感和主觀意識的影響。這種客觀的態度,使他們能夠對各種情況進行全面的分析和評估,從而做出更好的決策和提供更有價值的建議。

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客觀才能做好預判

5.跨部門溝通能力

執行秘書需要與不同部門和層級的人員進行有效的溝通,協調不同任務和項目。在履歷中,可以描述過去團隊合作的經驗。

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溝通才能推動事情

5.是否有一套安排事情的方法

執行秘書的工作涉及到多項任務的處理和協調,因此,具備良好的時間管理,和事務安排能力是至關重要的。

從DISC知道哪些人格特質,適合當執行秘書

1.DISC是用於測試你的做事風格的工具

DISC(Dominance、Influence、Steadiness、Conscientiousness)是一種測試工具,用於評估個人的行為風格和特質。它基於四種主要特質,每個特質代表一種行為風格。這個工具可以幫助你更深入地了解自己,並認識到你在不同情況下的傾向和反應。

2.DISC將人分成4種類型

DISC是將人的行為風格、處事方法,拆解成四個分類支配性(Dominance,老虎)、影響性(Influence,孔雀)、穩定性(Steadiness,無尾熊)和謹慎性(Compliance,貓頭鷹),以利於理解自己適合的做事方法。

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DISC-老虎/孔雀/無尾熊/貓頭鷹

3.DISC怎麼測

點這個連結立刻前往免費檢測,雖然不是繁體中文,但已經是少數不需要填個資才可以拿到報告的網站,檢測時間大約在6-10分鐘。

在測驗時要記得,這只是測驗,選擇相較接近的答案就好了,不需要追求完全一模一樣的選擇。

DISC-CS型|擔任執行秘書的優勢

優勢善用方式和工作內容
分析問題的能力執行秘書在處理複雜的行政工作時,可以運用分析能力來快速識別問題、找出潛在解決方案,並提供高效的支援。例如,在協助籌備會議時,可以分析不同會議要求,確保會議的目標得以實現。
綜合考量多方面因素的能力執行秘書在日常工作中,需要協調多種任務和活動,考慮不同因素的影響。他們可以利用這種綜合考量的優勢,來確保行政工作的高效執行,例如,選擇最合適的會議日期和地點,考慮到參與者的時間表和需求。
資訊收集和風險評估的能力在文件管理和風險管理方面,CS型人才可以善用其資訊收集和風險評估的技能。他們能夠迅速找到所需的信息,確保文件的安全性,並協助識別潛在風險,提供解決方案。
提供詳細的步驟指南執行秘書在協助高管處理複雜工作時,可以提供清晰而詳細的指導,確保工作進程順利。
DISC-CS型|擔任執行秘書的優勢

DISC-CS型|擔任執行秘書的劣勢

劣勢可能的問題和挑戰
喜歡獨立工作的傾向執行秘書工作通常需要與高管密切協作。如果CS型人才傾向於獨立工作,可能會在協調和合作方面遇到困難。
不願嘗試未經測試的新解決方案在執行秘書的角色中,有時需要快速找到解決方案,並且不一定有時間進行詳細的測試和分析。CS型人才可能因不願冒險而錯失機會。
過度分析信息的傾向執行秘書需要在短時間內處理大量信息,有時需要迅速做出決策。CS型人才可能因過度分析而延誤決策,導致工作進展緩慢。
將解決方案過於複雜化有時候,執行秘書需要提供簡單而實用的解決方案。CS型人才可能傾向於將問題過度複雜化,難以理解或實施。
期望他人與自己一樣有組織和細節注意力CS型人才可能期望同事和上級主管,在組織和細節方面達到自己的標準,這可能會導致溝通和協作問題。
DISC-CS型|擔任執行秘書的劣勢

DISC-CS型|擔任執行秘書的成長機會

  1. 協作能力的提升: 作為執行秘書,CS型人才將不得不更頻繁地協作和合作,特別是與高級主管和不同部門的同事。這提供了發展協作和團隊合作技能的機會。
  2. 問題解決和創新: 執行秘書在應對各種挑戰時需要快速找到解決方案。CS型人才可以借此機會培養解決問題和提出創新建議的能力。
  3. 靈活性和適應性: 工作中經常會面臨變化,CS型人才需要學會適應新的情況和需求。這可以幫助他們發展靈活性和適應性。

DISC-CS型的執行秘書|如何累積工作經驗?

  • 主動參與多樣性專案:積極參與各種不同類型的專案,以拓寬自己的技能和經驗範疇。
  • 主動提出幫助:不僅完成自己的工作,還主動提出幫助同事,積極參與團隊合作。
  • 參加專業培訓:參加相關行業或職業的專業培訓課程,提高自己的專業知識和技能。
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TC Summary

你知道執行秘書都在做什麼嗎?

  • 執行秘書是協助高層主管處理事務的關鍵角色。
  • 職責包括管理和協調行政事務、安排主管的日程和會議、支援專案執行、處理公關和協調等工作。

具體來說,執行秘書的工作包含:

  • 協助老闆、主管進行時間安排、任務安排、策略處理以及溝通協調。
  • 工作內容包括根據公司策略調查相關資料、協助追蹤專案進度、提前預測主管需求、整理會議記錄等。

哪些能力的人可以勝任執行秘書?

  1. 具備文書能力,擁有優秀的寫作和整理能力。
  2. 向上管理,主動提供有價值的支援,幫助主管更有效率的完成任務。
  3. 客觀的處理態度,不受個人情感和主觀意識的影響。
  4. 跨部門溝通能力,協調不同任務和項目。
  5. 良好的時間管理和事務安排能力。

從DISC知道哪些人格特質適合當執行秘書:

  • DISC工具用於評估個人的行為風格和特質,基於四種主要特質,分為老虎、孔雀、無尾熊、貓頭鷹四種類型。
  • 執行秘書的CS型人才擁有分析問題、綜合考量多方面因素、資訊收集和風險評估、提供詳細步驟指南等優勢。

DISC-CS型|擔任執行秘書的劣勢:

  • 喜歡獨立工作的傾向,不太合適執行秘書的密切協作性質。
  • 不願嘗試未經測試的新解決方案,可能錯失機會。
  • 過度分析信息的傾向,可能延誤決策。
  • 將解決方案過於複雜化,難以理解或實施。
  • 期望他人與自己一樣有組織和細節注意力,可能引起溝通和協作問題。

DISC-CS型|擔任執行秘書的成長機會:

  • 協作能力的提升,發展團隊合作技能。
  • 問題解決和創新,培養解決問題和提出創新建議的能力。
  • 靈活性和適應性,學會適應新的情況和需求。

DISC-CS型的執行秘書|如何累積工作經驗?

  • 主動參與多樣性專案,拓寬技能和經驗範疇。
  • 主動提出幫助同事,積極參與團隊合作。
  • 參加相關行業或職業的專業培訓課程,提高專業知識和技能。
執行秘書是主管最佳左右手?DISC-CS型(貓頭鷹/無尾熊)當執秘的適任程度、人格特質、工作/實習解析
執行秘書是主管最佳左右手?DISC-CS型(貓頭鷹/無尾熊)當執秘的適任程度、人格特質、工作/實習解析

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