專案經理如何有效執行任務?專案管理五大流程,解決問題的方法

專案經理如何有效執行任務?專案管理五大流程,解決問題的方法

【推薦原因】

專案管理,就是在固定時間、金錢成本下,不斷地解決問題和協調溝通,擬定排程計畫、管理個角色任務,讓產品照進度完成。執行一項專案時,專案管理的流程是什麼?聽起來專案管理像是艱難的任務,到底如何能達到在有限時間、金錢考量達到任務?未來想成為專案管理師?想有效執行任務?你必須認識專案管理流程。


 

專案管理五大流程

1、 定義問題,根據目標擬定專案企劃

首先確認這次任務的商業需求,並根據產品去鎖定客群,做好充足的功課,像是市場調查、客群需求,考量關係人,針對調查去擬定要解決的問題,接著規劃產品和排程,做出可執行的企劃案,並有效分配資源(時間、成本)。

2、組織專案小組,妥善安排

此時可以借助人資的能力,找到合適的人選成立專案小組,和小組成員做好溝通協調,確定任務,並做出工作切割表,讓彼此確認每段時間要完成的專案任務,將資源分配完善。

可以製作專案規劃書,條列要完成的工作事項,包含專案要解決的問題、目標和內容、執行原因、參與者、重要關係者、負責人、專案採取方式、如何驗收效益、每個時間點要完成那些任務、何時會結案。

3、思考結果,想好解決方案

根據前面完成的企劃,包含商業需求、目標擬定、工作項目分配,依照這些項目去預想成果、考量會遇到的所有問題,並思考解決方案,在真正的執行步驟以前先做好double check,以降低真正實行才發生錯誤而造成的損失。

4、執行階段,推行與檢視

前面幾個步驟非常花時間,卻也非常重要,只有做好最完善的準備才能有效降低錯誤,讓專案執行起來更快速也更順利。

依照專案規劃書去執行每個項目,包含產品研發、商務流程,並在每個階段進行驗收,確保產品的狀況,讓品質不會離預期的太遠。

5、結束階段,檢視成果

完成專案之後,回頭檢視專案規劃書是否有被產品成果實現,是否解決問題、達到成效。

將經驗記錄下來、儲存所有資料,供後續專案進行時的參考。此外,撰寫行動建議書,作為後續執行的模板,包含執行專案的注意事項、過程的問題、解決了什麼、後續可以發展的項目、其中可以再運用的技術,讓專案小組到新職位,將知識和經驗帶入未來工作和團隊,使組織成長、改善。

 

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編/Abby


TC Summary

專案管理的步驟,不僅可以在各種專案上使用,也可以運用在生活中的自我管理、工作任務與報告上,試著將這些步驟靈活運用,轉換成一種專案管理的生活思維,也能讓生活更有條理,更有原則的執行每個任務。

  1. 定義問題,根據目標擬定專案企劃
  2. 組織專案小組,妥善安排
  3. 思考結果,想好解決方案
  4. 執行階段,推行與檢視
  5. 結束階段,檢視成果

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