大學活動必看|怎麼用WBS工作分解圖分配工作?有活動範例嗎?可以搭配甘特圖嗎

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【推薦原因】

大學裡舉辦各種活動,是提升能力的絕佳途徑之一。但是,要成功地策劃和執行活動,組織和規劃是必不可少的。在這個文章中,將分享一個超級重要的工具——WBS(Work Breakdown Structure,工作分解結構),如何幫助我們分配工作、規劃時間,並提供簡易的大學活動範例,和附上的Canva PPT模板,讓你的活動策劃更加得心應手!一起來探索WBS的神奇世界吧!


WBS工作分解圖的定義

WBS(Work Breakdown Structure)是一種專案管理工具、任務拆解的工具,用於將專案、工作流程中的任務,分解為可管理和理解的更小的工作包,或有結構順序的任務。

WBS 有助於確定專案、工作的範疇、規模和進度,並提供一個清晰的工作層次,使團隊成員能夠更容易理解和執行各自的任務。

WBS如何用在工作、專案上?

WBS可以用許多環節,以下也列舉幾種適用的情境:

情境例子
工程專案將工程專案分解為工作包,如基礎工作、結構工作、裝修等
軟體開發專案分解軟體開發專案為需求分析、設計、編碼、測試等階段
學術研討會分解學術研討會為議程安排、講者邀請、場地準備、報名管理等
團隊建設活動分解團隊建設活動為活動策劃、場地選擇、團隊遊戲設計等
企業招聘分解企業招聘活動為職位描述、招聘廣告、面試、錄用程序等
學生招募分解學生組織招募為宣傳材料製作、宣講會舉辦、面試選拔等
市場營銷活動分解市場營銷活動為目標設定、市場分析、廣告製作、推廣等
新產品推出分解新產品推出為產品設計、生產準備、市場測試、推廣策略等
員工培訓分解員工培訓計劃為需求分析、課程設計、執行培訓、評估等
領導力發展分解領導力發展計劃為領導力評估、培訓方案、實踐活動、評估等
WBS工作分解圖用途

大學生為什麼必學WBS?

大學生學習WBS(工作分解結構)是非常重要的,因為它是一種有效的專案管理工具,可以幫助他們更好地組織和規劃他們的學習、專案或活動。學會使用WBS可以幫助大學生:

  1. 組織任務:幫助大學生分解任務,使得整個過程更具可管理性。
  2. 規劃時間:更清楚地了解任務的各個階段和時間軸。
  3. 標示責任:明確分配每個任務的責任。
  4. 提高效率:更有效地分配資源,提高工作效率並更快地完成任務。

總的來說,WBS是一種強大的工具,可以幫助大學生更有效地組織和管理他們的工作和專案,提高他們的學習和工作效率。

新手如何寫WBS工作分解圖的?

如果你想要開始WBS的任務拆解,最好的方法,是拿出紙筆,把你想要拆解的流程,根據執行方式依序拆解下來,在第一輪拆解時,先不用管正不正確,或者是拆解的夠不夠細,先把執行過程整理出來。

第一版出來後,才是拿著第一版,檢視是否有不通順之處,或者是需要再拆解、補充的地方,執行落實,持續修正,這樣WBS工作分解圖才會更完善。

大學活動WBS範例

如果以辦一場活動來說,WBS大概會像這樣:

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WBS工作分解圖的簡易範例

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WBS工作分解圖跟甘特圖是不一樣的?

許多人會把WBS、甘特圖這兩張圖的用途搞混,雖然他們都可以用來整理進度、任務,但本質上定位並不相同

特點WBS甘特圖
用途將專案的工作分解為更小任務和工作包顯示專案任務的時間軸和進度
強調重點工作的結構和分解時間的流逝和任務相依性
從高層次目標到最小工作包的細分
WBS工作分解圖跟甘特圖差在哪?

但如果你想要讓工作、活動、專案更加順利的話,WBS+甘特圖的組合,一定會是一個很優秀的組合技!想了解甘特圖的操作的話,這裡也有文章可以參考:甘特圖是什麼?用途是?怎麼用在專案進度報告?附PPT簡報範本Canva模板免費下載

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TC Summary

WBS工作分解圖的定義

  • WBS(Work Breakdown Structure)是一種專案管理工具、任務拆解的工具,將專案、工作流程中的任務分解為更小的工作包或有結構順序的任務。
  • 有助於確定專案、工作的範疇、規模和進度,並提供清晰的工作層次,使團隊成員更容易理解和執行各自的任務。

WBS如何用在工作、專案上?

  • 工程專案、軟體開發專案、學術研討會、團隊建設活動、企業招聘、學生招募、市場營銷活動、新產品推出、員工培訓、領導力發展等情境皆適用。

學生為什麼必學WBS?

  • 可幫助大學生組織任務、規劃時間、標示責任、提高效率,提升學習和工作效率。

新手如何寫WBS工作分解圖的?

  • 拿出紙筆,根據執行方式依序拆解流程,先不用管正確與否或拆解細節,第一輪拆解整理執行過程。
  • 檢視第一版是否通順,進行修正和補充,持續執行、修正,使WBS工作分解圖更完善。

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WBS工作分解圖跟甘特圖是不一樣的?

  • WBS強調工作的結構和分解,而甘特圖則顯示時間軸和任務進度。
  • WBS可以從高層次目標到最小工作包的細分,而甘特圖則無法。
  • 建議使用WBS和甘特圖的組合來更好地管理工作、活動或專案。
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