執行秘書人格特質解析|分析DISC-Si型(無尾熊:孔雀)人格,當執行秘書工作:實習適任程度.002

執行秘書人格特質解析|分析DISC-Si型(無尾熊/孔雀)人格,當執行秘書工作/實習適任程度

【推薦原因】

無論您是準備迎接新的職業機會,或者希望改進您目前的工作/實習,了解自己的人格特質,和工作所需的特質,是否匹配都是適任的關鍵。

而本文也將針對DISC人格特質中的Si型(無尾熊/孔雀型),探討他們在擔任執行秘書工作或實習時的適任程度。深入探討Si型,在執行秘書工作中的優勢和劣勢,以及如何最大程度地發揮他們的潛力。


你知道執行秘書都在做什麼嗎?

執行秘書是一個協助高層主管處理事務的關鍵角色。其職責包括:

  • 管理和協調行政事務
  • 安排主管的日程和會議
  • 支援專案執行
  • 處理公關和協調等工作
執行秘書人格特質解析|分析DISC-Si型(無尾熊/孔雀)人格,當執行秘書工作/實習適任程度
執行秘書是主管的左右手

執行秘書需要具備細心、耐心、反應敏捷等特質,能熟練運用辦公軟體和協調能力。此外,執行秘書也需成為主管的良好幕僚,提供建議,促進組織內外的溝通,並在工作中不斷成長,從執行者轉變為更具管理能力的角色。

具體來說,執行秘書的工作包含:

執行秘書的最重要的職責,就是協助老闆、主管,幫助他們可以更有效率的進行時間安排、任務安排、策略處理以及溝通協調。

執行秘書的工作內容包括:

  1. 根據公司策略,調查相關資料,或製作相關的報表文件。
  2. 根據主管、老闆的指示,協助追蹤、了解專案進度,並進行彙整匯報
  3. 提前預測主管、老闆需要的資料,並提前製作、處理、安排
  4. 整理會議記錄,以及協助整理的協助決策的資料。

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正職要做預判,實習專注執行

上述的是執行秘書的基本工作內容,而執行秘書的具體工作內容,也會根據老闆、主管的需求再跟專業化,例如:財務執行秘書、公關執行秘書、產品執行秘書。

哪些能力的人可以勝任執行秘書?

1.具備文書能力

執行秘書需要處理大量的文書工作,包括文件整理、報告撰寫、郵件溝通等。擁有優秀的寫作和整理能力是必要的,能夠清晰、準確地表達信息,並確保文書內容的專業性和完整性。

2.向上管理,不是拍馬屁,而是去想別人需要什麼,而提前準備

向上管理,是指能夠與上級主管建立良好的合作關係,並能夠主動提供有價值的支援,敏銳的洞察力和主動性,幫助主管更有效率的完成任務。

向上管理並不是一種拍馬屁,而是要真正洞察需求,並提供協助。

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提前想好對方要什麼

3.客觀的處理態度

在處理事務的過程中,執行秘書需要能夠客觀地看待事情,不受個人情感和主觀意識的影響。這種客觀的態度,使他們能夠對各種情況進行全面的分析和評估,從而做出更好的決策和提供更有價值的建議。

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客觀才能做好預判

5.跨部門溝通能力

執行秘書需要與不同部門和層級的人員進行有效的溝通,協調不同任務和項目。在履歷中,可以描述過去團隊合作的經驗。

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溝通才能推動事情

5.是否有一套安排事情的方法

執行秘書的工作涉及到多項任務的處理和協調,因此,具備良好的時間管理,和事務安排能力是至關重要的。

從DISC知道哪些人格特質,適合當執行秘書

1.DISC是用於測試你的做事風格的工具

DISC(Dominance、Influence、Steadiness、Conscientiousness)是一種測試工具,用於評估個人的行為風格和特質。它基於四種主要特質,每個特質代表一種行為風格。這個工具可以幫助你更深入地了解自己,並認識到你在不同情況下的傾向和反應。

2.DISC將人分成4種類型

DISC是將人的行為風格、處事方法,拆解成四個分類支配性(Dominance,老虎)、影響性(Influence,孔雀)、穩定性(Steadiness,無尾熊)和謹慎性(Compliance,貓頭鷹),以利於理解自己適合的做事方法。

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DISC-老虎/孔雀/無尾熊/貓頭鷹

3.DISC怎麼測

點這個連結立刻前往免費檢測,雖然不是繁體中文,但已經是少數不需要填個資才可以拿到報告的網站,檢測時間大約在6-10分鐘。

在測驗時要記得,這只是測驗,選擇相較接近的答案就好了,不需要追求完全一模一樣的選擇。

DISC-Si型|擔任執行秘書的優勢

優勢工作內容中的應用
協作和合作Si型的執行秘書,擅長與不同部門和利益相關者合作,確保事務順利進行。
冷靜和穩定的存在Si型的執行秘書,在壓力情況下提供支援,幫助高級主管處理困難情況。
建立信任的關係Si型的執行秘書,管理機密信息和敏感事務,建立可靠的關係。
納入他人經驗Si型的執行秘書,協助處理問題和制定決策,聆聽不同觀點。
以外交和敏感度解決衝突Si型的執行秘書,處理內外部利益相關者之間的溝通和糾紛。
DISC-Si型|擔任執行秘書的優勢

DISC-Si型|擔任執行秘書的劣勢

劣勢工作內容中的問題
不具備堅定或自信的表現Si型的執行秘書,在需要時無法有效主導或提出明確觀點。
在處理具侵略性的人時感到不適Si型的執行秘書,難以應對具有強硬性格的同事、上司或客戶。
在管理那些積極反對密切監督的人時感到不適Si型的執行秘書,面對部分比較不受控制的員工或合作夥伴,無法建立有效的監督和合作關係。
對批評性反應多於客觀反應Si型的執行秘書,難以面對批評性反饋,可能過於情感化而不客觀處理。
DISC-Si型|擔任執行秘書的劣勢

DISC-Si型|擔任執行秘書的成長機會

  1. 直接表達能力的提高:執行秘書可以透過為高級主管提供明確而直接的支援,學會更具影響力地提出自己的觀點,這有助於自信和自我表達的成長。
  2. 冷靜應對敵對情況:執行秘書需要在繁忙的工作環境中保持冷靜,即使面對敵對情況。這有助於培養耐心和冷靜處理壓力的技能。
  3. 遠離情感高漲的情況:當工作場合變得情感高漲時,執行秘書可以學會主動尋找更安靜的空間,從容地思考和解決問題,這有助於提高情感智商和情感管理能力。
  4. 理解不受歡迎但必要的決策:執行秘書需要協助高級主管做出重要但可能不受歡迎的決策。理解這些決策的必要性並參與其中,有助於成熟和對於領導層級工作的更好理解。

DISC-Si型的執行秘書|如何累積工作經驗?

  • 主動參與多樣性專案:積極參與各種不同類型的專案,以拓寬自己的技能和經驗範疇。
  • 主動提出幫助:不僅完成自己的工作,還主動提出幫助同事,積極參與團隊合作。
  • 參加專業培訓:參加相關行業或職業的專業培訓課程,提高自己的專業知識和技能。
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TC Summary

你知道執行秘書都在做什麼嗎?

  • 執行秘書是一個協助高層主管處理事務的關鍵角色。
  • 職責包括管理和協調行政事務、安排主管的日程和會議、支援專案執行、處理公關和協調等工作。

具體來說,執行秘書的工作包含:

  • 協助老闆、主管,幫助他們可以更有效率的進行時間安排、任務安排、策略處理以及溝通協調。
  • 包括根據公司策略調查相關資料、協助追蹤專案進度、提前預測主管需要的資料,以及整理會議記錄等。

哪些能力的人可以勝任執行秘書?

  1. 具備文書能力:包括文件整理、報告撰寫、郵件溝通等。
  2. 向上管理,不是拍馬屁,而是去想別人需要什麼,而提前準備。
  3. 客觀的處理態度。
  4. 跨部門溝通能力。
  5. 有一套安排事情的方法,包括良好的時間管理和事務安排能力。

DISC-Si型擔任執行秘書的劣勢

  • 不具備堅定或自信的表現,難以有效主導或提出明確觀點。
  • 難以應對具有強硬性格的同事、上司或客戶。
  • 面對比較不受控制的員工或合作夥伴,難以建立有效的監督和合作關係。
  • 難以面對批評性反饋,可能過於情感化而不客觀處理。

DISC-Si型擔任執行秘書的成長機會

  1. 直接表達能力的提高。
  2. 冷靜應對敵對情況。
  3. 遠離情感高漲的情況,提高情感智商。
  4. 理解不受歡迎但必要的決策,更好理解領導層級工作。

DISC-Si型的執行秘書如何累積工作經驗?

  • 主動參與多樣性專案。
  • 主動提出幫助同事,積極參與團隊合作。
  • 參加相關行業或職業的專業培訓課程。
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