哪些人格特質適合當執行秘書？｜分析DISC-iS型(孔雀/無尾熊)人格的工作/實習適任程度

【推薦原因】

DISC-iS（孔雀/無尾熊）型的人格特質，通常表現出社交、友好、合作和樂觀的特質，這些特質在執行秘書的工作/實習中可能大有用處。執行秘書通常會擔任幫助主管溝通協調的角色，且需要和不同風格和個性的人合作。

本文將探討iS（孔雀/無尾熊）型人格，在執行秘書職位中的優勢和挑戰，幫助更好地理解iS（孔雀/無尾熊）人格類型的適任程度。

內容目錄

你知道執行秘書都在做什麼嗎?

執行秘書是一個協助高層主管處理事務的關鍵角色。其職責包括：

管理和協調行政事務
安排主管的日程和會議
支援專案執行
處理公關和協調等工作

哪些人格特質適合當執行秘書？｜分析DISC-iS型(孔雀/無尾熊)人格的適任程度 — 執行秘書是主管的左右手

執行秘書需要具備細心、耐心、反應敏捷等特質，能熟練運用辦公軟體和協調能力。此外，執行秘書也需成為主管的良好幕僚，提供建議，促進組織內外的溝通，並在工作中不斷成長，從執行者轉變為更具管理能力的角色。

具體來說，執行秘書的工作包含：

執行秘書的最重要的職責，就是協助老闆、主管，幫助他們可以更有效率的進行時間安排、任務安排、策略處理以及溝通協調。

執行秘書的工作內容包括：

根據公司策略，調查相關資料，或製作相關的報表文件。
根據主管、老闆的指示，協助追蹤、了解專案進度，並進行彙整匯報
提前預測主管、老闆需要的資料，並提前製作、處理、安排
整理會議記錄，以及協助整理的協助決策的資料。

上述的是執行秘書的基本工作內容，而執行秘書的具體工作內容，也會根據老闆、主管的需求再跟專業化，例如：財務執行秘書、公關執行秘書、產品執行秘書。

哪些能力的人可以勝任執行秘書？

1.具備文書能力

執行秘書需要處理大量的文書工作，包括文件整理、報告撰寫、郵件溝通等。擁有優秀的寫作和整理能力是必要的，能夠清晰、準確地表達信息，並確保文書內容的專業性和完整性。

2.向上管理，不是拍馬屁，而是去想別人需要什麼，而提前準備

向上管理，是指能夠與上級主管建立良好的合作關係，並能夠主動提供有價值的支援，敏銳的洞察力和主動性，幫助主管更有效率的完成任務。

向上管理並不是一種拍馬屁，而是要真正洞察需求，並提供協助。

3.客觀的處理態度

在處理事務的過程中，執行秘書需要能夠客觀地看待事情，不受個人情感和主觀意識的影響。這種客觀的態度，使他們能夠對各種情況進行全面的分析和評估，從而做出更好的決策和提供更有價值的建議。

5.跨部門溝通能力

執行秘書需要與不同部門和層級的人員進行有效的溝通，協調不同任務和項目。在履歷中，可以描述過去團隊合作的經驗。

5.是否有一套安排事情的方法

執行秘書的工作涉及到多項任務的處理和協調，因此，具備良好的時間管理，和事務安排能力是至關重要的。

從DISC知道哪些人格特質，適合當執行秘書

1.DISC是用於測試你的做事風格的工具

DISC（Dominance、Influence、Steadiness、Conscientiousness）是一種測試工具，用於評估個人的行為風格和特質。它基於四種主要特質，每個特質代表一種行為風格。這個工具可以幫助你更深入地了解自己，並認識到你在不同情況下的傾向和反應。

2.DISC將人分成4種類型

DISC是將人的行為風格、處事方法，拆解成四個分類支配性（Dominance,老虎）、影響性（Influence,孔雀）、穩定性（Steadiness,無尾熊）和謹慎性（Compliance,貓頭鷹），以利於理解自己適合的做事方法。

3.DISC怎麼測

點這個連結立刻前往免費檢測，雖然不是繁體中文，但已經是少數不需要填個資才可以拿到報告的網站，檢測時間大約在6-10分鐘。

在測驗時要記得，這只是測驗，選擇相較接近的答案就好了，不需要追求完全一模一樣的選擇。

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DISC-iS型｜擔任執行秘書的優勢

優勢	iS行的應用和優勢
以樂觀方式評估他人的能力	iS型在協助主管分配任務時，能以積極的態度看待同事的能力，鼓勵他們參與工作，並提供支持。
以非正式方式溝通，將個人話題融入業務討論	iS型進行溝通協調工作時，能夠以非正式方式與各方溝通，建立輕鬆和融洽的工作氛圍，幫助主管推進任務。
頻繁溝通以保持他人知情	iS型在協調會議和活動籌備時，能夠頻繁溝通以確保各方都得到必要的信息，確保活動順利進行，節省主管時間
從個人或情感角度解決問題	iS型在風險管理和專案支援方面，能夠考慮問題的個人和情感層面，幫助主管安撫相關同仁。
與同事友好歡迎	iS型在溝通協調和項目管理中，能夠建立友好和歡迎的工作關係，促進合作和有效溝通。
在決策時考慮對他人的影響	iS型在協調溝通和風險管理時，能夠考慮決策對其他利益相關者的影響，制定相應的策略，提前預測主管需求。

DISC-iS型｜擔任執行秘書的優勢

DISC-iS型｜擔任執行秘書的劣勢

劣勢	iS型在擔任執行秘書工作時可能遇到的問題
過於容易屈服於有爭議性的人	iS型在協助主管進行協調和溝通時，可能會遇到有爭議的情況，難以堅持立場或解決爭議。
推遲可能對某人產生負面影響的決策	iS型遇到需要對某人產生負面影響的決策時，可能會遲疑不決，可能會影響到主管希望的任務進度。
過於親近他人，難以客觀評價他們	iS型可能會過度親近同事，難以客觀評價他們的工作表現，可能導致不當的支持。
在面對重大問題時過於樂觀	iS型在協助推進任務時，可能會對於重大問題可能過於樂觀，可能忽視潛在風險和問題，影響風險管理。
重新做工作或回避與具侵略性的人對峙，而不是處理他們	面對有侵略性的人，可能會回避，而不是主動處理衝突情況，幫助主管推行任務時，會遇到挑戰。

DISC-iS型｜擔任執行秘書的成長機會

明智決策與成果檢討：
- 學會對於可能對某人產生負面影響的決策，做出清晰的思考，並列出可能的積極結果。這有助於培養更明智的決策能力，尤其在面對困難決策時。
堅守立場與溝通技巧：
- 學會在與具侵略性的人溝通時保持堅定，並在必要時尋求他人的協助。這有助於提高溝通技巧，處理具挑戰性的情境。
清晰直接的反饋：
- 雖然可能困難，但積極練習以清晰、直接的方式提供反饋。這有助於建立更好的溝通和合作，並提高工作效能。
理解決策的必要性：
- 瞭解有些決策可能不受歡迎，但卻對所有人的成長和發展至關重要。這有助於培養更長遠的視野，並能夠作出關鍵的戰略決策。

DISC-iS型的執行秘書｜如何累積工作經驗？

主動參與多樣性專案：積極參與各種不同類型的專案，以拓寬自己的技能和經驗範疇。
主動提出幫助：不僅完成自己的工作，還主動提出幫助同事，積極參與團隊合作。
參加專業培訓：參加相關行業或職業的專業培訓課程，提高自己的專業知識和技能。

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TC Summary

你知道執行秘書都在做什麼嗎?
- 執行秘書是一個協助高層主管處理事務的關鍵角色。
- 其職責包括：管理和協調行政事務、安排主管的日程和會議、支援專案執行、處理公關和協調等工作
具體來說，執行秘書的工作包含：
- 執行秘書的最重要的職責，就是協助老闆、主管，幫助他們可以更有效率的進行時間安排、任務安排、策略處理以及溝通協調。
哪些能力的人可以勝任執行秘書？
1. 具備文書能力
1. 向上管理能力
1. 客觀的處理態度
1. 跨部門溝通能力
2. 是否有一套安排事情的方法
DISC-iS型｜擔任執行秘書的優勢
- 以樂觀方式評估他人的能力
- 以非正式方式溝通，將個人話題融入業務討論
- 頻繁溝通以保持他人知情
- 從個人或情感角度解決問題
- 與同事友好歡迎
- 在決策時考慮對他人的影響
DISC-iS型｜擔任執行秘書的挑戰
- 可能過度地關注人際關係，忽視業務目標
- 在壓力下過度擔心他人的情感和需求
- 容易被分心，難以保持專注
- 可能避免困難的對話和衝突