【推薦原因】
執行秘書的工作，扮演著協助主管、老闆的關鍵角色。這個崗位，需要組織能力、卓越的溝通技巧，以及對細節的高度敏感性。而本文也將分析DISC-CD型人格（貓頭鷹/老虎），以其冷靜、有條理、果斷和目標導向的特質，探討在執行秘書職位上的適任程度。
內容目錄
你知道執行秘書都在做什麼嗎?
執行秘書是一個協助高層主管處理事務的關鍵角色。其職責包括：
- 管理和協調行政事務
- 安排主管的日程和會議
- 支援專案執行
- 處理公關和協調等工作
執行秘書需要具備細心、耐心、反應敏捷等特質，能熟練運用辦公軟體和協調能力。此外，執行秘書也需成為主管的良好幕僚，提供建議，促進組織內外的溝通，並在工作中不斷成長，從執行者轉變為更具管理能力的角色。
具體來說，執行秘書的工作包含：
執行秘書的最重要的職責，就是協助老闆、主管，幫助他們可以更有效率的進行時間安排、任務安排、策略處理以及溝通協調。
執行秘書的工作內容包括：
- 根據公司策略，調查相關資料，或製作相關的報表文件。
- 根據主管、老闆的指示，協助追蹤、了解專案進度，並進行彙整匯報
- 提前預測主管、老闆需要的資料，並提前製作、處理、安排
- 整理會議記錄，以及協助整理的協助決策的資料。
上述的是執行秘書的基本工作內容，而執行秘書的具體工作內容，也會根據老闆、主管的需求再跟專業化，例如：財務執行秘書、公關執行秘書、產品執行秘書。
哪些能力的人可以勝任執行秘書？
1.具備文書能力
執行秘書需要處理大量的文書工作，包括文件整理、報告撰寫、郵件溝通等。擁有優秀的寫作和整理能力是必要的，能夠清晰、準確地表達信息，並確保文書內容的專業性和完整性。
2.向上管理，不是拍馬屁，而是去想別人需要什麼，而提前準備
向上管理，是指能夠與上級主管建立良好的合作關係，並能夠主動提供有價值的支援，敏銳的洞察力和主動性，幫助主管更有效率的完成任務。
向上管理並不是一種拍馬屁，而是要真正洞察需求，並提供協助。
3.客觀的處理態度
在處理事務的過程中，執行秘書需要能夠客觀地看待事情，不受個人情感和主觀意識的影響。這種客觀的態度，使他們能夠對各種情況進行全面的分析和評估，從而做出更好的決策和提供更有價值的建議。
5.跨部門溝通能力
執行秘書需要與不同部門和層級的人員進行有效的溝通，協調不同任務和項目。在履歷中，可以描述過去團隊合作的經驗。
5.是否有一套安排事情的方法
執行秘書的工作涉及到多項任務的處理和協調，因此，具備良好的時間管理，和事務安排能力是至關重要的。
從DISC知道哪些人格特質，適合當執行秘書
1.DISC是用於測試你的做事風格的工具
DISC（Dominance、Influence、Steadiness、Conscientiousness）是一種測試工具，用於評估個人的行為風格和特質。它基於四種主要特質，每個特質代表一種行為風格。這個工具可以幫助你更深入地了解自己，並認識到你在不同情況下的傾向和反應。
2.DISC將人分成4種類型
DISC是將人的行為風格、處事方法，拆解成四個分類支配性（Dominance,老虎）、影響性（Influence,孔雀）、穩定性（Steadiness,無尾熊）和謹慎性（Compliance,貓頭鷹），以利於理解自己適合的做事方法。
3.DISC怎麼測
點這個連結立刻前往免費檢測，雖然不是繁體中文，但已經是少數不需要填個資才可以拿到報告的網站，檢測時間大約在6-10分鐘。
在測驗時要記得，這只是測驗，選擇相較接近的答案就好了，不需要追求完全一模一樣的選擇。
- 延伸閱讀：DISC 2023工作解析! DISC是什麼？人格分析你實習/工作適合做什麼
- 延伸閱讀：DISC-D型老虎適合做什麼?2023工作解析! 實習/工作前必看
- 延伸閱讀：DISC-I型孔雀｜2023工作解析，找工作/實習必看的職涯指南
- 延伸閱讀：DISC-S型無尾熊，2023工作/實習崗位推薦，找工作前必看的指南
- 延伸閱讀：DISC-C型貓頭鷹適合做什麼？2023工作崗位分析，找工作、實習必看
DISC-CD型｜擔任執行秘書的優勢
CD型人格特質，其實很適合當執行秘書，因為他們的組織能力、邏輯思維和細緻性格特質，非常適合這一職位的需求。這使得他們能夠在日常工作中保持高效率，確保工作按照計劃順利進行，並以專業的方式與各種利益相關者合作。
| 優勢 | 應用於工作內容的方式 |
|---|---|
| 使用較內斂、商業化的方法與他人互動 | 執行秘書需要確保文件、email的語氣和內容，都是正式且恰當的，而這正是CD型人格具備的特質。 |
| 開發提高效率，病保持質量的有效方法 | 在執行秘書的角色中，CD型可以找到提高效率的方法，以更有效地處理日常工作。例如，優化行事曆管理、會議籌備和文件管理流程，確保工作順利進行並減少錯誤。 |
| 按邏輯順序向他人展示如何做事 | 在執行秘書的工作中，CD型可以清晰地邏輯和組織，指導主管和團隊成員，完成特定任務 |
| 以清晰和精確的方式以無情的方式指導他人 | 在協調內部和外部利益相關者之間的溝通時，CD型的執行秘書，能以明確、精確的方式傳達信息。確保信息傳達無誤，避免誤解或混淆，並在各種情境下保持專業。 |
| 處理複雜且相互關聯的問題並理清楚 | 執行秘書在專案管理和項目支援方面，需要處理各種複雜的信息和問題。CD型人格，使他們能夠分析並理清複雜的工作流程，確保專案和任務按計劃進展，並解決任何可能的問題。 |
DISC-CD型｜擔任執行秘書的劣勢
CD型人格在執行秘書職位中，可能的劣勢會是在與同事和團隊的協作。然而，通過認識到這些劣勢並采取積極的改進措施，CD型人格仍然可以在執行秘書的角色中取得成功。
| 劣勢 | 可能的工作問題 |
|---|---|
| 過分密切監控結果 | 可能會使同事感到受到過度監管，甚至失去自主性和創造力。CD型的執行秘書需要在支持高級主管的同時，給予其他團隊成員足夠的自由度，以完成他們的工作。 |
| 顯得冷漠和超然 | 在執行秘書的角色中，建立良好的人際關係和有效的溝通至關重要，然而CD型的個性，可能使其他人感到不受歡迎或不被尊重 |
| 迅速且果斷地做出變更，可能干擾他人的工作 | 過於迅速地做出變更，可能會導致混亂和不穩定。CD型的執行秘書需要在變更前仔細評估可能的影響，並確保變更通過適當的渠道和程序進行，以減少對其他人工作的干擾。 |
DISC-CD型｜擔任執行秘書的成長機會
- 給予他人自主工作的空間： CD型個體傾向於監控工作結果，但應學會相信同事的能力，給予他們獨立工作的機會，這有助於建立更好的合作關係。
- 主動建立關係： CD型個體通常較為內向和專注於工作，但他們可以通過偶爾詢問同事個人情況，建立更緊密的關係，這有助於改善團隊合作和溝通。
- 控制情緒表達： 避免在臉上表現出挫折感或沮喪，尤其是當預期未達到時。應學會冷靜地處理這些情感，並在表達不滿時提供建設性的反饋，而不是批評性的評價。
DISC-CD型的執行秘書｜如何累積工作經驗？
- 主動參與多樣性專案：積極參與各種不同類型的專案，以拓寬自己的技能和經驗範疇。
- 主動提出幫助：不僅完成自己的工作，還主動提出幫助同事，積極參與團隊合作。
- 參加專業培訓：參加相關行業或職業的專業培訓課程，提高自己的專業知識和技能。
- TC Incubator推薦實習機會 ：實習資訊表單
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TC Summary
你知道執行秘書都在做什麼嗎?
- 執行秘書是協助高層主管處理事務的關鍵角色。
- 職責包括管理和協調行政事務、安排主管的日程和會議、支援專案執行、處理公關和協調等工作。
具體來說，執行秘書的工作包含：
- 協助老闆、主管進行時間安排、任務安排、策略處理以及溝通協調。
- 工作內容包括根據公司策略調查相關資料、協助追蹤專案進度、提前預測主管需求、整理會議記錄等。
哪些能力的人可以勝任執行秘書？
- 具備文書能力，擁有優秀的寫作和整理能力。
- 向上管理，主動提供有價值的支援，幫助主管更有效率的完成任務。
- 客觀的處理態度，不受個人情感和主觀意識的影響。
- 跨部門溝通能力，協調不同任務和項目。
- 良好的時間管理和事務安排能力。
從DISC知道哪些人格特質適合當執行秘書：
- DISC工具用於評估個人的行為風格和特質，基於四種主要特質，分為老虎、孔雀、無尾熊、貓頭鷹四種類型。
- 執行秘書的CS型人才擁有分析問題、綜合考量多方面因素、資訊收集和風險評估、提供詳細步驟指南等優勢。
DISC-CS型｜擔任執行秘書的劣勢：
- 喜歡獨立工作的傾向，不太合適執行秘書的密切協作性質。
- 不願嘗試未經測試的新解決方案，可能錯失機會。
- 過度分析信息的傾向，可能延誤決策。
- 將解決方案過於複雜化，難以理解或實施。
- 期望他人與自己一樣有組織和細節注意力，可能引起溝通和協作問題。
DISC-CS型｜擔任執行秘書的成長機會：
- 協作能力的提升，發展團隊合作技能。
- 問題解決和創新，培養解決問題和提出創新建議的能力。
- 靈活性和適應性，學會適應新的情況和需求。
DISC-CS型的執行秘書｜如何累積工作經驗？
- 主動參與多樣性專案，拓寬技能和經驗範疇。
- 主動提出幫助同事，積極參與團隊合作。
- 參加相關行業或職業的專業培訓課程，提高專業知識和技能。
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