會計:財務的工作:實習,是否適合DISC-CD型(貓頭鷹:老虎)人格特質?

執行秘書的工作/實習內容解析|分析DISC-CD型(貓頭鷹/老虎)人格的適任程度

【推薦原因】

執行秘書的工作,扮演著協助主管、老闆的關鍵角色。這個崗位,需要組織能力、卓越的溝通技巧,以及對細節的高度敏感性。而本文也將分析DISC-CD型人格(貓頭鷹/老虎),以其冷靜、有條理、果斷和目標導向的特質,探討在執行秘書職位上的適任程度。


你知道執行秘書都在做什麼嗎?

執行秘書是一個協助高層主管處理事務的關鍵角色。其職責包括:

  • 管理和協調行政事務
  • 安排主管的日程和會議
  • 支援專案執行
  • 處理公關和協調等工作
執行秘書的工作/實習內容解析|分析DISC-CD型(貓頭鷹/老虎)人格的適任程度
執行秘書是主管的左右手

執行秘書需要具備細心、耐心、反應敏捷等特質,能熟練運用辦公軟體和協調能力。此外,執行秘書也需成為主管的良好幕僚,提供建議,促進組織內外的溝通,並在工作中不斷成長,從執行者轉變為更具管理能力的角色。

具體來說,執行秘書的工作包含:

執行秘書的最重要的職責,就是協助老闆、主管,幫助他們可以更有效率的進行時間安排、任務安排、策略處理以及溝通協調。

執行秘書的工作內容包括:

  1. 根據公司策略,調查相關資料,或製作相關的報表文件。
  2. 根據主管、老闆的指示,協助追蹤、了解專案進度,並進行彙整匯報
  3. 提前預測主管、老闆需要的資料,並提前製作、處理、安排
  4. 整理會議記錄,以及協助整理的協助決策的資料。

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正職要做預判,實習專注執行

上述的是執行秘書的基本工作內容,而執行秘書的具體工作內容,也會根據老闆、主管的需求再跟專業化,例如:財務執行秘書、公關執行秘書、產品執行秘書。

哪些能力的人可以勝任執行秘書?

1.具備文書能力

執行秘書需要處理大量的文書工作,包括文件整理、報告撰寫、郵件溝通等。擁有優秀的寫作和整理能力是必要的,能夠清晰、準確地表達信息,並確保文書內容的專業性和完整性。

2.向上管理,不是拍馬屁,而是去想別人需要什麼,而提前準備

向上管理,是指能夠與上級主管建立良好的合作關係,並能夠主動提供有價值的支援,敏銳的洞察力和主動性,幫助主管更有效率的完成任務。

向上管理並不是一種拍馬屁,而是要真正洞察需求,並提供協助。

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提前想好對方要什麼

3.客觀的處理態度

在處理事務的過程中,執行秘書需要能夠客觀地看待事情,不受個人情感和主觀意識的影響。這種客觀的態度,使他們能夠對各種情況進行全面的分析和評估,從而做出更好的決策和提供更有價值的建議。

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客觀才能做好預判

5.跨部門溝通能力

執行秘書需要與不同部門和層級的人員進行有效的溝通,協調不同任務和項目。在履歷中,可以描述過去團隊合作的經驗。

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溝通才能推動事情

5.是否有一套安排事情的方法

執行秘書的工作涉及到多項任務的處理和協調,因此,具備良好的時間管理,和事務安排能力是至關重要的。

從DISC知道哪些人格特質,適合當執行秘書

1.DISC是用於測試你的做事風格的工具

DISC(Dominance、Influence、Steadiness、Conscientiousness)是一種測試工具,用於評估個人的行為風格和特質。它基於四種主要特質,每個特質代表一種行為風格。這個工具可以幫助你更深入地了解自己,並認識到你在不同情況下的傾向和反應。

2.DISC將人分成4種類型

DISC是將人的行為風格、處事方法,拆解成四個分類支配性(Dominance,老虎)、影響性(Influence,孔雀)、穩定性(Steadiness,無尾熊)和謹慎性(Compliance,貓頭鷹),以利於理解自己適合的做事方法。

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DISC-老虎/孔雀/無尾熊/貓頭鷹

3.DISC怎麼測

點這個連結立刻前往免費檢測,雖然不是繁體中文,但已經是少數不需要填個資才可以拿到報告的網站,檢測時間大約在6-10分鐘。

在測驗時要記得,這只是測驗,選擇相較接近的答案就好了,不需要追求完全一模一樣的選擇。

DISC-CD型|擔任執行秘書的優勢

CD型人格特質,其實很適合當執行秘書,因為他們的組織能力、邏輯思維和細緻性格特質,非常適合這一職位的需求。這使得他們能夠在日常工作中保持高效率,確保工作按照計劃順利進行,並以專業的方式與各種利益相關者合作。

優勢應用於工作內容的方式
使用較內斂、商業化的方法與他人互動執行秘書需要確保文件、email的語氣和內容,都是正式且恰當的,而這正是CD型人格具備的特質。
開發提高效率,病保持質量的有效方法在執行秘書的角色中,CD型可以找到提高效率的方法,以更有效地處理日常工作。例如,優化行事曆管理、會議籌備和文件管理流程,確保工作順利進行並減少錯誤。
按邏輯順序向他人展示如何做事在執行秘書的工作中,CD型可以清晰地邏輯和組織,指導主管和團隊成員,完成特定任務
以清晰和精確的方式以無情的方式指導他人在協調內部和外部利益相關者之間的溝通時,CD型的執行秘書,能以明確、精確的方式傳達信息。確保信息傳達無誤,避免誤解或混淆,並在各種情境下保持專業。
處理複雜且相互關聯的問題並理清楚執行秘書在專案管理和項目支援方面,需要處理各種複雜的信息和問題。CD型人格,使他們能夠分析並理清複雜的工作流程,確保專案和任務按計劃進展,並解決任何可能的問題。
DISC-CD型|擔任執行秘書的優勢

DISC-CD型|擔任執行秘書的劣勢

CD型人格在執行秘書職位中,可能的劣勢會是在與同事和團隊的協作。然而,通過認識到這些劣勢並采取積極的改進措施,CD型人格仍然可以在執行秘書的角色中取得成功。

劣勢可能的工作問題
過分密切監控結果可能會使同事感到受到過度監管,甚至失去自主性和創造力。CD型的執行秘書需要在支持高級主管的同時,給予其他團隊成員足夠的自由度,以完成他們的工作。
顯得冷漠和超然在執行秘書的角色中,建立良好的人際關係和有效的溝通至關重要,然而CD型的個性,可能使其他人感到不受歡迎或不被尊重
迅速且果斷地做出變更,可能干擾他人的工作過於迅速地做出變更,可能會導致混亂和不穩定。CD型的執行秘書需要在變更前仔細評估可能的影響,並確保變更通過適當的渠道和程序進行,以減少對其他人工作的干擾。
DISC-CD型|擔任執行秘書的劣勢

DISC-CD型|擔任執行秘書的成長機會

  1. 給予他人自主工作的空間: CD型個體傾向於監控工作結果,但應學會相信同事的能力,給予他們獨立工作的機會,這有助於建立更好的合作關係。
  2. 主動建立關係: CD型個體通常較為內向和專注於工作,但他們可以通過偶爾詢問同事個人情況,建立更緊密的關係,這有助於改善團隊合作和溝通。
  3. 控制情緒表達: 避免在臉上表現出挫折感或沮喪,尤其是當預期未達到時。應學會冷靜地處理這些情感,並在表達不滿時提供建設性的反饋,而不是批評性的評價。

DISC-CD型的執行秘書|如何累積工作經驗?

  • 主動參與多樣性專案:積極參與各種不同類型的專案,以拓寬自己的技能和經驗範疇。
  • 主動提出幫助:不僅完成自己的工作,還主動提出幫助同事,積極參與團隊合作。
  • 參加專業培訓:參加相關行業或職業的專業培訓課程,提高自己的專業知識和技能。
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TC Summary

你知道執行秘書都在做什麼嗎?

  • 執行秘書是協助高層主管處理事務的關鍵角色。
  • 職責包括管理和協調行政事務、安排主管的日程和會議、支援專案執行、處理公關和協調等工作。

具體來說,執行秘書的工作包含:

  • 協助老闆、主管進行時間安排、任務安排、策略處理以及溝通協調。
  • 工作內容包括根據公司策略調查相關資料、協助追蹤專案進度、提前預測主管需求、整理會議記錄等。

哪些能力的人可以勝任執行秘書?

  1. 具備文書能力,擁有優秀的寫作和整理能力。
  2. 向上管理,主動提供有價值的支援,幫助主管更有效率的完成任務。
  3. 客觀的處理態度,不受個人情感和主觀意識的影響。
  4. 跨部門溝通能力,協調不同任務和項目。
  5. 良好的時間管理和事務安排能力。

從DISC知道哪些人格特質適合當執行秘書:

  • DISC工具用於評估個人的行為風格和特質,基於四種主要特質,分為老虎、孔雀、無尾熊、貓頭鷹四種類型。
  • 執行秘書的CS型人才擁有分析問題、綜合考量多方面因素、資訊收集和風險評估、提供詳細步驟指南等優勢。

DISC-CS型|擔任執行秘書的劣勢:

  • 喜歡獨立工作的傾向,不太合適執行秘書的密切協作性質。
  • 不願嘗試未經測試的新解決方案,可能錯失機會。
  • 過度分析信息的傾向,可能延誤決策。
  • 將解決方案過於複雜化,難以理解或實施。
  • 期望他人與自己一樣有組織和細節注意力,可能引起溝通和協作問題。

DISC-CS型|擔任執行秘書的成長機會:

  • 協作能力的提升,發展團隊合作技能。
  • 問題解決和創新,培養解決問題和提出創新建議的能力。
  • 靈活性和適應性,學會適應新的情況和需求。

DISC-CS型的執行秘書|如何累積工作經驗?

  • 主動參與多樣性專案,拓寬技能和經驗範疇。
  • 主動提出幫助同事,積極參與團隊合作。
  • 參加相關行業或職業的專業培訓課程,提高專業知識和技能。
執行秘書的工作/實習內容解析|分析DISC-CD型(貓頭鷹/老虎)人格的適任程度
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