職場溝通技巧 | 遠距上班該怎麼和同事溝通協調?3個訣竅讓你協作無阻礙

職場溝通技巧 | 遠距上班該怎麼和同事溝通協調?3個訣竅讓你協作無阻礙

【推薦原因】

自今年五月開始,台灣疫情升溫,全國進入三級警戒,許多企業公司都紛紛實施遠距上班,但大部分的人對於WFH的模式仍感到一頭霧水,甚至感到吃力。

儘管市面上有許多工具可以用來和同事溝通協作,可許多人都不認為工作有變得更輕鬆,反而覺得WFH不只溝通效率變差,工作時數越來越長。

到底問題在哪裡呢?怎麼樣才能和同事溝通無障礙呢?以下我們就來看看遠距上班時你可能會遇到的問題,以及WFH時的溝通訣竅。


為什麼線上溝通沒有你想得那麼容易?

許多人可能在還未開始WFH前,以為線上溝通和線下差不多,唯一差在線上溝通是使用通訊軟體或電話互相聯絡。然而這看似沒什麼的小小差距,其實就是線上溝通的最大關鍵問題。

由於大家無法面對面交談,彼此訊息傳遞上都需要費盡更多心思,平時大家坐在辦公室時,可能一兩句話就能交代的事情,在網路上可能需要解釋地非常清楚,對方才能聽懂,甚至於當你以為對方已經了解你的意思了,殊不知他接收到的資訊卻跟你所要傳達的並不一致,導致工作方向錯誤。

溝通訣竅1──定義好溝通形式與訊息分級

WFH時,大家都會習慣使用LINE、email等工具,即便這些工具能讓溝通更便利,但要解決溝通效率的問題,就要懂得善用這些工具。團隊之間必須先明確定義好溝通形式與訊息分級。

例如:LINE或是其他社交軟體,主要應用於交流與討論,且在LINE上所相互傳遞的訊息,盡量為不緊急的訊息,若是具備高時效性的事情,需要和對方立即確認,則建議用電話或語音對談。

另外,像email這種較為正式的資訊傳達工具,因此主要應用於發送彙整過的資訊與文件,能減少版本不一致或資訊破碎的問題,一般時效性要求較低。

溝通訣竅2──確認彼此訊息一致

在傳遞資訊時,我們常常自認為自己傳達得非常清楚,對方一定能理解我在說什麼,其實不然,很多時候彼此的認知可能相差甚遠。因此為了避免雙方接收的訊息不一致的問題,這時就必須確認彼此認知一致。

當你和同事互相交換資訊時,都必須先做好訊息確認。

假如你接收到對方的訊息,第一件事就是必須告知對方,你已經看到這則訊息了,接著,和對方確認你得知的訊息是否一致,你可以約略列出你接收到的資訊重點,然後講解自己預計要進行的工作,大約會何時繳交,讓對方得知你將進行的工作項目,以避免工作方向錯誤。

溝通訣竅3──區分社交用和工作用的通訊軟體

雖然許多公司都習慣使用LINE或Whats app等通訊軟體來進行團隊的溝通協作,但其實這些軟體較為適合拿來聊天,作為工作時的溝通工具並不那麼適合。再加上很多人並沒有區分工作用或社交用,導致上班時要接收同事傳來的訊息而開啟LINE,卻常常被其他不相干的訊息給干擾。

因此建議各位可以將通訊軟體作區分,可以分為社交用的帳號和工作用的帳號,或是使用其他較為適合協作的工具,區分工作和社交這個動作,能夠幫助你工作步調不被打亂,在溝通效率上也更為方便。

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TC Summary

  • WFH前,先定義好溝通形式,也要做好訊息分級

  • 溝通時,要確認彼此接收的資訊一致

  • 區分工作用和社交用的通訊軟體,讓你有更好的溝通效率

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