專案管理是什麼?從小明的戀愛故事暸解專案經理PM的工作內容

專案管理是什麼?從小明的戀愛故事暸解專案經理(PM)的工作內容

【推薦原因】

專案經理每天都游走在各種部門之間,進行著簡單但是重要的溝通工作,因此很多人對專案經理做專案管理的結論就是:簡單的溝通者,可事實應該是「有效的溝通者」。

本篇文章藉由王小明談戀愛的過程,以簡單的論述來解析專案經理的工作流程,解釋為什麼一個失敗的專案會培養一批優秀的專案經理的原因以及帶大家認識專案管理三角形這個工具,進而瞭解專案成本、時間,質量和範圍的簡單定義。


 

專案管理是什麼?東西方大不同

也許國內對專案管理的理解也就是「一千個讀者眼裡有一千個哈姆雷特」,每個專案經理都做出了自己的特色,這也是東方人喜歡創(ㄒㄧㄚˊ)新(ㄞˋ)的工作方式。

但西方人不一樣,西方人喜歡按部就班,例如肯德基的標準化生產,炸雞油溫要求多少,入鍋後多長時間出鍋,都是形成一套流程或者體系,嚴格來執行的。

同樣,專案管理也是美國人給自己做專案整出來的一套流程,一套體系。無體系不成方圓,我們要把「一千個哈姆雷特」塑造成一個哈姆雷特,就需要這個體系。

 

專案管理三角形解析

專案管理我們都知道分九個知識領域,分別是成本管理、質量管理、時間管理、範圍管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、採購管理和整體管理。其中時間,質量和成本管理構成了三角形。

請大家在紙上畫一個三角形,在各個邊上標上時間、質量、成本(等邊三角形)。對於專案管理來說,成本、質量、時間是三個很核心的要素。

那麼有人就要問了,那人力資源管理、溝通管理等就不重要了麼,肯定是重要的,成本、質量、時間這三個是核心要素,其餘的要素圍繞這三大要素展開的。

專案三角形中的成本,主要來自於所需資源的成本,自然也包括人力資源的成本。為了縮短專案時間,就需要增加專案成本(資源)或減少專案範圍;為了節約專案成本(資源),可以減少專案範圍或延長專案時間。

如果需求變化導致增加專案範圍,就需要增加專案成本(資源)或延長專案時間。通過「專案管理三角形」我們瞭解了專案成本、時間,質量和範圍的簡單定義。

 

專案經理(PM)工作內容–專案5大過程組

除了以上三要素,我們還要重視專案的5個過程:啓動,計劃,執行,控制,收尾。這5個過程組貫穿於每個知識領域的始終。學不好這5個過程組,那麼你還是先別管理專案了,我為專案結果擔憂。

為了讓大家直觀的明白5大過程組,可以參考這個例子:

王小明好不容易找了個女朋友,為了促進感情升溫,他想來個歐洲6日游,於是他把自己所有積蓄——3萬元,一次性投入,但最後悲劇地在旅遊的過程中,女朋友看上一個帥哥,跟人走了,最後,人財兩空。

看到這裡,大家知道問題出現在哪裡了麼?他的專案在啓動的時候就出現了問題,沒有很好的做市場調研,結果過程就沒有辦法控制。根據PMI的解釋,接單之後專案自然轉入啓動階段。

於是他刻苦的工作,終於又攢了3萬。這次考慮到自己的費用,他決定請小莉看場電影,於是他帶小莉看了《第一滴血》,但看完電影後小莉覺得王小明可能有暴力傾向,為了自己的小命著想,小莉提出分手。

結果,王小明又成了單身狗,說明什麼問題?你們想的沒錯,他沒有進行有效的需求調查,也就是在計劃的時候沒有明確的需求定義。提早打聽人家喜歡什麼類型的電影不就可以避免了嗎……。

於是他下次提前知道了小美愛看歌舞劇,然後他就請一個小美看了一場唯美夢幻的《天鵝湖》,可是意外又又又又發生了——進去後發現座位不在一起。等他們把位子換到一起的時候歌舞劇結束了,這說明什麼?

這次的失敗,說明王小明沒有很好的執行,起碼在執行過程中沒有進行有效的監督。

 

管理性收尾

其它的過程不一一解釋,需要強調一下的是收尾的重要性。我們往往非常注重合同性收尾,卻總是忽略管理性收尾。什麼是管理性收尾呢?還順著我們上面的例子來分析。

王小明同志吸取了以上所有的經驗教訓,終於領了結婚證,他還應該做些什麼呢?對了,還應該把所有的經驗教訓總結一下,以書面的形式彙報給老媽,並張貼於門後。

然後在中堂掛一幅對聯:欲談戀愛者需先閱讀門後之——《戀愛指南》,以後凡是自己的兄弟姐妹要談戀愛的,必須先參閱門後的戀愛指南。這樣能起到什麼效果呢,以後他們的戀愛專案操作至少能停留在這個水平。

這個過程怎樣來保證呢?當時還需要我們的QA人員,也就是他的媽媽負責質量控制。家規一條,不參閱者或不照此操作者不許談戀愛!

大公司一般有質量管理部門(QA),QA的成員基本上都是由非常有經驗的PM轉型過來的老狐狸,是老總接班人的有力爭奪者。這也是我們說一個失敗的專案會培養一批優秀的專案經理的原因。

 

文章資料來源為【微信】,經TC彙集整理,部分內容為TC創作,未經授權不得轉載。圖片來源:【Pexels】。

編/Nina


TC Summary

  1. 專案管理核心理念–無體系不成方圓。
  2. 專案管理三角形解析。
  3. 專案的5個過程:啓動,計劃,執行,控制,收尾。
  4. 管理性收尾:應該把所有的經驗教訓總結一下,以書面的形式彙報

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