員工效率

【人才管理】造成員工效率不佳的三大主因,時間都是浪費掉的!!


總是覺得你的員工工作效率不佳嗎?明明人手足夠卻總是延誤工作,常常開會但卻事倍功半,有沒有能讓員工安心下班,同時提升工作效率與品質的方法?公司的人才管理制度究竟缺少了哪個重要的環節?這邊為你整理造成員工效率不佳的三大主因和解決方案,一起為團隊樹立好的人才管理制度,提升工作效率! 文末也有「人才管理」相關延伸閱讀,幫助你輕鬆做好管理! 有興趣者請參考以下文章~


 當公司規模發展到一定階段,或是公司正要擴張階段時,很常遇到一個很尷尬的情況,人手明明足夠,但是不知道為什麼專案總是延期、員工老是加班但績效卻越來越低,或者是老是喊說人手不足,但新聘員工後效率也沒有提升。
要解決這樣的窘境,非常考驗企業主、管理階級或是人資的經營能力,而明明員工能力都夠,公司營收都起不來的原因到底是什麼呢?以下點出三個問題,幫助管理階級的人調整自家客戶的體質。
 

1.人才管理流程-缺少工作說明書(或是規範),做事發散

許多公司在建立內部流程時,多數以手把手教育為主,僅靠口語表達以及員工個人意見作為工作規範的標準,以10人以內的小型公司來說可能還可行。但如果公司規模要擴大,這絕對是禁忌之ㄧ。
當工作內容流於口頭說明,就出現「忘記怎麼做」、「好像是」、「應該可以」、「我問問主管」、「我確認一下」,不僅來回溝通確認就耗掉不少時間,在等待的時間時,員工還會為了彌補不確定性,做了許多多餘的事情,例如「思考這樣做對不對」、「懷疑自己有沒有做錯」、「擔心自己下一步是要做什麼」,而這就是時間為何總是不夠用的原因。
同時,還會有品質不一的情況,以最簡單的例子來說,就像是你去了一間連鎖飲品的加盟店,期待可以拿到和總店一樣好喝的飲料,但拿到的卻是味道奇怪、難喝至極的飲料。而這個例子轉為企業內部,就是每一次你收到的工作匯報都是一種「驚喜」,好或不好得看情況。
好的工作書說明書可以讓員工確認自已需要的事情,減少中間不必要的思考,並且確保工作的品質,讓員工有一條規範可以遵守,並根據此規範考核。
  

2.人才管理考核-員工工作沒有目標,只想要最完而非做「好」

提到工作規範,最多工作者第一個想法就是「自己很像螺絲」、「上班就是上班」、「每天做重複的事情」,基於這樣的想法,工作總是得過且過,每天只希望早點下班,長久下來工作交差了事, 或是每天渾渾噩噩。
而真正問題的起因在於「工作沒有目標」,並不是工作規範,沒有人會希望自己的生活一成不變,但如果公司只強調規範,那再好的人才都有機會淪於這樣的情況。想要解決這個問題,企業主或管理層就要先導入一個觀念,OKR目標管理法。
所謂的OKR是根據企業的年度目標或是長期目標,再往下量化要達成的事情,例如:客服部門此季的「O」是評估並提升顧客的滿意度;可訂定的「KR」如下~1.發放問卷,問卷回收率必須達到70%。 2.客訴平均處理時間在15分鐘內(目前是20分鐘)。
導入OKR後,績效考核關注的是是否有達到「目標」,而非「數字」,員工也更能清楚自己「為何而做」、「要做什麼」
延伸閱讀:OKR目標管理法 Google等國際大型企業都在用的管理法
 

3.人才管理目標-專注解決問題」,勿花太多時間在無效會議

提到開會,很多基層的員工只想嘆氣,因為對他們來說會議只是做給主管看,是一件毫無效益又浪費時間的事情。
但真正的會議目標,應該專注在「解決問題」,而非工作匯報,例如集思廣益、做決策或是提出解決方案等,這些才是會議真正的目標。
那為什麼會有那麼多的無效會議呢?通常是因為三個原因

  • 缺少會議目標:會議目標過於發散,為開會而開會。建議每次以1-3件事為討論目標
  • 缺少事前準備:開會前資料準備不齊或是與會人沒有看過資料,會議浪費太多時間在閱讀文件或是朗讀會議資料。
  • 缺少會後追蹤:剛剛有提及會議目標應該專注在「解決問題」,那會議後就應該會列出許多的待辦事項,以及待辦事想的完成時間,若是會後沒有這個環節,會議就會流於形式與口頭說說。

 

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 如何做好人才管理,提升員工效率:
1.建立工作說明書: 讓員工確認自已需要做的事情,確保工作的品質,並根據此規範考核。
2.導入OKR目標管理法: 根據企業的年度目標或是長期目標,再往下量化要達成的事情。
3.有效率開會的三大重點:訂定會議目標、做好事前準備、做會後追蹤
  

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