高效溝通方法|掌握7招溝通方法,WFH也能與同事有效溝通

高效溝通方法|掌握7招溝通方法,WFH也能與同事有效溝通

【推薦原因】

疫情讓我們遇到前所未有的「溝通危機」。以往開會、與同事或主管一對一討論時,可以透過臉部表情、回應等,了解對方是否和我們的認知相同、或是有不懂的地方。然而,遠距上班時,除了視訊會議,更多時間我們埋沒在訊息溝通中。

使用訊息、或是使用非視訊通話的我們,如何了解對方是否清楚理解你的意思呢?如何高效、精準的溝通呢?以下教你掌握 7 招溝通方法,讓你居家辦公也能和同事有效溝通。


專注聆聽

很多時候,無法理解對方想表達的、或是讓對方一直重複同一句話,是因為你不夠專注聆聽對方想說的。溝通是雙向的,不只是你要說服夥伴、夥伴也在說服你。因此,當夥伴在說話時,切記不要預設對方立場、或是一心只想表達自己所想的。此時,應該要完全專注地聽對方表達意見,思考夥伴想表達的重點為何、以及可能原因。

訊息溝通、或是電話會議時,為了確保你完全理解夥伴的意見,你也可以在夥伴表達完他的觀點後,重複敘述一次夥伴的觀點,和夥伴確保你所理解的和他所想表達的相輔。

從結論開始

在與主管或夥伴溝通時,許多人總喜歡先將思路一步一步講出,再由這些思路推斷出結論,認為依循自己的思考模式將對理解有所幫助。然而,此種方法下,夥伴需要先耐心、仔細地聽完所有過程與思考模式,才有可能了解你想說的話。人的耐心有限,若沒有一個結論讓聆聽者可以將思考脈絡帶入,則先講思考模式會讓人更難理解你想表達的觀點。再者,每個人思考模式可能不一,卻可以得到同樣的結論,因此有時提供自己的思考模式將無助於夥伴理解結論。

因此,表達時,無論是以往的在辦公室上班、或是居家上班,可以先將結論講出,若對方追問,再說明思考的脈絡、步驟,以讓對方更好理解結論。

3W 表達法

除了從結論開始,你還可以在闡述思路、過程的時候運用 3W 表達法:why(為什麼這樣做)、way(如何做)、what(做完後的效果)。此種表達方法可以讓你盡量避免遺漏任何對方想知道的資訊。舉例來說,你想和主管、夥伴提一個新的行銷方案。此時,若你只是講了方案,夥伴們會無法理解你為什麼要有新方案而不是用原有方案,或是不知道該如何回你。居家上班用訊息溝通時,我們看不到對方的表情、不知道對方是否看了訊息,因此若是對方不清楚你說的話,「已讀不回」的機率會大上許多。

但是,若你能明確說明你提出新方案的理由,以及你要具體如何執行方案,再說明預期成效,這個清楚的脈絡能讓夥伴、主管們有好的思路可以依循,那麼溝通就會比較高效。

以別人熟悉的方式溝通

職場上,除了要和相同職位的人溝通外,也很常要和不同職位、背景的人溝通合作。這時候,若不清楚對方熟悉的領域、了解的專業名詞有多少,時常會以自己熟悉的「專業術語」表達,讓對方無法理解。

為了避免這種無效溝通,建議你可以盡量避免運用專有名詞,或是將專有名詞簡化成非專業人士也能聽懂的解釋。此外,若是你發現你講的專業名詞、觀念有點多,可以在說完話後和對方確認他是否理解,以免無效溝通或是雙方認知有誤差。

釐清溝通目的

居家上班的工作量仍很大,夥伴們的時間都很寶貴。在溝通時,若無目的、無主題的討論,則不但浪費了雙方時間,也沒有達成任何目標。又或者,你不夠清楚溝通目的,在溝通時不小心偏離主題卻沒有注意到,直到溝通完才發現自己漏講了什麼。

建議大家無論是在居家上班或是辦公室上班,都要在溝通前釐清溝通目的。釐清溝通目的除了讓溝通更清晰外,也可以確保偏離主題時你會意識到,進一步把溝通拉回原方向。此外,釐清溝通目的,才能讓你了解如何溝通以達成目的。

直奔主題

以往在辦公室上班時,時常我們溝通、開會前會先寒暄、噓寒問暖個幾句話,才開始切入正題。或者,當你遇到不易說出口的問題時,也會想要繞圈子、找藉口,才切入正題。但是,使用訊息溝通時,若不是先講重點,時常會讓對方將最重要的訊息遺漏、或是只看到噓寒問暖的訊息。

因此,雖然噓寒問暖可以增進夥伴感情,但是在溝通重要訊息時,請直奔主題,簡潔講出你想表達的,才能讓對方一看訊息就能知道重點,讓溝通效率增加。

適當提供資訊

當你有一個成果要和夥伴、主管分享時,除了將成果講出,也要附上成果的相關檔案、或是使用的資料。若你僅說出成果,夥伴們仍要花時間找尋相對的檔案、或是進一步詢問你要去哪裡找檔案、是為什麼能得到這個成果的。如此一來,一來一回的訊息時間可能就會變長,也增加了不必要的等待。

因此,請適當提供資訊。若你提供的資訊不是主管想要的、或是主管不需要,那也沒關係,至少你能確保主管、夥伴需要時可以快速查閱,或是主管也可以建議你下次可以如何優化。

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TC Summary

心理學家根據研究表示,許多人在溝通時以為對方理解至少80%,但實際上對方理解的卻遠小於此。居家上班時更是如此,我們無法透過肢體語言、臉部表情理解對方是否了解我們所說。因此,高效溝通、確保對方理解你的意思變得更重要。高效勾通可以參考以下方法:

  1. 專注聆聽

  2. 從結論開始

  3. 3W 表達法

  4. 以別人熟悉的方式溝通

  5. 釐清溝通目的

  6. 直奔主題

  7. 適當提供資訊

掌握以上7個高效溝通方法,居家上班時,你還是可以和夥伴們高效溝通!

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