2個高效專案管理圖表,敏捷scrum思維比甘特圖更好用!

【推薦本文原因】

你會在流程管理時使用甘特圖嗎?如今專案型態早已不同往日,走向value driven (價值導向),大家卻仍在使用的甘特圖規劃流程,這真的適用嗎?本篇文章將帶你探討使用為何甘特圖不適用於專案管理,以及敏捷 / Scrum思維之下燃盡圖 (burndown chart)、速率圖 (velocity chart)的介紹和使用。


甘特圖 (Gantt Chart)最初在1910年代被設計時是plan driven (生產製造-計劃導向)的流程控制圖表,而至今許多團隊在進行流程管理仍然會使用甘特圖作為工具。

甘特圖為何不適用?

傳統專案經理在任務執行上多是「接收命令,直接執行」的模式,在專案彈性小、資源有限、時程壓縮的情況下,以精美且時程明確的甘特圖來進行執行命令與控制 (command and control)是一種有效的控制方式。

無論專案執行細節、困境,甘特圖訂定了一份完美且理想化的行程來要求所有時程在正確的時間內被完成,然而這份「完美的時程安排」卻常常會在真正執行時受阻,導致其支離破碎。

所以在確定使用甘特圖之前你必須思考三件事情:

1. 你有辦法在專案或產品開發前了解所有細節嗎?專案開始後細節和情形一定會有所變動,這項變動將有很大可能會進一步導致時程上的調整和重新安排。

2. 細節和情形變動是有很高可能性的,但是專案管理不需要一開始就將所有細節條列分析。對於整項專案最初只需要知道每個大項目內容即可,細節的著重接下來的一到四個星期即可。

3. 高達64%的軟體功能可能一開始被視為非有不可、特色主打,但其實是後卻基本上不會被使用,因此在安排上花費大量時間開發那些功能反而是一種時間的浪費。

計畫趕不上變化,真正的情況和計畫總是相差甚遠。甘特圖因為上述原因不僅時常無法真實體現未來專案執行可能的情況和時程,如果按照甘特圖去執行,反而會因為一開始的美好假象導致專案執行困難重重。

敏捷 / Scrum思維

敏捷 / Scrum的思維著重在不斷的實作和產出中進行調整,並非傳統如甘特圖般有規劃、調查、製作、回饋各步驟階段,對於客戶需求的定義也是在實作中漸漸釐清,因此強調在每一次團隊所制定的工作段落結束後都要有一份具體產出,並且這份具體產出必須實現顧客追求的價值。

透過多次工作段落的連結疊加、實作修改,最後產出完整的專案或產品。

因此對敏捷 / Scrum來說重要性排序(priority)是重要的核心概念之一,省去其他瑣碎的細節和修改,每次的呈現也不必盡善盡美,但是必須不斷對最重要的專案目標進行修正和前進。

在此思維之下有幾項工具可以體現--

1. 燃盡圖 (burndown chart):

燃盡圖 (burndown chart)
圖片來源:經理人

燃盡圖如上圖可以知道他和很多圖表一樣是主要的X軸和Y軸組成。X軸代表時間,Y軸代表任務的數量。

他的任務線條是向下走的,背後代表的意涵是將任務進度視為還有多少「未完成」,隨著每天完成的量要做的Y軸會不斷遞減。

2. 速率圖 (velocity chart):

速率圖 (velocity chart)
圖片來源:經理人

如上圖顯示,這兩根柱子代表我們「預估完成」和「實際完成」的工作。

這個圖片主要藉由團隊所訂的週期比較,評估每次預估值和實際完成的差距,找出團隊接下來的產能,並經由幫助團隊移除障礙,讓下個週期能完成更多事情。

 

以上透過敏捷/scrum思維方法介紹兩款以實作執行為導向的圖表工具:燃盡圖和速率圖。然而無論選擇了哪些圖表、工具協助團隊進行專案管理和評估,最重要的都是團隊的如何用這些工具互動。

 

 

文章資料來源為【經理人】&iThome,經TC彙集整理,部分內容為TC創作,未經授權不得轉載。


TC Summary

許多人現在還利用甘特圖來做流程管理,但其實甘特圖會無法了解細節,甚至會讓原本看似美好的任務困難重重,我們可利用燃盡圖或速率圖,來幫助我們了解任務的進度,藉此提高產能。

 

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