為什麼你覺得已經說明白了,可對方還是不明白?

很多時候,我們總以為自己的溝通是有效的,其實未必如此。

在我這幾年的工作經驗中,有一種情況很常見:一個團隊,每個人都很優秀,很出色,工作也很盡責,但是效率總是很難得到提高。

問題出在哪兒呢?

很多時候,其實跟能力和責任心無關,而是出在溝通上面。

事實上,真正高效、順暢的溝通,是非常少的。原因之一,是每個人都存在一種情況:

自己熟悉的東西,就認為其他人也應該熟悉;自己認可的東西,就認為其他人也應該認可。

我們很難從別人的角度出發,去考慮:

他是怎麼看這個問題的,他對這個問題的判斷和評價是什麼,他會怎麼理解我的描述,針對這個問題,他會想到什麼解決方案?

這樣,當我們跟別人溝通時,就會不自覺地、大量使用我們習慣的用詞和觀念,向對方傳遞信息,

而完全不管對方是否能夠接受。這就導致了信息在傳達過程中的損耗和扭曲,出現信息不對稱。

为什么你觉得已经说明白了,可对方还是不明白?

舉個簡單的例子:當客戶說「這個LOGO再大一點」的時候,他表達的是什麼呢?

他想說的,肯定不是「這個LOGO再大一點,整體的平衡感和視覺效果才會更合適」,

而是「這個LOGO能不能更大一點,讓我們公司的信息更醒目?」

如果設計師沒有理解這個含義,他會怎麼做呢?他會反復多次地對所有元素的比例和位置進行微調,在這個基礎上再微調LOGO,

達到不破壞整體平衡感的效果——顯然這並不是客戶想要的。這樣的後果,就是一次次的打回重改。

而如果設計師理解了客戶的真實需求,那麼,他就可以採取許多「尺寸」之外的方法來解決這個問題:

能不能將LOGO換個顏色?能不能將LOGO的位置調整一下?能不能周圍的元素弱化一下,來突出這個LOGO?等等。

在許多公司,這樣的例子幾乎每天都在上演。運營無法理解為什麼產品把需求否了;

產品無法理解為什麼研發實現的功能跟他要的就是不一樣;

設計師無法理解文案究竟要什麼風格;AE無法理解創意為什麼一直拖稿;創意無法理解為什麼客戶就是不滿意;

老闆無法理解給你們這麼多人,為什麼這點事情都做不好……

這其實就是平常所說的「溝通成本」。如果一項工作,2個人花12小時可以完成,現在給4個人,是不是只需要6小時?

當然不是,很多時候,未必會比12小時縮短多少,甚至可能會增加。

原因就是因為,人多了,需要對接的信息也多了,彼此的溝通成本也急速上升——因為每個人都要跟其他所有人進行溝通。

如果2個人的溝通成本是n,3個人就是3n(AB,AC,BC),4個人就是6n(AB,AC,AD,BC,BD,CD)。

如果這些溝通過程沒有很好地完成,就會導致信息的不完整,引起一系列降低效率的意外。

比如,小明本來應該在收到小紅的郵件之後,立刻進行處理,但是他沒有得到這個信息,導致郵件在這個環節拖了半天;

比如,小明本來已經做好了一份表格,可以改一改直接用在別的任務上,小紅不知情,導致又重新做了一次;

比如,同樣一個要求,小明和小紅的理解不一致,導致兩個人做出來的東西整合不到一起……

为什么你觉得已经说明白了,可对方还是不明白?

別小看這些細節,大量的這些意外積累在一起,常常就會導致一個項目十天半個月的延誤。

這不僅僅是項目經理應該注意的問題,也是我們每個人應該注意的問題。

任何涉及團隊協作的工作,絕不僅僅是把自己的事情做好就行了:你要學會跟別人有效地溝通。

對方也許只講了50%的話,但你能理解到對方90%、甚至100%的需求,然後把事情做到位。

其實,仔細觀察一下,就會發現,我們身邊那些優秀的人通常具備這樣的素質:

他們未必在任何事情上都有過人的能力,但是他們考慮得特別周到,

很多細節都能處理得很好,很多事情在他們手中,總是會省心很多。在團隊裡,這就叫做默契。

許多習慣了「按部就班」方式的人,不會去思考為什麼要這樣做、應該怎麼做、如何才能更好地滿足雙方的需求和目的,

而只是抱著「你叫我做什麼,我就做什麼」的心態。

這樣一來,只要雙方的理解不是100%吻合,就勢必會出現偏差,從而導致返工、修改,乃至於多次的扯皮。

而有效的溝通以及自省,其實就是一種修正機制。它可以使你在開始工作之前,確保將雙方的理解調校到同一個方向上,從而事半功倍。

为什么你觉得已经说明白了,可对方还是不明白?

不同的理解,很多時候,是因為視角和層次的不同。

做一個方案,執行者會去想:這個方案要怎麼引入,這裡的文字要怎麼表達,這裡用什麼圖表會更有效?

而運營的主管可能就會想:這個方案的邏輯是否清晰,是否傳達出了最重要的信息?

總監則可能會想:這個方案是否符合品牌的戰略和方向?是否能帶來足夠的收益?諸如此類。

所以我曾經提到過:無論任何職位,你一定要在本職工作的基礎上,對其他人的工作有所了解。

不但對同事的工作要有了解,對跨部門的協作者、上級,都要有所了解。

這樣一來,當你跟別人對接工作的時候,你才會知道:

他會如何理解你所說的話;會如何評價問題的優先級;會採取什麼方式去解決問題。

以及,他所作出的這些理解和反應,是不是你所期望的?

這也是我對新人一向的要求。每個新人入職,我都會對他們說,在完成手頭工作的基礎上,一定要去理解你的團隊夥伴和負責人的工作。

不懂就問,還不懂就再問,問完自己多思考。只有充分理解了整個團隊的目標、進展和工作方式,你做起事情來才能事半功倍。

在一個職位上做久了,你的目光和思維就會被限制住:你會習慣用這個職位的角度去思考問題,從自己出發,建立對問題的描述框架。

只有主動地跳出這個框架,從更高的高度去鳥瞰,才能提升你的思維方式和工作效率。

原文出處/36Kr