會議管理|開會意見不合導致會議很久?四步驟教你如何省時間

會議管理|開會意見不合導致會議很久?四步驟教你如何省時間

【推薦原因】

想必相當多初入職場的朋友們,一定會經歷過開會雙方意見不合的情形,導致會議很久,當時是什麼情況呢? 大家都怎麼解決的? 大部分開會意見不合的原因,都是成員間的「目的」以及「構面」不同,接下來就為大家提供:面臨「雙方意見不合」時,相當實用的解決方法。


1.思考目的是什麼

當開會面臨雙方意見不同時,大家都會覺得自己的提議最棒,因此時常會為了捍衛自己,而忘記當初討論的目的是什麼。因此在面臨衝突時,可以先詢問對方,這個提案或項目「到底能不能達成當初預期的目標?」, 以及「這是不是今天要討論的事情?」這些都可以協助雙方釐清彼此目的的提問,藉由清楚彼此的目的,找出最重要的事情去做決策,並思考這件事情有沒有在目的上。

2.思考對方的構面是什麼

對於同項議題,每個人看問題的角度都不一樣,像是比較保守的成員,會詢問這件事情有沒有風險,或風險如何 ; 較於好勝的成員風險再大,也會想嘗試看看、爭取機會,而遇到這樣的問題,就可以思考對方的「構面」是什麼、想想看這個「構面」之下如何創造「雙贏」。

3.共利原則

當別人提出質疑時,先不要認為對方在挑戰你,而是想辦法找到雙方都可以滿足的「共利原則」,並找出探討議題的「階段性任務」,如果階段性任務是降低風險,那就可以去嘗試思考「有哪些風險是很危險的?」,「有哪些解法?」,並試圖找出「該怎麼解決」,就能找出對應的解決辦法。在會議室時就是 – 大家都可以「提出想法」的時候,因此我們需要尊重彼此的想法,並找出彼此都可以贏的方案。

4.Yes, But

在共利原則的前提下,如果你希望在會議時取得雙贏的話,在回應對方意見時,可以使用「yes,but」,講對方對的時候,可以講具體哪裡對,並講出具體的內容,不能敷衍對方。像是: 「會議記錄大綱寫得很清楚,同時可以再把會議重點寫得更明確點,而整體是很棒的」。相較之下,一般人的「 yes 很敷衍,but 很具體」,這也是大家的通病。

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以上就是面臨會議中雙方意見不合的情況的對應四步驟,從「思考目的」、「判斷構面」釐清彼此的想法,並保持「共利原則」、創造雙贏,回應對方意見時,善用「yes , but」,讓會議的溝通更加順利!

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