會議管理|如何讓會議提升效率?這幾個步驟讓你輕鬆提升效率

會議管理|如何讓會議提升效率?這幾個步驟讓你輕鬆提升效率

【推薦原因】

會議是針對一件事情,小至週報大至跨部門合作,都需要開會,會議中是大家交換想法,提供各自的意見,最後討論出一個,大家可以接受的共同點下去執行,不管你是什麼樣的身分,在職場上開會是必不可少的一件事情,相信你也參與過幾場會議,但多數情況的會議,通常很冗長,且沒有效率,如何提升效率,我想這是一個大家應該都要學會的事情。


高效會議在於開會前、中、後都有固定的事情要做,只要聚焦在這些事情上,能讓你的開會效率UPUPUP!

會前

先了解為什麼要參加這場會議,這場會議的目的是什麼,以及需要準備什麼資料,了解以上事情,能讓會議流暢進行,不會突然想到什麼再繞出討論範圍。

會中

重視時間成本,分配工作,討論出決議後的樣子,遇到比較難討論時先做出最小可行性的目標,重視時間成本,如果議題過長,先了解這個議題討論後能帶來多少成果,再來看值不值得繼續討論。

會後

會議記錄,工作落實分配,善用WBS工作分解結構,分解項目,在列出對應的人、事,會議記錄,在寫下每個夥伴分配的工作後,可以請大家簽名,讓大家在明確了解自己的工作內容,也能防止在會議上說很多卻做很少的事情發生。

行動

會議進行時,是討論出具體可行的方案,重點在於行動,開完會後我應該要做什麼以及該怎麼做,會議討論得過程中,難免遇到雙方意見不合的時候,這時候注意兩點,以這兩點作為思考方向,一,這場會議的主要目的是什麼,他的方案有沒有更符合會議的目的,二,對方的構面是什麼,同一件事情,不同角度去看,會有不一樣的想法,用這兩個面向去思考後,結論不一定要二選一,可以把兩個內容的優點合在一起,找出最適合的方案

Yes…but

此外在溝通的時候記得多用yes…but法來做溝通,我覺得你的這個想法(具體說出)不錯但如果…(我的想法),先表示我有在聽你的想法,我也認同你,也覺得不錯,如果再這樣做會更好;以上能夠讓會議有效進行,並且不會在背後抱怨。

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TC Summary

會議是職場中不可缺少的部分,不論是專案進行,或是跨部門合作,有效率的會議,都能大幅減少溝通時間,如果會議都能按照上面步驟進行,那麼團隊就必然能高效的完成工作。

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