時間管理 | 遠距辦公容易懶散?3個時間管理技巧提高工作生產力

時間管理 | 遠距辦公容易懶散?3個時間管理技巧提高工作生產力

【推薦原因】

疫情嚴峻以來,不少公司都實施分流上班、遠距辦公的工作模式,以降低群聚感染的風險。由於WFH無法團隊間即時互動,因此不僅有企業老闆或主管擔憂無法監督員工、下屬的工作狀況,也有許多員工們面臨到效率不佳的問題,有時明明忙了一整天,卻沒什有完成什麼進度,導致專案流程delay。

其實在WFH時,非常考驗個人時間規劃的能力,因此以下我們來看看你為什麼無法達成目標,又有有那些技巧可以幫助你做好時間管理,提升工作效率,讓你不再怕拖延!


目標無法達成的原因

目標無法達成的原因有三種,首先,你做事情時很有可能憑著直覺在做,沒有事先規劃好時間與執行步驟,導致時間分配不佳,交辦的任務可能無法如期交件。

第二,你雖然很認真在工作,但由於你做了看不到成效,導致你無法掌握目前專案的進度,不清楚自己究竟是落後還是超前,以致你不知道該如何調整與改善時間的規劃。

第三,你覺得什麼事情都要做,導致你手忙腳亂,一會做這件事,一會做那件事,一天下來不僅超時工作,事情的進度也不如你的預期。

技巧1--每天工作前事先規劃

時間管理的第一個技巧就是要懂得規畫時間。為了要推進工作進度,你必須要為每天的自己設立目標,並每天落實。

設立每目標時,你可能會不知道要做哪些事情,最簡單的方法就是從每個月的目標開始看,先仔細想想這個月你應該完成哪些事情,或是主管交辦你哪些任務,哪些任務你不做不行。接著,你就會列出本月的目標,然後再從月目標拆解為每週目標,最後從週目標設定每日的待辦事項。

而列出每日的待辦事項後,你可以開始思考為了要完成這些待辦事項,你需要做哪些事情?並具體寫下每件事的執行步驟,以及你預計要花費多少時間完成。

如此一來,你每天上班前花個十分鐘撰寫本日規劃,就能清楚地知道自己的工作流程,也能明確地分配時間,不會再有上班不知道要做什麼,以及時間分配不佳的問題。

技巧2--下班後做檢核與調整

接下來,做完時間規畫後,下班後也不忘要做一天的回顧,要檢視自己實際的執行進度。首先,在進行工作時,你可以一邊記錄下實際花費的時間,紀錄時間這個動作能幫助你掌握狀況,下班後也能檢視自己實際與預期的時間是否有落差。

接著,你可以標示當日工作的達成率,再從達成率去看自己有沒有往週目標更前進,進行專案管理時,你可以更明確掌握當前的進度。

若是你的達成率過低,可能不達80%,就可以針對時間規劃再進行調整,可以想想看是否每日目標訂得太大,要不要再拆小?或是有什麼原因導致你工作效率不佳?

技巧3--排序事情順序

最後一個技巧,就是要懂得排序工作順序。由於計畫趕不上變化,工作時常常會面臨到工作異動,很多人一接收到新的交辦事項,就很容易打亂做事的步調,開始手忙腳亂地想要馬上進行新的任務。

這時你不妨停下來想一想,這個臨時任務有如此緊急、重要嗎?還是它能夠與你目前手頭上的事情結合在一起執行呢?

你必須先確認你的目標,才能知道如何排序工作順序。先從緊急的關鍵任務開始做,這樣你才不會遇到臨時變動就亂了手腳,導致原本的目標嚴重拖延。

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TC Summary

  • 每日工作前先事前規劃好一天的行程

  • 下班後進行計畫的檢查和調整

  • 工作遇到變化,要懂得排序事情

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