【Excel技巧】巨集六招,終於不用再做重複的操作步驟

你是否每天進入辦公室打完卡 坐在位置上 打開電腦

點開檔案後 看著一樣的excel表單 

整理著不同的資料內容 卻是重複著一樣的步驟

若你發現你的工作模式正如上述所說 那在你看到這篇文章的同時

正如一線曙光灑在你身上

本文就要帶你終結永無止盡的死板操作步驟

吸收些辦公小技巧 讓你的工作更有效率!

 


小張是公司裡營運專員 每個月都必須從公司裡的ERP營運系統撈出報表
給部門主管以及總經理過目此報表會將每間分店、每天的營運數字整理在同一張Excel工作表裡

但公司的主管希望每間店的統計表可以分別列印紙上 這樣比較方便閱讀

因此 小張每次在產生統計表之後

都會很辛苦的將每張統計表複製貼上到新的工作表 再一張張列印出來 耗費超多時間

要是想要從系統修改程式、改變報表產出的形式 則要多花費用……

 

以上的情形經常在辦公室發生

不是要花時間調整報表 就是要花預算來調整系統

其實 有個兩全其美的解法:

小張可以透過Excel錄製巨集的功能 快速完成重複、繁鎖的工作

「錄製巨集」就像是錄音機 可以將Excel的操作錄製下來(產生程式碼)

再像錄音機一樣「重複播放」 讓Excel自己重跑一次操作步驟

 

提到程式 很多人就會覺得困難

但Excel VBA是透過錄製巨集產生程式碼 讓電腦幫忙寫程式

和傳統的程式語言(C或Java)相比 在學習路線上會更容易

 

開啟「開發人員」索引標籤

Step1. 檔案→選項

 

圖片 by陳智揚

Step2. 自訂功能區→勾選 開發人員→按下「確定」鈕

 

開啟之後 Excel就有三個地方可以錄製巨集囉

  • 開發人員→索引標籤→錄製巨集
  • 檢視→索引標籤→巨集→錄製巨集
  • 狀態列→錄製巨集鈕
圖片 by陳智揚

 

 

 

 

在正式錄製之前,我們先學習兩個好用的Excel快速鍵:

 

  • 快速選取連續資料:Ctrl+Shift+↑、↓、←、→
圖片 by陳智揚

 

  • Excel快速移動作用中儲存格至連續資料的結尾處:Ctrl+↑、↓、←、→
圖片 by陳智揚

開始錄製巨集

 

Step1. 選取「原始資料」工作表的A1儲存格

Step2. 開發人員 索引標籤 / 巨集 / 錄製巨集

Step3. 輸入巨集名稱

(例:SplitTable,中文版可使用中英文數字,其他語言版本建議不要使用中文)
※第1個字不可以是數字 (例:1SplitTable)
※名稱中不可以有特殊符號(例:[email protected])

Step4. 按下選取資料快速鍵(Ctrl+Shift+↓)

Step5. 按下「複製」鈕(Ctrl+C也可)

Step6. 新增一張新的工作表

Step7. 按下「貼上」鈕(Ctrl+V也可)

Step8. 切回「原始資料」工作表

Step9. Ctrl+↓(二次),讓工作儲存格停在「A15」儲存格(下一張表格的開頭)

※千萬不可以使用滑鼠按下A15儲存格,因為透過滑鼠點選所產生的程式碼是固定儲存格的程式 Range(“A15”).Select

Step10. 開發人員 索引標籤 / 巨集 / 停止錄製

圖片 by陳智揚

 

我們到目前為止已經可以直接執行巨集程式囉

點選開發人員→索引標籤→巨集→執行

Excel就能用超快速的動作 重新執行剛才所錄製的巨集 一張表格已經複製到新的工作表

接下來

你只要按下鍵盤上的「F4」鍵 就可以再重複執行上一個動作

所以 再來只要一直重覆按下F4鍵…就全部完成囉!

 

圖片 by陳智揚

 

本文作者:微軟認證講師陳智揚,為Excel! Taiwan站長、2017微軟認證講師(連續9年)、

2017微軟最有價值專家(MVP,連續7年)。曾代表台灣參加微軟世界盃大賽,贏得Excel世界第三名,

09年開始擔任Excel國手指導老師,奪下多個世界冠軍,亦為MOS全球最佳教師獎,淡江大學資訊工程研究所博士。

 

主圖照片來自Berkeley CommunicationsUnsplash文章來源 數位時代, by 陳智揚  

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