WBS、時間管理、二八原則,必學的3個實用工具

【專案工具(下)】WBS、時間管理、二八原則,必學的3個實用工具

【推薦原因】

許多人常常會有時間不夠用的感覺,或者有窮忙的感覺,可是其實每一天,我們所接觸到的每間事情都是可以進行適當的分配、安排,進而達到比我們所想像更高效的工作成果。

因此如果你有時間分配的問題,或者專案管理、分配的問題,那麼可以藉由本篇的WBS(任務分解法)、時間管理原則以及二八原則,幫助自己掌控好自己以及團隊的時間以及進度,達到更高效率的工作。


任務分解法(WBS)

即Work Breakdown Structure,如何進行WBS分解:目標→任務→工作→活動。 

WBS分解的原則

將主體目標逐步細化分解,最底層的任務活動可直接分派到個人去完成;每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。

WBS分解的方法

至上而下與至下而上的充分溝通;一對一個分別交流;小組討論。

WBS分解的標準

分解後的活動結構清晰;邏輯上形成一個大的活動;集成了所有的關鍵因素包含臨時的里程碑和監控點;所有活動全部定義清楚。

意義:學會分解任務,只有將任務分解得足夠細,你才能心裡有數,你才能有條不紊地工作,你才能統籌安排你的時間表。

 

時間管理-重要與緊急

A、重要且緊急

  1. 緊急狀況
  2. 迫切的問題
  3. 限期完成的工作
  4. 你不做其他人也不能做

B、重要不緊急

  1. 準備工作
  2. 預防措施
  3. 價值觀的澄清
  4. 計劃
  5. 人際關係的建立
  6. 真正的再創造
  7. 增進自己的能力

C、緊急不重要

  1. 造成干擾的事、電話、信件、報告、會議。
  2. 許多迫在眉捷的急事。
  3. 符合別人期望的事。

D、不重要不緊急

  1. 忙碌瑣碎的事。
  2. 廣告函件、電話、逃避性活動。
  3. 等待時間。

 

意義:優先順序=重要性*緊迫性,在進行時間安排時,應權衡各種事情的優先順序,要學會「彈鋼琴」。

對工作要有前瞻能力,防患於未然,如果總是在忙於救火,那將使我們的工作永遠處於被動之中。

 

二八原則

巴列特定律:「總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。」按事情的「重要程度」編排事務優先次序的准則是建立在「重要的少數與瑣碎的多數」的原理的基礎上。

舉例說明:

80%的銷售額是源自20%的顧客;80%的電話是來自20%的朋友;80%的總產量來自20%的產品;80%的財富集中在20%的人手中。

意義:這啓示我們在工作中要善於抓主要矛盾,善於從紛繁複雜的工作中理出頭緒,把資源用在最重要、最緊迫的事情上。可參考【時間管理】用80/20法則,改善工作效率、提高生產力

 

文章資料來源為【知乎】,經TC彙集整理,部分內容為TC創作,未經授權不得轉載。圖片來源:【Pexels】。

編/Nina


TC Summary

不論是管理專案,還是管理人生,都可借鑒以下幾個原則:

  1. 要有目的,這樣注意力集中;
  2. 要有時限,這樣才有完成的動力;
  3. 要會類比,這樣才一通百通;
  4. 要跳出來,這樣才能及時反饋;
  5. 要堅持,堅持本身就是有意義的事。

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