【專案企劃】project management必學!用甘特圖管理專案

對專案經理來說,掌握進度是最重要的事情之一。好的專案要掌控好時間,專案才能達成目標,成本也才會在計畫之中。因此,經理人需要實用的工具來協助進度掌握,其中甘特圖是最常被使用也必備的工具。 甘特圖的原理很簡單,以條狀圖來呈現內在關係隨著時間進展的情況:橫軸代表時間,縱軸代表工作項目,條線則代表工作項目開始與完成的時間。它的好處在於讓你一眼明白何時該進行什麼工作,並且評估工作狀況,判斷該不該做出補救措施。


  

使用甘特圖做專案管理

1.規劃每項任務

簡單來說,甘特圖是隨時間推移安排任務的直觀視圖。它能以圖示的方式形象展示活動列表和時間刻度,很清晰地標識出直到每一項任務的起始與結束時間。項目管理本質上是對質量,進度,成本,範圍等的控制,而甘特圖很好的滿足了這一特性,算是項目管理必備的工具之一。

2.前中後期 找出優先順序

在項目管理的啟動、計劃、執行、收尾4個階段中,項目的執行和追蹤非常重要,在很多大的工程項目,IT項目,市場項目等,時常需要跨部門共同協作,這時要善用工具做好規劃,找出優先順序。如何把控整個項目管理流程呢?我們可以使用甘特圖工具。將完成目的所需要的任務一一拆解,從目的變成工作任務,再展開為工作細項。繪製甘特圖一般包含幾個元素:工作事項、負責人、交付時間、時間跨度等幾個維度,使用甘特圖可以清晰展示整個項目執行進度。如何繪製甘特圖?其實有非常多好用的工具可以協助你製作甘特圖,一般是用Excel的表格繪製,優點是簡單易上手,缺點是不能實時同步,團隊協作不便,比較適合小型項目,且成員較少的情況。同時可搭配「流程圖」幫助思考,流程順序搭配工作細項,可以有效安排工作執行的優先順序。

3.任務拆解

當一個項目需要多人協作和跨部門協作,就會需要任務拆解,項目成員也有其他核心工作,這時就需要項目負責人將任務拆解,並追蹤執行情況,避免項目執行中出現延期。確定好負責人和交付時間在甘特圖中,每個子項目都規劃好了明確的交付時間,在項目啟動會上,可以跟對接人最後確認,用公開承諾來約束對接人。及時檢查更新在項目執行過程中,要定時檢查子項目的完成情況,如有延期風險的,要及時找到相關對接人。如果內部沒有項目協作工具,最好每週或半月再召開一次進度溝通會,同步完成情況及可能的風險。

   

文章資料來源為【知乎】,經TC彙集整理,部分內容為TC創作,未經授權不得轉載。圖片來源:Pexels

 

編/Abby


TC Summary

掌握工具能讓專案管理更流暢,避免時間和成本的流失,讓專案更順利,總結甘特圖如何應用在專案管理:

  1. 規劃每項任務
  2. 前中後期 找出優先順序
  3. 任務拆解

 

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