對專案經理來說，掌握進度是最重要的事情之一。好的專案要掌控好時間，專案才能達成目標，成本也才會在計畫之中。因此，經理人需要實用的工具來協助進度掌握，其中甘特圖是最常被使用也必備的工具。 甘特圖的原理很簡單，以條狀圖來呈現內在關係隨著時間進展的情況：橫軸代表時間，縱軸代表工作項目，條線則代表工作項目開始與完成的時間。它的好處在於讓你一眼明白何時該進行什麼工作，並且評估工作狀況，判斷該不該做出補救措施。
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使用甘特圖做專案管理
1.規劃每項任務
簡單來說，甘特圖是隨時間推移安排任務的直觀視圖。它能以圖示的方式形象展示活動列表和時間刻度，很清晰地標識出直到每一項任務的起始與結束時間。項目管理本質上是對質量，進度，成本，範圍等的控制，而甘特圖很好的滿足了這一特性，算是項目管理必備的工具之一。
2.前中後期 找出優先順序
在項目管理的啟動、計劃、執行、收尾4個階段中，項目的執行和追蹤非常重要，在很多大的工程項目，IT項目，市場項目等，時常需要跨部門共同協作，這時要善用工具做好規劃，找出優先順序。如何把控整個項目管理流程呢？我們可以使用甘特圖工具。將完成目的所需要的任務一一拆解，從目的變成工作任務，再展開為工作細項。繪製甘特圖一般包含幾個元素:工作事項、負責人、交付時間、時間跨度等幾個維度，使用甘特圖可以清晰展示整個項目執行進度。如何繪製甘特圖?其實有非常多好用的工具可以協助你製作甘特圖，一般是用Excel的表格繪製，優點是簡單易上手，缺點是不能實時同步，團隊協作不便，比較適合小型項目，且成員較少的情況。同時可搭配「流程圖」幫助思考，流程順序搭配工作細項，可以有效安排工作執行的優先順序。
3.任務拆解
當一個項目需要多人協作和跨部門協作，就會需要任務拆解，項目成員也有其他核心工作，這時就需要項目負責人將任務拆解，並追蹤執行情況，避免項目執行中出現延期。確定好負責人和交付時間在甘特圖中，每個子項目都規劃好了明確的交付時間，在項目啟動會上，可以跟對接人最後確認，用公開承諾來約束對接人。及時檢查更新在項目執行過程中，要定時檢查子項目的完成情況，如有延期風險的，要及時找到相關對接人。如果內部沒有項目協作工具，最好每週或半月再召開一次進度溝通會，同步完成情況及可能的風險。
文章資料來源為【知乎】，經TC彙集整理，部分內容為TC創作，未經授權不得轉載。圖片來源:Pexels
編/Abby
TC Summary
掌握工具能讓專案管理更流暢，避免時間和成本的流失，讓專案更順利，總結甘特圖如何應用在專案管理:
- 規劃每項任務
- 前中後期 找出優先順序
- 任務拆解
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