主持

【主持技巧】學會ORID、KJ法主持工具運用,從此開會提早一小時結束

【推薦原因】

所謂主持人並不只有在宴會典禮、或展場才叫做主持人,其實在我們日常生活中比如公司會議或學生時代大家熱血參與的學生會、系學會每次的開會籌辦活動,那個站在台上負責主導大家的也是主持人喔!

但我想大部分的人都很討厭開會,一來開會每次都以小時起跳,二來常常開著開著就聊去別的地方,會議結束還是搞不懂要幹嘛~所以為了解決這個難題,就出現了ORID、KJ法,他可以幫助主持人去釐清每個人的想法,並有效率地去歸納重點,節省會議時間,所以今天就要教大家使用這兩個主持工具!


 

一、協助整理會議思緒-KJ法

首先發給每人二到三張便利貼,寫下對於這個議題的看法,這麼做是為了讓所有人的意見的能被公平納進來,而不是永遠公開討論只有少數人的發言。

接著主持人確認每張便條紙的意義後將其歸類於各部分,可依議題而有所不同,比如此決策對於內外部都有利弊,那麼就可一分為二,讓各便條紙分出不同想法;又或直接藉由便條紙內容劃分主題,以少子化為例,就可以以大家寫便條紙的內容劃分成例如媒體影響、政府政策幾大類,最後再畫成心智圖,釐清問題點並開始想方法解決。

使用KJ法優點是可以盤點參與者想法、利於分類與歸納,但缺點就是無法處理參與者細緻的心理狀態,因為一張便利貼能寫的東西有限無法完全表達其更深層原因。

KJ

 

二、確認會議意見-ORID法

為了彌補上述KJ法使用便利貼所造成的無法完整詮釋意見的缺點,所以ORID法是一個問問題的切入方法,主持人藉由問問題可以將參與者想法挖出來。

1.ORID法是什麼呢?

  • O(Objective) 客觀、事實>>發言者對政策的說明,故事、敘述性事實、具體數據或資料

回應方法:對方看到的是對的嗎?他對於政策的意見和態度是什麼?

  • R(Reflective) 感受、反應>>發言者的情感表達,直接、情緒用詞、通常比較激烈

回應方法:為什麼會有這些感受呢?基於什麼理由/數據有這些發言?

  • I(Interpretive)意義、詮釋>>事件對發言者的意義,理解角度、解讀方式、說詞與論述

回應方法:這些訊息對於議題可以有什麼幫助,對方能不能提供更多訊息/判斷依據?

  • D(Decision)決定、行動>>發言者告訴大家要做的事,呼籲與訴求、替代方案、行動連結

回應方法:對方目前有哪些資源?我們是否能夠配合?

2.舉例說明ORID應用

範例一

校內研究生獎助學金砍半

  • 這一次校務會議決定薪資要砍半 / O / 請提供相關資料
  • 這件事真是令人憤怒 / R / 請問經驗
  • 學校這樣的做法完全無視學生意願 / I / 經驗與訊息來源
  • 呼籲學校立刻回復原本的獎學金制度! / D / 對方的想法

範例二

**爛學校!不知道在搞什麼,學費收這麼高現在又要調漲剝學生這麼多層皮,趕快廢校算了

O>>請提供相關資料

R>>請問經驗

I>>經驗與訊息來源

D>>對方的想法

總之,ORID法它可以確認不同的參與者參與的狀態了解他的真正想法,缺點則是意見表達往往非常複雜,需要重複確認對方意見,依照不同討論目的調整。

會議

 

三、會議裡關於人的各種狀況

一場會議裡頭有百種人,掌握了方法卻無法控制出現的人,那麼該怎麼辦呢?所以我們大致歸類四種人的處理方法給各位主持人參考~

1.固執己見的人

鼓勵和其他意見交流,也注意不要因為此人而壓縮到其他人發言的空間,最後強調議事規則,我們一起注意討論氛圍

2.消極不配合的人

用輪流方式進行發言,或從最簡單的方式開始引導他,詢問經驗、為什麼要參加、對主題的想像等

3.跳針的人

協助他把事情換句話說然後更進一步挖掘經驗,或詢問他對於其他人經驗的看法

4.問問題而非發表意見的人

鼓勵大家先看議題手冊或相關資料,或在會議開始前先導讀,不過如果問題與主題相關可先行紀錄,最後注意不要壓縮到其他人的發言

 

本文為TC自產精華。未經許可不得轉載、摘抄、複製及建立圖像等任何使用。如需轉載,請通過TC申請獲得授權。圖片來源: Unsplash

編/杜杜


TC Summary

兩個主持工具運用

KJ法-運用便利貼公平表達每個人的想法,將之歸納成討論方向,快速聚焦。

ORID法-藉由問問題的4個切入角度,讓參與者可以把想法完整表達出來。

 

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