會議管理|養成溝通好習慣,從此讓主管信任你-報、聯、商

會議管理|養成溝通好習慣,從此讓主管信任你-報、聯、商

【推薦原因】

在職場上,主管與同事總不放心把事情交給菜鳥,即使過了半年、一年,信任感似乎不增反減,這究竟是為什麼呢?其實最基本的事實就是「缺乏溝通力」。所謂的「報、聯、商」是指「報告」、「聯絡」、「商量」。在日本,「報、聯、商」被視為新進職場時必要培訓的技能之一,目的是為了建立上層主管與下屬間的職場信任感,同時讓初入職場的社會新鮮人加快進入狀況的腳步。然而,掌握三字訣有一定的要點與任務,過與不及都是我們需要注意及立即改善的重點。


 

報告:當任務完成時,需要告知主管或前輩

意即在某一階段性任務完成時,需要讓帶領自己的長官知道,對於主管而言,清楚掌握部屬的工作進度,也能在事情偏離軌道時,馬上發現並控制局面;對部屬而言,自動自發地報告可取得主管的信任,也不需要擔心主管突如其來的監督而措手不及。報告的技巧在於:不要讓主管反問「所以呢?」將工作進度明確地敘述後,找出執行過程中的問題或想法,給予主管可以參考的建議或思考空間。

例如:

於會議前一天將業績報告寄給主管與相關部門同事,告知目前成果與進度及所需協助的狀況,針對對應任務的人員提出建議與看法,可使與會人員提前準備資料與了解現況。

聯絡:當有需要相關人員協助或參與討論時,互相聯絡

聯絡的目的是將資訊與情報分享給相關人員,上、下級或各部門資訊的流通與否,都會決定目標達成率的高低。尋求同事間互相的協助時,需要先讓接收者得到清楚且完整的訊息,並且說明原因與經過,讓接收者也能參與討論、彼此交流,建立信任感。

例如:

在執行階段性任務的過程中,隨時將必要資訊傳達給相關部門同事,讓同事能即時掌握現況,互相提供協助。

商量:當有事情無法決定時,立即找人商量

商量的目的在於不因為猶豫不決而導致重要的任務拖延。當遇到瓶頸時,適時地找主管、同事商量,此行為可提前讓主管知道自己的判斷是否正確,也可養成思考與發現問題的習慣。而商量之前,需將現在所面臨的問題具體地描述,並提出自己預計行動、判斷的依據,最後請主管、同事給予建議達到問題簡單化的效果。

例如:

當面臨問題時,無法判斷預計的執行方式正確與否,可向主管、同事商量。

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「報、聯、商」在職場上的應用看似簡單,而實際上,許多人對於「良好的溝通」缺乏自信,無法有效地表達自己在每階段的訴求。若能夠一步一步練習,讓主管、同事們清楚自己的工作進度,保持對主管的輸出比接受主管的輸入更多,可以達到建立彼此信任的效果,才是職場最需要的實力!

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