如何辦好一場小型活動-講師邀請成功後，後續確認清單

【推薦原因】

想辦好一場小型活動，可不是敲定時間、確認場地、邀請講師完後就沒事了。後續的確認步驟才是能不能成功完成活動的關鍵。本篇文章將確認時間分成三格階段，分別是活動前一個月、活動前一周及活動前一天。確實做好每一個階段的確認作業是非常重要的，不僅決定整個活動流程能不能順利進行，也會影響講師對主辦單位的第一印象，對於後續的合作有很大的幫助，身為活動人的你不可不知!有興趣請參考以下整理~

---

 

活動前一個月

1.確認演講主題：

在邀請講師時，都會和講師說明邀請的演講主題，但對於非專業講師的講師來說，知道講題和理解講題是兩件事，因此主辦單位一定要在活動前，與講師溝通演講內容，確認演講內容有符合原本的講題設定。

2.確認演講需求：

是否需要網路、是否需要分組、是否需要學員攜帶電腦、或是學員是否需要先下載、註冊哪些工具，這些都是在活動前可以先與講者確認的。回想看看你有沒有遇過一種活動，講者想要播影片，卻連不上網路，連上後卻沒有聲音？
這些雖然不會影響整體活動的評價，但確實會讓人覺得主辦單位不夠細心，可能也會影響到講者對課程的安排。
3.定期確認活動參與者：
就像文案會根據TA調整一樣，活動分享內容也會根據TA去做修正，雖然在邀請講師前，都會先說明預期的受眾，但實際的參與者不一定會如我們的預期。定期提供參與者名單，可以幫助講師去調整分享的內容。
4.講師聯絡資料：
一定要取得可以講師立即聯繫的管道，手機號碼一定要，雖然可能比較常用Email會比較正式，但Email也很常被忽略，所以手機是一定要的！
 

活動前一個週

1.事前提醒：

雖然大部分的講師都沒有那麼糊塗，但貴人多忘事，一定還是會有講師是不小心忘記有約演講的，活動前一週一定要再次提醒講師，並且提供他最新的學員名單、人數以及活動流程(如：開場時間、主持人介紹、休息時間)等。
2.當天注意事項：
包含像主辦單位聯絡電話、抵達時間以及如何抵達現場，都是需要先和講師溝通的，以免當天臨時找不到人，卻不知道如何聯繫。
3.簡報/講義/作業：
前一週要再次詢問講師，有沒有需要印講義或是其他資料，不僅可以確保資料如期印製完成，還可以先確定講師的準備狀況。
 

活動當天

1.授權合約：
有許多主辦方在活動時，都會錄影作為紀錄或是直播分享等，這些都需要先經過講師的同意，如果會提供講師的簡報給學員，也要於活動當天和講師確認，最好是有授權合約為證。
2.準備小茶點：
身為主辦方，為了讓講者可以舒適的分享知識，最後也別忘了在講台下方準備茶水、容易入口的小點心，以防有些講師比較忙碌，沒吃飯就來演講，主辦方的貼心可是會影響到後續和講師的合作。
3.跟課隨時注意狀況：
例如網路、轉接頭、播影片、麥克風等，這是最常見的臨時需求，跟班人員一定要隨時注意情況。
原則上照這個流程執行，活動在講師這個部分大概已經有個70-80分了，要辦活動不難，要辦好一場面面俱到的則是另外一件事。
 
本文為TC自產精華，請勿商用或以任何方式散播、贈送、販售。未經許可不得轉載、摘抄、複製及建立圖像等任何使用。如需轉載，請通過TC申請獲得授權。圖片來源：unsplash

TC Summary

活動確認清單
活動前一個月:
1.確認主題:確認演講內容符合講題的設定。
2.確認需求:主動詢問講師有甚麼需求，例如:網路、電腦等。
3.確認活動參與者:定期確認TA以便講師調整演講內容。
活動前一週:
1.事前提醒:再次提醒講師，並提供講師學員名單，活動流程、人數
2.當天注意事項:提供主辦單位聯絡電話、抵達時間、如何抵達。
3.簡報/講義/作業:詢問講師有沒有需要事先印製的資料，確保能如期準備完成。
活動前一天:
1.授權合約:錄影或直播要取得講師同意，有授權合約為佳。
2.準備茶點:講師可能還沒吃飯就來現場，準備小茶點可以展現住辦方的貼心。
3.跟課隨時注意情況:注意講師有沒有甚麼臨時需求。
 

《延伸閱讀》

活動企劃人必看！用印刷品增加小型活動的品牌曝光度
活動人必看｜如何挑選場地的四個建議，一場好活動少不少好場地
活動辦到心坎裡~小至聚會大至典禮，四個重點Tips第一次辦活動就成功