【Word教學】合併列印4步驟簡單面對大量文書處理

【推薦原因】

在工作中，總是有些即時問題突如其來，甚至有些還讓你無法招架；這個時候已經不是考驗你面對事情的臨場反應了，而是考驗硬底子的時候。
與其遇到問題時，再想辦法解決；不如在平時就增加內涵，保有各方能力，這樣遇到棘手的問題，你不一定要全部展現出來，但確確實實能怡然自得的迎接問題並解決，這是自我提升。

　
好了，言歸正題，舉個officer最常會遇到的棘手問題，肯定是跟辦公系列的表格處理有關；公司遇到急件，上級匆忙的下指令：ＸＸＸ參訓名單絕對不能出錯！
眼看截止時間就要到了，雖然知道只需要整理好文檔即可，可是需要整理的名單內容卻是好幾十項，若要把資料一個一個填進文檔、調好格式、再打印出來，實在是費時又費力，還容易出錯！
像在面對這種文件表格處理的技巧，你的想法也不能過於死板，要知道你印象中的word、excel、PPT，可是比你想的還厲害太多了！今天就來介紹word的批量打印技巧：合併列印

只要 1 個模板，一份名單就可以一次性全部列印出來！
以下就來介紹合併列印的步驟：
　

內容目錄

♦ 準備名單 ♦

要列印出來，首先，要整理一份名單表格。你希望在名牌上出現哪些資訊，就需要準備哪些。這次要介紹的批量整理技巧，只需要名字就夠了，於是準備了以下表格：

　

♦ 劃分版面 ♦

接下來，需要在 Word 中製作一個模板，劃分好版面的尺寸。首先，打開右鍵合併嚮導，啟用【標籤】合併類型。

具體步驟為，打開 Word 軟件後依次單擊一下按鈕和選項：
❶ 郵件
❷ 開始郵件合併
❸ 郵件合併分佈嚮導
❹ 標籤
❺ 下一步
接著要在標籤選項中，設置具體的參數，配置這個標籤的高度和寬度等尺寸。Word會自動按照這個尺寸參數，自動將頁面劃分成若干個相同的版面，從而實現一個頁面內打印多個標籤的效果。操作效果如下面的動圖所示：

單看動態圖可能有點快，你可以按下面的步驟操作，
❶ 單擊【標籤】選項
❷ 選擇紙張為 A4（縱向）
❸ 新建標籤，彈出標籤屬性設置窗
❹ 填入標籤名稱及各項參數後，確定

其中，本案例填寫的詳細參數如下圖所示，點擊確定以後，就能自動在 A4 紙的頁面上用隱形的表格框架划出 4 個等大的區域，填入標籤內容。

確定以後你可以直接去看下一步。但是，這些每項參數具體都是什麼意思呢？為什麼要這樣設置？如果不搞明白，就會稀里糊塗反覆調試。
所以，還是有必要搞清楚每一項參數到底對頁面中的標籤尺寸、位置和列印數量有什麼影響，才能融匯貫通！

這些參數，表面看起來很複雜，但其實只要結合圖示和字面意思去看，其實也很簡單。我們來看一個具體的例子，假設我們需要一個寬 6 cm、高 9.6 cm的參訓證，如下圖所示：

那麼我們在這欄就需要如上圖設置。為了方便裁切，每個參訓證之間、參訓證和頁面邊緣都需要留一定的空隙。所以有邊距選項，而紙張的規格和標籤尺寸定下來後，一頁紙能夠容納標籤的數量是有限制的。
在參數選項中需要特別留意兩點：
❶ 默認的橫標籤數、縱標籤數可能為 0，如果不先修改，可能彈出警告窗口無法進行下一步。至少設為 1，本案例中的標籤尺寸在 A2 中可以容下 2 個，所以設為 2。
❷ 仔細留意縱向跨度和橫向跨度，默認情況下會和紙張尺寸一致，修改標籤高度和寬度後，標籤和標籤的間距會很大。

所以標籤參數的設置順序通常是：
❶ 調節橫標籤數、縱標籤數
❷ 上邊距，側邊距（=上邊距）
❸ 標籤高度，標籤寬度
❹ 縱向跨度（= 高度 + 上邊距），橫向跨度（= 寬度 + 側邊距）

回到前面的案例，預留上邊距和側邊距為 1 釐米。高度和寬度設為 9.6 和 6 後。縱向寬度設為 9.6+1，也就是 10.6，橫向寬度 6+1，也就是 7。這樣能確保頁面上能夠排得下橫向 2 個、縱向 2 個標籤。

了解這些原理後，接下來就該動手導入名單和列印輸出了。
　

♦ 導入名單 ♦

上一步只是利用標籤參數配置，將頁面劃分了板塊，看起來好像什麼都沒有發生。實際上已經生成了一個隱形的表格框架，你會發現工具欄裡多了一個表格工具。切換到【佈局】，點擊【查看網格線】，就可以看到這個隱形的表格：

但是，隱形的表格可不行！因為打印出來以後，看不到這些線，那就沒辦法對照著裁切了。別擔心，這裡只要加上表格邊框就可以了。在這裡，你可以點擊一個單元格，設置外框線。然後再逐個點擊其他需要加框線的單元格，按【F4】

框架已經現形，就等著填入內容啦！接下來是非常關鍵的導入數據源操作。

❶ 在右鍵合併嚮導中繼續點【下一步】

❷ 點擊【瀏覽】按鈕

❸ 選擇第一步準備好的人員名單 Excel 表
❹ 選擇存放名單的工作表，確認，這樣就將所有名單導入這份 Word 模板中來
❺ 繼續填入需要的內容，比如公司 logo

♦ 合併，全部打印 ♦

接下來，就是將導入的名單數據源，插入到模板中，設置好格式以後，將第一個標籤的內容，複製＋貼上到其他格子裡。

完成以上設置後，
【郵件】-【完成併合併】-【編輯單個文檔】-【標籤文檔完成】，
打印然後裁切即可。

按下預覽結果，就可以看到最終的打印效果：

完成合併列印文件，可以直接將整份名單的數據合併到 Word 中並輸送給列印機，一次列印出來。你也可以選擇【編輯單個文件】生成一份包含所有標籤的 Word 合成文件檔，再列印，效果也是一樣的。
步驟看起來很多，但實際上，熟練操作下來一氣呵成。更重要的是，列印 1000 份，要做的步驟也是這麼多，以後要重新列印另外一份名單，直接換掉 Excel 表裡的數據就可以了。

同樣的技巧你可以用在：
批量列印證書、邀請函、薪資表、名單處理等等，總之大量輸出的文件或表格，你都可以用合併列印。
希望這篇文章能幫助你在漫長的文書處理階段，更簡單快速的完成大量文件合併輸出的任務。
　
主圖 Photo by rawpixel on Unsplash/ 資料來源 秋叶PPT
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