總覺得開會很久浪費時間嗎?解決這四件事情讓你開會有效率

總覺得開會很久浪費時間嗎?解決這四件事情讓你開會有效率

【推薦原因】

是不是常常覺得開會很浪費時間呢?每次開會很久又花費很多時間,導致工作做不完?還是大家都沒有提出想法導致會議一拖再拖?冗長、無效的會議會讓你的工作效率低落,進而影響到團隊達成目標,那該怎麼做才能改善呢?

其實,開會的目的是為了要快速得出結論,並且在開會後可以做出行動,所以,一場好的會議要能快速獲得結果,讓大家回到工作崗位進行下一步行動。別再讓無效的會議浪費你的時間了,避免以下四大開會誤區,讓你的開會更有效率!


沒有先準備好資料

很多人可能會因為沒有時間,或是覺得到會議中再想或討論就好,因此沒有在事前準備好相關資料。如果沒有在會議前搜集資料來證明或幫助思考,很可能會在會議中出現沒有意見的情況,也有可能導致大家想到什麼就說什麼,因此很容易出現許多考慮不周的意見或想法。沒有辦法得到好的結論,會更難決定下一步到底該怎麼做,導致會議時間被拉得很長。

無關人士也參與會議

會議中常常出現跟討論議題並不是那麼相關的人,有可能是因為主管交辦所以不得不出席,但是根本不知道自己為了什麼而去,在會議中也沒辦法有所貢獻,或是感覺會議越多人到場就能有越多好的想法,但人多嘴雜,如果抓不住重點,往往得不出一個結論。

參與會議的人數越多,也就代表沒有在工作崗位上的人越多,所以要確保在場的每一位都是會議目標的關鍵人物,讓其他無關的人能專注在工作崗位上。

拿疑問當作意見

在會議中是不是很常出現這種提問:「這樣有比較好嗎?」、「大家有沒有什麼想法?」、「那你覺得怎麼樣?」,來來回回的提問只會導致會議變得很冗長,無法得出最有效的結論。

所以,拿提問當作意見只是在拖延時間,與其丟問題,不如提出實際的解決方式或者具體說出哪邊可以更好,才可以更快得出結論。

討論後還是沒有結果

當開會的時間過長且得不出結論的時候,常常會出現「那我們下次再討論好了」,到了下次卻還是沒有結果。會議最終的目的就是要在會後能有所行動,所以討論的當下就必須決定出下一步該做什麼,而不是「再看看」或是「下次再討論」。如果真的沒有想法,那也該決定出什麼時候可以完成,否則同件事情等到下次又重複討論。

所以,不要再開無效的會議了,無效的會議只會造成工作效率低落,把握以下四點,讓你的工作能更快速、順利地進行!

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TC Summary

1.會議前會準備好資料佐證

2.只留關鍵人物參與討論

3.具體的方案取代丟問題

4.會議後決定出下一步行動

會議絕對不是辯論大賽或集思廣益,好的會議要能做出決策並且有所行動,如此才能幫助團隊工作更有效率!

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