線上會議 | 視訊會議時該注意什麼?5個小秘訣讓你線上開會更流暢

線上會議 | 視訊會議時該注意什麼?5個小秘訣讓你線上開會更流暢

【推薦原因】

受到疫情影響,許多公司都實施WFH的模式,讓員工在家工作,降低到公司上班的群聚風險,但也因為遠距上班,因此視訊會議的需求便大幅增加。

很多平時習慣實體會議的人,都紛紛納悶:為什麼到了線上開會就常常發生狀況?究竟遠距會議需要注意些什麼?以下我們就來看看這些能夠讓遠端會議開得更順利的訣竅,讓你不再煩惱視訊會議該怎麼辦!


一、背景要乾淨

由於工作環境在家中,許多人因而過於放鬆,而忘記了即便是「視訊會議」,也是一個公司的正式場合。因此,在開啟視訊鏡頭前,要先注意有哪些東西會入鏡,背景有沒有不宜入鏡的畫面?或是家裡的人是否會干擾到你開會?即便是在家中開會,也建議保持乾淨的背景,更不能有其他人在旁邊。

如果你的視訊背景畫面過於雜亂,建議可以事先整理環境,或是利用視訊工具來設定虛擬背景,才不會讓其他參與者認為你不夠有禮貌!另外,若是你目前會議環境會被家人打擾,不妨考慮移到能不被干擾的空間,利於你在會議時不會被打斷,能更好地專注在開會。

二、網路與設備事先檢測

線上會議比起線下更倚賴科技,為了避免因設備故障或網路問題而導致耽誤時間,所以建議在每次開會前都要事先檢測自己的網路與設備狀況,確定網路穩定度是否足夠、電腦電力是否充足。如此一來,才能盡量避免臨時斷線、畫面卡頓或是收不到音等會讓會議中斷的問題。

三、開會前提早5-10分鐘上線

除了上述可以進行自我的檢測外,也可以讓會議參與者提早5-10分鐘上線,以確保每個人的網路速度、設備及收音都沒有問題。由於多人的視訊會議容易有突發狀況,因此提早上線可以減少這些突發狀況的出現。而若是提前發現設備或網路有問題,也才能有緩和的時間能夠處理或尋找替代方案。

四、保持眼神交流,搭配適當的肢體語言

視訊會議時,因為隔著螢幕,所以很多人都會忘記要注意眼神與儀態。儘管視訊並不像面對面一樣可以直接看到對方的一舉一動,但並不代表眼神交流和肢體語言就不重要,相反地,在視訊時,若是有眼神飄移或是分心的行為,在螢幕上也是看得一清二楚。

因此,建議各位在視訊會議時,說話的時候可以看著鏡頭,這樣其他聆聽者就會覺得「你正在看著他們說話」,你的表達會顯得更加誠懇。而當其他人發言的時候,你則可以看著螢幕,讓對方感受到你正在專注聆聽他們的想法。

另外,雖然視訊時不需要過多的肢體語言,但說話時還是盡量面帶微笑,再搭配上自然的肢體語言,會讓你說的話更具有說服力。

五、說話速度要穩定

和實體開會不同的地方在於,線上會議經常有聲音不同步的情況,常常你可能已經說完一段話了,別人可能才聽到一半。所以當你發言時,盡量說話速度可以比平常開會時放慢一點,讓每個人都能清楚接收到你說話的內容。此外,因為聲音有可能會有所延遲,所以在等待他人回應時,也可以等待5-10秒,若是對方遲遲沒有回應,再開口詢問一次。

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TC Summary

視訊會議時,須注意以下幾點:

  • 背景要乾淨

  • 網路與設備事先檢測

  • 開會前提早5-10分鐘上線

  • 保持眼神交流,並搭配適當的肢體語言

  • 說話速度要穩定

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