知識管理|想知道KM是什麼?5大重點教你KM是什麼和怎麼做!

知識管理|想知道KM是什麼?5大重點教你KM是什麼和怎麼做!

【推薦原因】

為什麼我們上課像是數學課等等需要做筆記?就是為了能夠把複雜的數學題目,抓出解題重點,複習時能夠變的簡單易懂;為什麼我們在職場上、學習上時常需要做報告?就是為了把複雜的議題或事情,變成一份人人都可以輕易理解的文章;為什麼我們在工作上需要寫日報或週報,就是為了之後再找資料時更加便利;在這些將複雜的事情變簡單的過程中,其實就是一種知識管理也簡稱KM,透過知識管理,讓你事倍功半!


 

KM是什麼?

其實就是知識管理(knowledge management的縮寫),簡單來說,知識管理就是透過脈絡,將複雜的事變簡單,並讓自己從經驗中學習,下次遇到類似狀況時,不用再花時間思考就能將事情執行到80%的成果,甚至輔助自己下次做同一件事,可以還原之前100%的成果,因此知識管理的核心就是:「don’t repeat yourself」讓自己能夠事倍功半。

除此之外,如果將自己的知識管理做好,也能複製到他人身上,舉例來說:在學期間,若我們遇到課程相關問題時,通常都會去詢問班上成績最好的同學,跟他借筆記來看,此時那位同學就是將他的知識管理複製到我們身上;又或者是公司內部那些報告的範本,其實也是主管們將自己的知識管理複製到員工身上。因此做好自身的知識管理,就有機會晉升為領導階層。

 

如何做好KM?以下五大重點,讓你成為一流的知識管理者:

1. 寫出這份知識管理的的全貌

將重點做有效整理,往後在做類似的事情或需要素材時可以直接從資料庫分類抓取,簡化過程,但只有文字能夠永遠留存,想法在短時間內就會被遺忘,因此平時訓練用文字解釋自己的思考,當上完一堂課、看完一本書等等時,限制自己將重點寫在一頁A4紙上,重點才不會過多,導致不清楚重點為何,別且做分類,之後有需要時直接看重點整理,不必花時間再從頭把書看過一遍。

 

2. 定期檢核

如何知道自己所做的知識管理有沒有效果,必須要依靠定期檢核,將這個月做完的紀錄下個月再拿出來看,是否能夠了解這份文件所要傳達的重點資訊,且自己能不能夠立馬教導他人這些資訊。

 

3.將知識管理與回校系統(CAPD)整合

何謂回校系統(CAPD)?C(check)指的是收集素材像是他人的經驗等等來測試或檢討,A(action)則是針對落差的原因提出修正,P(plan)指的是擬定計畫,D(do)指的是執行計畫;

透過定期檢核,我們了解自己的文章或許沒有書寫的十分清楚,此時可以透過回校系統,收集寫不好的原因,將這些地方做修正,下次要注意些什麼,接著擬定好大綱,將這份文件再寫的更加清楚。

 

4. 重要性的篩選: 能不能夠在生活中反覆使用

當人類感到慌亂時,會下意識地收集資訊,但有些東西對你來說在現階段並不是那麼的重要,若沒有意識地使用在生活當中,你就會容易忘記,因此將那些你不需要的資訊放回最低階的素材庫,等到有一天你需要時,再將它放置重要分類資料庫中。

 

5. 使用精準的語言書寫

很多時候我們會習慣性的使用不精準的語言,像是這個、那個、哪個,一開始你或許還會記得,但時間一久,你就會遺忘,並產生這個到底是哪個的疑問,因此使用精準的語言,將內容書寫清楚。

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TC Summary

如何做好KM的五大重點

  1. 寫出這份知識管理的的全貌
  2. 定期檢核
  3. 將知識管理與回校系統(CAPD)整合
  4. 重要性的篩選: 能不能夠在生活中反覆使用
  5. 使用精準的語言書寫

活用這些重點,你也可以建立屬於自己的KM系統!

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