活動場地

活動人必看|如何挑選場地的四個建議,一場好活動少不少好場地

【推薦原因】

辦好一場活動究竟應該注意那些細節呢?除了人員安排、演講內容外,「活動場地」絕對是一個活動人應該注意的重點!活動場地的舒適度、地理位置、設備等關鍵因素都會影響與會者對於活動的評價,千萬不能忽視這些眉眉角角。如果演講者準備了豐富的內容,卻因為不佳的活動場地而影響觀眾的體驗,豈不是功虧一簣?對於辦活動有興趣者可以詳閱以下整理~


一場活動能否讓參與者感到滿意,除了講者的內容安排以外,活動的場地也是影響因素之一,試想一下,如果活動時,講者正講到精彩之處,突然喇叭沒聲音,或是正要收尾結尾時,突然停電關燈,這些窘境不僅讓觀眾覺得不滿,講者甚至會覺得被冒犯,因此活動場地的舒適度,一定都會在專業活動人的課後問卷裡,而今天也和大家分享,TC舉辦過百來場活動後,對於挑選活動的建議。

 

活動場地挑選訣竅:動線位置

所謂的動線位置,如何抵達會場以及到會場後如何到達教室,如果是附近很難停車的場地,那在場勘時就要特別注意附近的停車位以及大眾運輸工具如何抵達。

而有些場地居於商業大樓或是位置隱密,那報到的方式就需要額外做設計,例如有些大樓需要換證才可以上樓,那可能就需要安排人員在底下協助引導,或是確認場地方以及大樓管理員是否可以協助。

場地動線大概會佔挑選標準的30%,畢竟你總不想活動已經開始,但還是有超過一半的參與者因為找不到場地,所以還沒有到場吧?

 

活動場地挑選訣竅2:光線

場地的採光是很重要的,絕對要避掉燈光昏暗以及光線偏黃的場地,在這類型場地拍照,後續就等著修圖修到懷疑人生,已正常的白日光會是最安全的光線。如果真的無法避免的話,活動開場前,一定要先測光或是調整濾鏡等,不然你只會拍到後一堆蠟黃的臉,或是完全看不到表情的照片。

光線占比20%,光線不只影響照片,也會影響到參與者的參與度,如果過於昏暗,參與者也會開始昏昏欲睡…

 

活動場地挑選訣竅3:設備

設備包含:音響、投影機、wifi、延長線、桌椅、廁所、飲水機等,這些可以說是一個場地必備的基本設備,但其中也暗藏玄機,例如wifi可以給多少人使用、音響的穩定度、投影機的照明度等,都是需要多家詢問的,而廁所、飲水機位置則是參與者很常詢問的問題,盡量是在距離近的地方,這樣才能避免人員走動影響課程進行。

設備占比30%,不能只單看是否具備這些設備,更要看這些設定是否有符合你的課程需求。

 

活動場地挑選訣竅4:其餘客製化需求

其餘條件則包含是否可以飲食、場地方有無人員協助、事前場佈時間、有無講師接待室,或是其它硬體設備上的需求,而這個就要看活動本身設計上的需求。

其餘客製化需求占比 20%

活動場地挑選還有很多眉角,此篇是基礎在挑選時,需要思考的幾個環節,也建議大家盡量還是以實體場勘為主,雖然現在有很多挑選場地的網站,但實體場勘更能幫助你發想活動設計。

 

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TC Summary

好的活動場地應該具備四個要素:

1.方便的動線:佔30%,安排足夠工作人員引導,要確保與會者可以順利找到場地。

2.良好的採光:佔20%,光線的強弱會影響與會者的參與度,要確認活動場地光線足夠。

3.設備狀況佳:佔30%,確認活動設備沒有問題,飲水機、廁所等參與者會使用的設施距離活動場地近。

4.客製化需求:佔20%,依活動設計提供額外的服務,例如:飲食、講師接待室等。

 

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