會議管理|開會時間總是很久?或許會議中發生了你沒注意到的事

會議管理|開會時間總是很久?或許會議中發生了你沒注意到的事

【推薦原因】

會不會常常覺得開會時間總是很久?或者過程老是卡在一些無關緊要的事情上面?好想趕快結束阿!這題到底什麼時候會有結論?甚至結束後,討論的事情居然沒有結論,究竟是為什麼呢?會議中發生了你沒注意到的事呢?讓我們來一探究竟!


(一)忽視時間成本

大家都知道時間的重要,但我們卻常常忽視掉我們在開會的時候,所浪費的時間都是大家的時間成本,要了解現在所在討論的事情,是不是需要馬上做決定的議題,是不是值得現在討論,而討論的這些有沒有符合會議成本,就算是重要的事情,也會需要抓時間,不會花太多時間在討論,所以在討論的時候,要注意現在所在討論的東西的優先順序,找出適合討論的,以達到符合會議成本。

(二)重視閉環(階段性目標)

在會議中做決定的話要重視,這個是不是一個可以從頭到尾結束的事情,有開始就必須有結束,它是可以被執行的,而當大家有不同意見時,可先找尋進入門檻最低的,從大家都可以做到的共通點開始,讓閉環可以循環完,再去做測試,如果有限制時間,那就需要最短時間內,找出成功概率最高的事情,去測出可不可行,但也可以從別得方案找出值得使用的地方去做結合。

(三)雙方意見不合

每個人都有不同的想法,一定會有意見不合的時候,而這時就要去思考你的目的是什麼?對方的構面是什麼?

目的:

要去思考這件事能不能達到所要完成的目標,而當雙方意見不合通常是因為沒有人會覺得自己的東西不好,但應該要先確認這件事情到底是不是今天所要討論的,會不會其實是偏離重點的,要找出重要的事情去做決策,在過程中也要一直注意有沒有保持在主題。

構面:

每個人對待同一件事的想法都不一樣,而當觀念不同時,就有可能會造成爭執,但沒有絕對的誰對誰錯,只是從不同的角度去看待事情,要尊重對方的想法,我們所要做的就是思考對方為什麼會這樣想,在從中去找到共通點,創造雙贏。

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TC Summary

當會議很漫長時,可以去注意成員們在討論時是不是有專注在主題上,並且依事情的輕重緩急去討論,雙方意見不同時,尊重彼此的想法,迅速找出雙方的共通點,以利會議快速地進行,相信看完以上幾點後,可以快速減少會議的時間。

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