會議管理|開會想要提升效率嗎?這三步驟讓你提升開會效率

會議管理|開會想要提升效率嗎?這三步驟讓你提升開會效率

【推薦原因】

隨著科技進步,資訊取得容易,自主學習也就越來越被重視,因此現在許多大學生除了原本的考試之外,報告不僅站成績的比重也越來越重,形式也更加多元;然而您是否曾經在開會的過程中,經常不知不覺兩個小時過去了,但卻還未討論出任何結論;以下提供一些會議管理方法,幫助您提升開會效率。


首先

許多人都對會議的目的有錯誤的迷思,認為開會的意義就是要達成團體共識、決議最終解決辦法或是分配任務等等,但其實會議的最終目的會後作出行動,前里之行始於足下,有所作為,才能解決問題。而會議又可分為前、中、後三階段,每一階段所要達成的目標及注意事項皆不相同,但態度皆要主動去跟上每一階段的目標,才能以最快速度完成。

前期

要完成一場有效率的會議,事前準備十分重要,會議前幾天由主持人發送會議通知,內容須包括會議大綱、開會時間與地點、會前資料繳交時間,並將搜集完成的資料於會議前再次發送給與會人員,令參與者能夠事先整理自己的想法,節省在會議中腦力激盪與不必要的報告時間;與會人員也須了解參加會議的目的以及事前資料的準備。

中期

中期的目標在於工作分配以及最終決議,為了避免討論過久,我們可以透過會議機會成本的計算,找出重要需即刻決定的事項。若當意見不合、無法下定論時,可以透過以下兩種方法來幫助團隊推進,避免僵局:

1.閉環策略

最小可行階段目標法,舉例來說:行銷策略可以透過許多方法來呈現,每一種方法都各有優缺點,像是限時動態的成本最低、貼文相比動態能夠傳達更有深度的訊息、影片為最精緻的呈現方式,當僵持不下時,此時可以找出一個都可以執行以上方法的共通點切入,製作最小可行性產品來測試,例如:以一週為單位,測試三種不同的方式,最後進行分析,討論哪一個方案現階段最為適用。

2.八二法則

80%的成果由最重要的20%事情決定,儘管無法決定最終解決方案,可以將該目標中的所需執行的具體事項依照優先順序排序,先完成最重要的部分,剩下的等到下一次會議再根據已執行事項的成效進行討論。

後期

為最重要的階段,後期的目標為會議記錄以及工作落實,一份有系統整理的會議記錄可以讓你更快找到所需要的資訊;工作是否有確實落實則可以透過工作分解結構表格,將每個人於會議中所被分配的工作有系統整理,在確認時較不會發生工作分配不明確的問題產生。

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TC Summary

最後,意見不合時也可以透過溝通的技巧,更快達成共識,造就雙贏的局面,像是善用同意…但是句型,讓對方覺得你並沒有在攻擊他的想法,他也會比較願意接納你的建議,舉例來說:我覺得你這篇貼文的梗圖很有創意,但如果再多加些文字說明會更好。會議的目的在於行動,因此主動完成每一階段該完成的目標,減少討論時間,有助於提升團隊執行效率。

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