會議管理|無法準時下班是因為開會嗎?教你如何加快會議流程

會議管理|無法準時下班是因為開會嗎?教你如何加快會議流程

【推薦原因】

你是否有過這樣的困擾?總是被冗長且沒有結論的會議影響了下班時間,沒辦法準時回去跟家人吃一頓晚餐,或是將許多時間都用在開會討論,卻影響了工作的時間,導致工作量不停增加,陷入工作總是做不完的恐怖輪迴中?如果你有上述的問題,以下這三個小技巧可以幫助你加快會議的速度!


 

(一)瞭解會議的目的

首先,在參加會議前都必須清楚了解會議的目的,各自扮演的角色以及需要準備的議題與資料等,在參予會議時才能知道會議的進程是否有離題,或是提出的論點有無符合本此開會的目的,清楚的瞭解會議目的才能在開會的過程中減少不必要的議題,時時確定會議的進程都在通往目的的道路上,才是有效的會議。

(二)階段性目標

在開會時一定會碰到的問題就是,每個人都認為自己的提案較佳,導致會議僵持不下,誰也不願意退讓的情形發生,而這時就需要設立一個階段性的目標來統合大家的意見,找出彼此都可以接受的方法來推進會議,例如在推廣食用產品前,A認為試吃較親民、互動高、有即時回饋,B認為可以用促銷的方式節省成本、利益最大化,這時就可以訂定一個階段性目標,請A與B用最少成本且貼近產品核心的方式驗證自己的想法再於下次開會時分析出各自的優劣、方便決策者訂定目標,就可以繼續討論會議的下一項議題,節省爭論的時間。

(三)待下次討論

另外一種情形的發生就是在開會時,意識到這件事情相當的重要,然而大家卻無法達成共識,討論出良好的執行方案,這時候就可以使用留待下次討論的這個方法,然而使用這個方法時也須擬定出,下次開會時關於此項重要議題所需要的相關資料、構想或是可實際嘗試的行動方案,實際行動也是很重要的一點,許多較不重要的問題都有可能在行動中找到解答,如此一來也能有效的簡短會議所需要的時間了。

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TC Summary

其實大多數會議最重要的目的就在於會議結束後能立即開始行動,因此過於冗長或是不必要的會議就會大大的影響行動的時間,要記得行動才能完成你想做的事情切勿本末倒置了!有效的利用以上三種小技巧,不僅可以讓會議的執行效率大大的提升,也不用擔心會拖累到下班的時間了!

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