會議管理|會議事前準備雖然重要,但會議結束後更是重要

會議管理|會議事前準備雖然重要,但會議結束後更是重要

【推薦原因】

一場會議中最重要的環節是哪個呢?有些人可能會認為是事前的會議準備,有些人可能會認為是會議中彼此的討論,在回答問題之前,先想想召開會議的原因為何,需要召開會議是為了能做出正確的行動,藉由會議讓團隊對於之後的行動產生共識。所以會議中最重要的環節便是會議結束後的行動,可以由此判斷會議是否有成功達到效益。


ㄧ、工作落實

會議後的工作是否落實,是決定會議是否成功的關鍵,與會者需要清楚知道會議主題的5W1H,尤其是其中的who、what、when,也就是確定每個人(who)都清楚自己負責的部分(what),並於時限內完成工作(when),避免讓會議中的工作分配和討論無效。

二、WBS(工作分解結構)

如何知道大家是否都有如期完成各自的工作,工作分解結構(work breakdown structure,簡稱WBS)就會是很好的工具,依照英文意思翻譯,將特定的目標或結果(work),將事物進行分解並歸類,將需要完成的事項分類,逐步剖析至分配成個人的工作層級(breakdown),最後依據規則組織整合(structure)。實際應用範例為列出對應的事情,以及對應的人和完成時間,如果有完成的話就打勾,也可以附上相對應的資料。這項方法的好處在於會議之後,將零散於各處的資料整合起來,讓團隊能更好地看到整個行動的全貌和進度。

三、完整的會議記錄

最後是完整的會議記錄,為什麼說是「完整」的會議記錄呢?大部分的人提到會議記錄,通常只包含會議中討論的過程,但這對於會議後整體工作的落實並沒有太大的作用,也無法在日後需要相關資料時,提供任何幫助。完整的會議記錄應該包含會議討論的過程、待辦事項、會議後行動的資料,將零散且相關的資料收集並統整,這樣在下一次的討論或是事後在找資料時,能夠更快的理解並進入狀況,增進下次開會的速度。

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TC Summary

不要再覺得開完會做完自己的工作就沒事了,所有的會議都是為了做出正確的行動,所以會議後持續的關注和實際行動才是最重要的,會議後的行動決定這場會議是否達到效益,所以別再忽略這項重要的關鍵,別再讓付出的精神和時間成本浪費掉。

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