會議管理|做好這些會議事前準備,幫你的會議提升效率

會議管理|做好這些會議事前準備,幫你的會議提升效率

【推薦原因】

每次開會都腦袋空空的來,會後又帶著厚厚的「逐字稿」回到辦公桌嗎? 還是會議前沒多久才收到通知,進到會議室也不知道今天在幹嘛? 如果你覺得永遠都在開沒有效率的會議,恭喜你,你已經意識到問題了,接下來讓我們著手改變這樣的狀況,以下提供會議前你應該做到的3種Follow-up(主動了解狀況)


為什麼要參加、你的角色是?

收到來自主管要開會的指令,你是不是急急忙忙地開始埋頭準備? 以為這樣就能快速地完成交辦任務,其實你最應該做的事情是,確認自己需要參加這次會議的原因是什麼? 以及自己在會議上的角色是? 先確定這些事情,才不會一頭霧水的參加會議,也能對於自己會議前、會議中該做哪些事有心理準備,在了解到參加的原因及角色後,你也才有辦法著手準備自己在會議上需要的資料,或是在會議前必須提供給其他相關人員的資料。

會議主持人

這裡說的不是在會議當中引導流程的主持人﹐而是在會議前類似召集人的角色,這個角色要做的事情非常重要,以下列出清單:

  • 確認整場會議的大綱
  • 需要的相關資料什麼時候可以提供
  • 安排、協調開會時間地點
  • 發會議通知

你可能也遇過,開會通知突然在你的信箱跳出來,告訴你1小時後會議室見,這都是因為以上的4件事情沒有受到大家的重視,會議大綱關係著這次會議主要討論的議題,資料可讓與會者進入狀況,時間地點則影響到出席,試想看看,這些資訊量龐大的資訊在開會前1小時前寄到你信箱的感受是什麼? 肯定非常著急又完全狀況外,這樣的會議既沒效率又給人一種不夠專業的感覺,所以應該由會議主持人事先規劃好這些事項,並提早發出通知。

收到會議通知者該做什麼?

收到會議通知的你,別以為主持人都把大綱、資料寄到你信箱之後,就可以閒閒沒事等待會議的來臨喔! 最基本的5W1H(why, what, who, when, where, how)是你在這個狀況下需要去思考的問題,像是你為甚麼要參加這場會議,或是你對於內容上有什麼疑慮的地方……等,這個部份一樣又呼應到前面提到的,「主動」了解狀況follow up,並且要開始準備信件提到的相關資料,在期限之前繳交,如此才能在你進到會議室前,知道自己該做什麼事,做到這一步,你的會議前準備才算是告一段落喔!

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TC Summary

一場好的會議,足夠的事「前」準備是不能馬虎的,而當中最核心的原則就是follow up,你必須主動去搞清楚狀況,從接到會議指令時,了解原因、自己的角色,接著設定會議主持人,規劃會議的人事時地物,到收到會議通知後再一次的思考5W1H,落實這些步驟,一定能夠幫助你在會議上,減少不必要的時間浪費!

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