時間管理|PM都如何分配時間?一起有效管理時間吧-人生必修課

時間管理|PM都如何分配時間?一起有效管理時間吧-人生必修課

【推薦原因】

歡迎來到「人生必修課」,大家可以來這裡尋找所疑惑的事情!今天文章一樣要向大家分享職場上的小技巧-PM如何做流程規劃及進度控管呢?關鍵在於「時間管理」!一起學習如何有效管理時間吧!

小羅是一個對於PM管理充滿熱情的年輕人,他擅長團隊協作溝通及客戶需求的應對,但他本身對於處理事情的輕重緩急以及分配時間非常沒有概念,小羅對於這樣的自己感到困擾不已。嘿!同學別緊張!今天就讓「必修課」提供你3個高效觀念,教你如何成為效率高、又懂得分配時間的PM管理大師吧!


決定資源使用策略

小羅的公司要求每位員工,每天下班都要打掃環境,但小羅常常工作都要做不完了,怎麼會有時間去打掃環境呢?因此建議小羅,可以向公司提議:

與其花費大量人力去做不會創造效益的事情,不如直接請清潔人員每天來打掃,這樣就可以省下大量時間讓員工可以完成更多重要的工作。這才是善用各種資源換取時間或利益,切記選擇對於長期利益最有幫助的方式。

 

將任務換算時間成本

PM管理時常要編列專案的預算,同理可以將這樣的方法應用在做任何事情上面。再以小羅公司要求員工每天打掃為例:

員工打掃公司 專業清潔人員
同樣打掃3小時
時薪$1200 時薪$400

 

雖然花費同樣的打掃時間,但員工的成本卻是清潔人員的3倍,這之中還不包含員工打掃乾不乾淨,這樣的不確定因素,透過這樣表格化的列出來,就可以清楚知道,專業清潔人員來維護公司環境效益遠大於員工自己來維護!小羅也可以透過這樣的方式,檢視自己該要先處理哪一個工作,這樣就可以順利解決不會分辨事情輕重緩急的問題了!

系統化做事情

還有一點,小羅非常困擾,常常在開會時都要花費很多時間設計一個新的簡報,導致他很多工作都無法準時完成。這時候小羅就可以善用系統化的方法做事,只需要建立一個開會用簡報的模板,每一次會議前將會議內容編排進去就好,不再需要花費太多時間在製作一份新的簡報了!很多事情都可以使用系統化來做事,做事要聰明做、事半功倍的做,才能節省寶貴的時間並創造更高效益喔!

CAPD

以上簡單小技巧提供給大家,但大家有沒有發現這些技巧都來自於分析自己問題的情況,並找出相對應的解決方法。再額外推薦給大家CAPD(回校)法,每一天下班都問自己「今天做對了什麼、如何維持、哪裡需要優化、如何改進」,透過這些簡單的問題達到自我修正,這樣可以讓自己可以更有效率的完成事情喔!成為PM管理大師就在不遠的將來了!加油!

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TC Summary

  1. 善用手上資源。
  2. 將任務換算時間成本。
  3. 有方法的做事。
  4. CAPD(回校法)。

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