時間管理技巧|常加班、工作做不完嗎?教你如何管理時間

時間管理技巧|常加班、工作做不完嗎?教你如何管理時間

【推薦原因】

今天又加班了嗎? 是不是常常覺得已經努力工作了,還是沒能完成今天預訂的計畫? 你該換個時間管理的模式了! 「我今天下班之前要完成任務1、任務2…..」你可能是這樣安排每日計畫的,但今天要跟大家分享,可以更精準掌握可利用時間的3個訣竅,並且使用圖像化的方式,讓你用更輕鬆的方式進行,照著步驟做,一起變身時間管理大師!


 

盤點固定要花費的時間

首先第一步,你應該去計算一天當中,一定要花費的時間有多少,例如:吃飯、睡覺、通勤、盥洗……等,請詳實的記錄,不要為了壓縮出更多可利用時間,而寫出「吃飯:10分鐘、盥洗:5分鐘」這種實際上不一定做得到的規劃,這樣會影響到後面的步驟。

而記錄這些是因為,它們是你無法利用在執行預定計畫、又必須花費的時間,先清楚自己一天時間花費的樣子,一方面可以檢討哪些事項不需要那麼久的時間,一方面可以更方便地進行下一個步驟。

 Ex:

         睡覺:8小時

         三餐:3小時

         通勤:2小時

         盥洗:30分

 

計算剩餘時間,並且將時間換算成單位並圖像化

第二步驟,主要則是要得出你一天下來,真的可利用的時間,將1天24小時扣掉,上一個步驟紀錄出來的,也就是你每天固定花費的時間,你可以得出一整天,真正可利用的時間有多少,再來將這些時間,以30分鐘為一個單位做換算,例如:24-(8+3+2+0.5)=10.5 hrs,10.5小時換算成21個單位,也就是你可以利用的時間有21個單位。

我們可以再透過圖像化的方式,幫助你更輕鬆、簡便地管理時間。

例:

工作技能|3個訣竅讓你成為時間富翁,你的時間管理方式該換了

       

 21個點表示,還有21個單位的時間,                                                                                             

 可以拿來執行預定的計畫或安排其他行程

   

開始安排行程

整理出自己一整天可利用的時間後,就可以開始安排行程,首先評估每件事要花的時間,一樣將這些時間以30分鐘為1單位換算,例如:寫文案1小時(=2單位)、跟客戶開會2小時(=4單位),排進行程之後,就可以劃掉6個單位,之後以此類推,例子中有21個單位,一天用完就沒了。

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而每個人會得出屬於自己的可利用時間單位,按照這樣子每30分鐘=1單位的方式,去規畫你的時間,你就不會再對於自己在特定的時間內,能夠完成多少分量的事情不清不楚,也會減少,想做的事做不完的狀況。

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TC Summary

幫大家整理一下3大訣竅:

盤點固定(日常生活)花費的時間

計算剩餘的時間(30分為1單位)

剩餘的時間拿來安排行程

這個方式最大的優點,在於讓你使用數字更小的單位,來控管你的時間,同時你也能對於自己在時間內能完成的任務多寡有更詳細的認知,也就不會在安排計畫時,給自己塞了太多根本無法在時間內完成的任務,同時也在第一步驟,順便檢討自己日常生活是否有甚麼項目太花時間了,等於是從頭到尾檢視一次時間利用的狀況,也一定會提升你的時間使用效率!

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