列出待辦事項還不夠,排列優先順序才能提升效率

待辦事項太多該如何開始?從這件事開始做提升你的工作效率!

【推薦原因】

你我都知道,工作多到不行的時候,應該要列出待辦事項,以免自己遺漏了某項工作,但是你真的以為列出待辦事項,你的工作就能順利進行了嗎?

很多時候就算你已經列出待辦事項並一一執行,一整天下來,你還是會發現自己工作效率好差,到底問題出在哪裡呢?問題就在於,你忘記排出這些事情的優先順序了,以下內容,將一步一步帶著你,規劃待辦事項、以及如何排出執行的順序,讓你的工作效率起飛!


Step 1 寫下所有要做的事


例如:使用便利貼或是一張白紙,將今天所有要做的事情記錄下來。

  • 每日例行工作,固定文件
  • 需回覆的電話或電郵
  • 自我專業能力提升
  • 上司的緊急任務
  • 顧客抱怨處理
  • 影響重大的突發工作
  • 臨時邀約
  • 和同事閒聊
  • 業績報告更新

Step 2 拿出一張A4紙

並將這張紙分成四個區塊,並在旁邊標上重要/不重要,緊急/不緊急

緊急 不緊急
重要
  • 重要且緊急
  • 重要但不緊急
不重要
  • 不重要但緊急
  • 不重要也不緊急


Step 3 把事情歸類

緊急 不緊急
重要
  • 上司的緊急任務
  • 顧客抱怨處理
  • 影響重大的突發事件
  • 自我專業能力提升
  • 業績報告更新
不重要
  • 需回覆的電話或電郵
  • 臨時邀約
  • 每日例行工作,固定文件
  • 和同事閒聊


Step 4 先做緊急且重要的事

將所有事情歸類好後,便可分清楚什麼是緊急該做的事情,什麼是沒那麼重要的事情,一定要記住將最重要且緊急的事情先處理完畢,畢竟每日的工作時間都有限,除非你希望加很長的班,來把自己該做的事全部做完,否則在一開始就得知道那些是最重要且要馬上去做的事情,才不會花太多時間在不重要的事情上!

而在開始做這些重要又緊急的事情之前,你也可以透過這三個思考,來幫助自己決定如何開始

(一)思考情境

意思就是思考你當下可以做什麼?離如主管交代的任務需要與特定幾位同事討論過,才能做決定,但同事們當下有更為緊急的事項正在進行當中,那麼這項任務就不是當下立即要執行的,因為你想做也做不了。

(二)思考時間

這個的意思就是說需要1小時才能完成的事情不可能10分鐘就完成,所以當你目前只有10~30分鐘的空檔時,就可以排除那些需要1小時以上才能完成的事情。

(三)思考資源

意思就是思考你每個空檔時,身體的注意力以及精神狀況如何,並分配適當的事情去處理,假如今天公司需要發想一個年度企劃案,你就不能在快下班時,精神比較疲憊且沒有心思的時候去發想,否則出來結果就不會是一個很好的企劃,還有可能被主管發現你在敷衍!

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TC Summary

透過四個步驟列出表格

Step1 寫下所有要做的事

Step2 拿出一張A4紙,並將這張紙分成四類

Step3 把事情歸類

Step4 先做重要且緊急的事情

再透過這三個思考方式,決定哪個重要且緊急的事情應該先做

  • 思考情境,你當下可以做到什麼事?
  • 思考時間,需要多久來完成這件事?
  • 思考資源,目前的注意力適合做這件事嗎?

藉由這樣的方法,就可以在正確的時間做正確的事情,真正的提升你做事情的效率!

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