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如何辦好一場小型活動-講師邀請成功後,後續確認清單

【推薦原因】

想辦好一場小型活動,可不是敲定時間、確認場地、邀請講師完後就沒事了。後續的確認步驟才是能不能成功完成活動的關鍵。本篇文章將確認時間分成三格階段,分別是活動前一個月、活動前一周及活動前一天。確實做好每一個階段的確認作業是非常重要的,不僅決定整個活動流程能不能順利進行,也會影響講師對主辦單位的第一印象,對於後續的合作有很大的幫助,身為活動人的你不可不知!有興趣請參考以下整理~


 

活動前一個月

1.確認演講主題:

在邀請講師時,都會和講師說明邀請的演講主題,但對於非專業講師的講師來說,知道講題和理解講題是兩件事,因此主辦單位一定要在活動前,與講師溝通演講內容,確認演講內容有符合原本的講題設定。

2.確認演講需求:

是否需要網路、是否需要分組、是否需要學員攜帶電腦、或是學員是否需要先下載、註冊哪些工具,這些都是在活動前可以先與講者確認的。回想看看你有沒有遇過一種活動,講者想要播影片,卻連不上網路,連上後卻沒有聲音?

這些雖然不會影響整體活動的評價,但確實會讓人覺得主辦單位不夠細心,可能也會影響到講者對課程的安排。

3.定期確認活動參與者:

就像文案會根據TA調整一樣,活動分享內容也會根據TA去做修正,雖然在邀請講師前,都會先說明預期的受眾,但實際的參與者不一定會如我們的預期。定期提供參與者名單,可以幫助講師去調整分享的內容。

4.講師聯絡資料:

一定要取得可以講師立即聯繫的管道,手機號碼一定要,雖然可能比較常用Email會比較正式,但Email也很常被忽略,所以手機是一定要的!

 

活動前一個週

1.事前提醒:

雖然大部分的講師都沒有那麼糊塗,但貴人多忘事,一定還是會有講師是不小心忘記有約演講的,活動前一週一定要再次提醒講師,並且提供他最新的學員名單人數以及活動流程(如:開場時間、主持人介紹、休息時間)等。

2.當天注意事項:

包含像主辦單位聯絡電話抵達時間以及如何抵達現場,都是需要先和講師溝通的,以免當天臨時找不到人,卻不知道如何聯繫。

3.簡報/講義/作業:

前一週要再次詢問講師,有沒有需要印講義或是其他資料,不僅可以確保資料如期印製完成,還可以先確定講師的準備狀況。

 

活動當天

1.授權合約:

有許多主辦方在活動時,都會錄影作為紀錄或是直播分享等,這些都需要先經過講師的同意,如果會提供講師的簡報給學員,也要於活動當天和講師確認,最好是有授權合約為證。

2.準備小茶點:

身為主辦方,為了讓講者可以舒適的分享知識,最後也別忘了在講台下方準備茶水、容易入口的小點心,以防有些講師比較忙碌,沒吃飯就來演講,主辦方的貼心可是會影響到後續和講師的合作。

3.跟課隨時注意狀況:

例如網路、轉接頭、播影片、麥克風等,這是最常見的臨時需求,跟班人員一定要隨時注意情況。

原則上照這個流程執行,活動在講師這個部分大概已經有個70-80分了,要辦活動不難,要辦好一場面面俱到的則是另外一件事。

 

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TC Summary

活動確認清單

活動前一個月:

1.確認主題:確認演講內容符合講題的設定。

2.確認需求:主動詢問講師有甚麼需求,例如:網路、電腦等。

3.確認活動參與者:定期確認TA以便講師調整演講內容。

活動前一週:

1.事前提醒:再次提醒講師,並提供講師學員名單,活動流程、人數

2.當天注意事項:提供主辦單位聯絡電話、抵達時間、如何抵達。

3.簡報/講義/作業:詢問講師有沒有需要事先印製的資料,確保能如期準備完成。

活動前一天:

1.授權合約:錄影或直播要取得講師同意,有授權合約為佳。

2.準備茶點:講師可能還沒吃飯就來現場,準備小茶點可以展現住辦方的貼心。

3.跟課隨時注意情況:注意講師有沒有甚麼臨時需求

 

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