工作說明書

如何撰寫工作說明書?企業想做好人才管理就不能漏看!

【推薦原因】

一家好公司必須在成立初期就建立完善的內控制度,「工作說明書」就是其中最關鍵的環節,對於中小企業來說更是重要。工作說明書不僅能讓員工清楚認識自己職位的工作內容、權利、福利,對於一些突發狀況,也能交接的快速且容易上手,例如:有人臨時請假或離職。制定好的工作說明書不僅能讓員工工作更有效率,對於企業來說管理起來也更輕鬆方便。有興趣者請參考以下整理~


想要讓你的員工有效率的完成工作,就少不了工作說明書,從工作說明書裡,我們可以清楚的知道每一個職位需要做的事情,以及完成的關鍵指標。

 

工作說明書需要包含哪些內容

1.所屬部門、職等、職稱:

工作的「權責利」如果失衡或是不明確,很容易操作內部溝通不順,或是互相推工作、工作都累積在一個人身上這類型的問題發生,因次工作說明書的首要就是寫出這些工作是誰負責、你有哪些權力以及你所享有的福利(利益)。

2.職位工作內容:

工作內容可以每天、每週、每月甚至是每年做說明,同時你必須說明職位的重要性和目的。例如:針對客服小編這個職位,在公司的職位目的就是維持公司與客戶之間的關係,並且在面對客服疑問時,以不侵害雙方利益的情況下,提供完善的方案,解決公關危機。因此我們可以知道客服小編的日常工作應該包含:定期回答官網來信、Messneger客服提問等,而每週應該更新與修正的FAQ問題,每月須提供當月客訴率,以及客戶意見反饋等。

3.工作比重:

有個很有名的理論是2/8法則,這個理論認為80%的工作成就,來自20%的重要工作,也就是說當時間緊湊時,比起努力完成了100件重要的事,不如先完成20%最重要的事。因此如果你不希望你的員工指在意不重要的雜事的話,在你的工作說明說裡,備註上重要性,更能幫助你的員工了解自己該做的事

4.溝通、協作、向上關係:

大部分的工作都會需要多方的往來,對內對外都會有需求,而明確列出工作時要溝通協作的對象,且說明哪些內容是需要協作處理,可以加速協作的時間,同時也能避免越級報告的情況。

5.人員相關條件

列出條件的目的,是為了讓工作者知道自己目前還缺乏的工作技能,或是如果要晉升資深人員、主管時,還需要做哪些事情。這通常也會和升遷、培訓有很大的關係。

 

中小企業更需要工作說明書

大部分的中小企業都會因為人手不足,或是人力需求不高等情況,很少著墨在工作說明書上,但事實上所有公司都會需要有工作說明書,原因有兩個,企業要擴張時,一定要有規範才能讓更多人快速加入且上手,有工作說明書會更好管控各個新進人員的工作內容。第二,就算沒有要擴張,公司人員臨時請假,或是有人要離職時,人數本來就不多的中小企業會更吃緊,而如果有工作說明書,不僅交接時會更快速,找不到人替補時,也可以根據工作說明書分擔重要的工作項目下去。

 

中小企業要如何開始工作說明書

工作說明書沒有什麼大太的技巧,原則上就是要花時間去撰寫,首先第一點就是要先盤點各職缺的工作內容以及所需的時間,確認重要性並且補上工作規範、操作模式等,通常都會由公司的資深員工協助撰寫,或是直接聘人資專注做好人力管理做快。

當然想要快,最好的方式還是外聘顧問導入,讓專業的幫你建立完善的工作說明書。

 

TC Essence 專注於數位人才培育、數位轉型等議題,提供企業人才培育規劃的建議以及數位升級的輔導,如果你希望做出有效益的培育計畫,或是希望導入數位人才,填寫此表單,你將可獲得一次的免費顧問。

前往填寫:申請免費顧問 

 

本文為TC自產精華,請勿商用或以任何方式散播、贈送、販售。未經許可不得轉載、摘抄、複製及建立圖像等任何使用。如需轉載,請通過TC申請獲得授權。圖片來源:unsplash


TC Summary

工作書需要包含的內容

所屬部門、職等、職稱:誰負責那些工作,享有哪些權力及福利

職位工作內容:職位的重要性及目的

工作比重:讓員工了解該做的事,

溝通、協作、向上關係:明確列出工作時要溝通協作的對象,且說明哪些內容是需要協作處理

人員相關條件:讓工作者了解自己缺乏的技能

為何中小企業需要工作說明書

1.有工作說明書會更好控管各個新進人員的工作內容

2.有人請假或離職可以根據工作說明書分擔重要的工作項目下去交接

如何開始

先盤點各職缺的工作內容以及所需的時間,確認重要性並且補上工作規範、操作模式等,如果想要完成的又快又好則建議還是外聘專業顧問。

 

《延伸閱讀》

 

 

加入好友