協作平台教學|居家辦公好苦惱!5大協作平台教學,WFH也可以很簡單!

協作平台教學|居家辦公好苦惱!5大協作平台教學,WFH也可以很簡單!

【推薦原因】

因五月突如其來的三級警戒,許多企業開始實施居家辦公。工作模式突然有很大轉變的你,是否仍被資訊爆炸所困擾?是否仍因無法清楚掌握團隊進度而感到焦慮?

本文將介紹5個不同用途的團隊協作平台,讓你根據你與團隊的需求,運用不同的協作平台,成功掌握居家辦公!


Slack:團隊溝通好有效

Slack 是一款專門為商業溝通設計的程式。在同一個組織中,Slack 不但允許多頻道、群組的創設,也讓團隊裡的每個人都可以進行私訊。多頻道的功能,使不同群組有不同用途,在溝通、資訊查找時也較為方便。因此,團隊就可以依照專案的方式,創建多個頻道。

此外,Slack 還可以讓使用者設置提醒通知,在設定好的時間提醒使用者待辦事項。

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Slack 最好用的功能有三個:

  1. 第三方服務串接:Slack 可以讓你和多個第三方服務串接,於 Slack 中分享推特、Google Drive、或是Email 等程式。只要從上圖中的「顯示更多」中選取「應用程式」,即可加入想串接的應用程式。

  2. 設定頻道通知:Slack 讓你能在不同頻道設定不同的通知方法。讓你可以自行決定是否要 Slack 通知頻道所有訊息、只通知有標註你的訊息、或是完全不通知。此功能讓你區分頻道的重要性,避免資訊爆炸。只要從上圖右側詳細資料中的「更多」選取「通知」,即可選擇該頻道的通知選項。

  3. 設定勿擾時間:Slack 讓你在工作與生活間取得平衡,或是讓你在專注時不被打擾。只要點選個人圖像,並選取「停止通知」,即可設定勿擾的時間以及時長。在這段期間內,你將不會收到任何通知。

Slack 下載

Notion:資料同步好快速

Notion 是一款功能非常多、非常實用的筆記軟體。舉凡專案管理、各式筆記、行事曆、公告等皆可用 Notion 完成,且可和團隊共用任何資料。Notion 最適合設計師、產品與專案經理、甚至是學生。以區塊以區塊為單位的 Notion 讓使用上更靈活,除了文件連結外,更可以加入照片,且可以靈活移動區塊,打造適合團隊、個人的記事本。

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Notion 最好用的功能有三個:

  1. 多個 Workspace: Notion 讓你設置多個 workspace,供你和不同人分享,且可以為不同專案、部門設置專屬 workspace 以便資料存放。在每個 workspace 中,你都可以運用不同排版呈現筆記,也可以共用檔案、分享超連結。

  2. 表情符號:每一項任務、workspace 前的表情符號,讓你清楚標示資訊,也讓你與團隊都可以更快速區分每一項任務以及任務性質。

  3. Notion 模板:Notion 內建、官方平台、或是其他 Notion 愛用者製作的模板,滿足你不同種筆記需求!Notion 官方平台更是以職位、身份進行分類,提供各式模板,符合各式筆記需求。

Notion 下載

Zoom: 視訊會議好方便

Zoom 是一款專門進行視訊會議的軟體。其好上手、功能簡單好懂的特性,使他成為國內外企業受歡迎的視訊會議軟體。Zoom 免費版提供 100人 40分鐘的會議時間,且只要會議主持人有帳號即可,其他與會者僅要得到會議連結與資訊,不用帳號也可以參與會議。

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Zoom 最好用的功能有三個:

  1. 舉手功能:會議不再怕中斷團隊夥伴!Zoom 「舉手功能」讓你在想發問、發表意見時舉手,主持人和與會人便可看到舉手的人,讓你在夥伴發言完後有發言的機會。只要點擊畫面下方的「Reaction」便可找到舉手的功能。

  2. 簡易投票:現場會議時,夥伴們經常會用簡易的「舉手投票表決」方式詢問大家意見。在 Zoom 上同樣也有這種功能。只要點擊畫面下方的「poll」,便可開啟簡易投票。

  3. 分組會議:若開會時需要進行小組討論、小組意見交換時,只要主持人點選畫面下方的「Breakout rooms」即可隨機或是指定分組,並設定分組人數,也可以設定分組討論時長。

Zoom 下載

Trello:專案管理好清楚

Trello 是一款工作管理的軟體,他可以將工作計畫、進度視覺化,且讓團隊區分事情的重要與急迫性,也可以將每一件任務分類。只要將 Trello 與團隊共用,任何人皆可認領、分配任務,並在完成時或是進行任務時移動任務。

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Trello 最好用的功能有三個:

  1. 切換檢視方法:Trello 讓你用不同方式檢視專案。有六種檢視方法,如看板檢視、行事曆檢視、時間軸檢視、和儀表板檢視等。讓你在不同檢視方法中切換,以更清楚了解專案進度、成效。只要點選左上角的切換鍵即可切換檢視方法。

  2. 與外部軟體串接:Trello 支援多方軟體串接的功能,讓你將 Trello 與 Slack、Google Calendar 等應用程式串接,提升工作效率,並讓訊息傳播更快速。只要點選「強化功能 Power-Up」中的「第三方應用程式」便可使用。

  3. 將任務分類、區分急迫性:每件任務可以選擇不同顏色以做標記,例如團隊可以用紅色當作「重要且緊急」、綠色當作「不重要且不緊急」,以讓團隊知道哪些任務需要優先處理。

Trello 下載

Google Suite:協作好即時

Google Suite 是一款專門提供企業的雲端辦公應用程式組,有 Google 日曆、表單、文件等功能,便於企業分享各類文件、資訊。多功能整合的特性,也讓企業可以透過不同管道提醒夥伴截止日以及表單填寫狀況。

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Google Suite 最好用的功能有三個:

  1. Google 文件:切換編輯、建議模式 — Google 文件多種模式切換容易。若你是文件編輯者,可用編輯模式完成、修改文件。若你要建議夥伴修改方式或是評論、留下建議,可以使用建議模式,也可以將建議修改的文字標起來,並在旁邊留言任何建議。

  2. Google Calender: 與團隊共用行事曆,讓團隊知道你有空的時間,以便排定會議。主管也能更容易知道夥伴們時間利用的狀況。

  3. Google Meet + Gmail:會議提醒 — 若你在 Google Meet 設置會議,你將可用 Gmail 通知與會者,並請與會者確認是否參與。此外,若確認參與,也會自動在 Calender 秀出,讓夥伴們更不容易忘記會議時間。

本文為 TC Incubator 自產精華,請勿商用或以任何方式散播、贈送、販售。未經許可不得轉載、摘抄、複製及建立圖像等任何使用。如需轉載,請通過 TC Incubator  申請獲得授權。圖片來源:【unsplash】作者:Irene

TC Summary

居家辦公不苦惱,5 個不同性質的協作軟體讓你知道:

  1. Slack: 專為商業溝通設計的軟體,團隊溝通好有效

  2. Notion: 多功能筆記軟體收錄各種資料,資料同步好快速

  3. Zoom: 視訊會議專門軟體,視訊會議好方便

  4. Trello: 掌握任務進行狀況,專案管理好清楚

  5. Google Suite: 多種功能一次整合,遠端協作好即時

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