三個你必須做會議記綠的原因,整理文件是合作順利的第一步

【推薦原因】

很多人常有一個迷思,比起文件化,快速執行任務或專案更重要,這在工作量小的時候可能可行,但在工作量大、協作需求大時,就會出現很多問題,像是開完會卻沒有明確的分工以及會議結論,導致會議有如空談,或是因為沒有記錄文件的習慣,所以要帶新人或是離職交接時,沒有辦法將工作交辦下去,就結果而言,反而會造成更多的困擾。


 

最近因為同時進行好幾個專案,所以需要跟不同專案的人進行討論,常常是討論完上一個專案,就要緊接著討論和別組人討論另一個專案。

這種連續會議下,往往沒有時間整理文件(例如會議記錄),只能針對會議討論到比較急迫的待辦清單去執行。這樣做雖然短期做事很快,但長期來講,以我的經驗來說,我比較建議可以整理文件,會減少很多執行上的麻煩。我認為整理好文件主要有三個好處:

 

1.不會漏掉重要的細節

我們為了把握時間,往往會在會議結束後,先針對大的待辦事項去執行,這做法並沒有錯,但如果沒有搭配文件的整理,可能容易漏掉會議中曾討論過一些需要注意的細節。

這些細節可能不是待辦事項中最重要的,因為大的項目已經被排進待辦清單,但漏掉這些小細節,同樣會影響專案的進行。

 

2.減少大腦的負擔

整理文件另一個好處在於「減少大腦的負擔」。因為你把所有細節都整理在文件當中,所以不需要額外花心力去記住那些細節,可以把大腦空出來用於思考或是處理其他需要耗費心力的事物。

那些細節只要等到需要用到的時候,再去確認文件就可以,可以減少很多大腦的負擔。

 

3.可以快速與合作方確認共識

整理文件的第三個好處在於,可以快速的和合作方確認共識。在會議結束後,整理文件給對方確認,可以確保雙方的認知是一致的,避免後續產生其他問題。

想到會議記錄,可能有些人會覺得,「會議記錄」不是都要很完整的格式嗎?這樣光整理會議記錄就要花很多時間,你哪來時間做其他事情?但我認為,格式不是最重要的,確保後續事情能快速被執行才是重點。

會議記錄等文件應該要視與對方的熟識程度,決定格式的完整度,如果是提供給公司內部同仁,會議記錄的格式沒有必要做到很完整,重點是把內容寫清楚,讓雙方都可以理解不會產生誤解

舉我最近的狀況為例,因為同時處理很多個專案,所以思緒必須要在多個專案做切換,這讓我沒辦法記住每一個專案的細節。但因為先前有整理文件,所以我可以知道「兩個禮拜前和合作單位的會議內容」,因此了解哪些項目需要再和對方討論。

如果當初貪快而沒有整理文件,我可能在會議中,需要花很多時間和對方「一項一項」確認,哪些議題被討論過,哪些還沒有,花的時間會比整理文件還要多得多。

 

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文章由【菜鳥PM(產品經理)的職場心得】授權提供TC使用,原文文章標題為【事情愈多愈應該花時間整理文件】,版權歸【菜鳥PM(產品經理)的職場心得】所有,欲轉載請聯繫原發布單位,經TC彙集整理,部分內容為TC創作,未經授權不得轉載。圖片來源:pexels


TC Summary

你必須要紀錄、文件的原因

1.不會漏掉細節:通常會議時大家都只會記得重要的大項目,但細節也是很重要的。

2.減少大腦負擔:不用去思考或花心力去記住細節。透過文件就可以快速回想。

3.可以快速建立共識:確保彼此的認知一致。

 

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