【推薦原因】
很多人常有一個迷思，比起文件化，快速執行任務或專案更重要，這在工作量小的時候可能可行，但在工作量大、協作需求大時，就會出現很多問題，像是開完會卻沒有明確的分工以及會議結論，導致會議有如空談，或是因為沒有記錄文件的習慣，所以要帶新人或是離職交接時，沒有辦法將工作交辦下去，就結果而言，反而會造成更多的困擾。
最近因為同時進行好幾個專案，所以需要跟不同專案的人進行討論，常常是討論完上一個專案，就要緊接著討論和別組人討論另一個專案。
這種連續會議下，往往沒有時間整理文件（例如會議記錄），只能針對會議討論到比較急迫的待辦清單去執行。這樣做雖然短期做事很快，但長期來講，以我的經驗來說，我比較建議可以整理文件，會減少很多執行上的麻煩。我認為整理好文件主要有三個好處：
內容目錄
1.不會漏掉重要的細節
我們為了把握時間，往往會在會議結束後，先針對大的待辦事項去執行，這做法並沒有錯，但如果沒有搭配文件的整理，可能容易漏掉會議中曾討論過一些需要注意的細節。
這些細節可能不是待辦事項中最重要的，因為大的項目已經被排進待辦清單，但漏掉這些小細節，同樣會影響專案的進行。
2.減少大腦的負擔
整理文件另一個好處在於「減少大腦的負擔」。因為你把所有細節都整理在文件當中，所以不需要額外花心力去記住那些細節，可以把大腦空出來用於思考或是處理其他需要耗費心力的事物。
那些細節只要等到需要用到的時候，再去確認文件就可以，可以減少很多大腦的負擔。
3.可以快速與合作方確認共識
整理文件的第三個好處在於，可以快速的和合作方確認共識。在會議結束後，整理文件給對方確認，可以確保雙方的認知是一致的，避免後續產生其他問題。 TC Summary 《延伸閱讀》
想到會議記錄，可能有些人會覺得，「會議記錄」不是都要很完整的格式嗎？這樣光整理會議記錄就要花很多時間，你哪來時間做其他事情？但我認為，格式不是最重要的，確保後續事情能快速被執行才是重點。
會議記錄等文件應該要視與對方的熟識程度，決定格式的完整度，如果是提供給公司內部同仁，會議記錄的格式沒有必要做到很完整，重點是把內容寫清楚，讓雙方都可以理解不會產生誤解。
舉我最近的狀況為例，因為同時處理很多個專案，所以思緒必須要在多個專案做切換，這讓我沒辦法記住每一個專案的細節。但因為先前有整理文件，所以我可以知道「兩個禮拜前和合作單位的會議內容」，因此了解哪些項目需要再和對方討論。
如果當初貪快而沒有整理文件，我可能在會議中，需要花很多時間和對方「一項一項」確認，哪些議題被討論過，哪些還沒有，花的時間會比整理文件還要多得多。
菜鳥PM(產品經理)的職場心得
Medium
粉絲專頁
文章由【菜鳥PM（產品經理）的職場心得】授權提供TC使用，原文文章標題為【事情愈多愈應該花時間整理文件】，版權歸【菜鳥PM（產品經理）的職場心得】所有，欲轉載請聯繫原發布單位，經TC彙集整理，部分內容為TC創作，未經授權不得轉載。圖片來源：pexels
你必須要紀錄、文件的原因
1.不會漏掉細節：通常會議時大家都只會記得重要的大項目，但細節也是很重要的。
2.減少大腦負擔：不用去思考或花心力去記住細節。透過文件就可以快速回想。
3.可以快速建立共識：確保彼此的認知一致。
TC的IG上會有更多相關職場成長懶人包，立即追蹤不錯過任何成長機會！
想持續接收到最精華的文章，可按這裡加入 TC Incubator的LINE@
