入職通知書

【人才招募流程範本】人資必看,如何提高人才到職率?用入職通知加速流程— 內有範本

【推薦原因】

人資經過層層關卡找到適合公司的人才之後,卻有可能忽略了最後一個可能影響求職者是否到職的關鍵-入職通知書,一份完整的入職通知書,不僅能提高到職率,更能展現公司的專業性。


人才招募流程必做-入職通知的制度

現在通訊軟體發達,要連絡上應聘者非常容易,一通電話就可以解決的事,為什麼還是會有些公司大費周章的特別寄入職通知呢?其實入職通知並非單單只是一個告知事項,而是可以提高新人的到職率以及到職後的謹慎程度,原因有下方三點:

1. 具備正式感:

雖然口頭上告知也可,但有入職通知文件的話,也能顯得公司做事嚴謹、且對於應聘者的重視與認同,同時應聘者也會對這份工作更謹慎

2. 幫助新人更快onboarding:

每間公司都期望自己招募到的新人可以是即戰力,就算初期不是也希望看可以在7-30天內快速上手公司事務,而這個除了看新人本身經歷、特質以外,也和公司如何設計onboarding流程,如果在入職前就有相關的文件可以參考,或是可以更快了解公司制度,也能幫助新人更快融入公司,加速onboarding的時間

3. 有文件留底避免爭議:

口頭或是訊息告知當然是很方便又快速的事情,但其實會造成很多問題,例如:有爭議時無從比較或是口頭表達時會有訊息傳遞的誤差,因此有文件留底也可以確保彼此認知一致,有問題或是爭議時也能儘速解決

因此入職通知可以說是專業人資或是小老闆都應該具備的入職流程之一

 

 

那入職通知裡應該具備哪些資料呢?

  1. 工作內容:包含職缺名稱、工作內容以及工作須知
  2. 公司福利與薪資:職缺薪資、勞健保費用。前兩項的目的為確認新人有充分了解自己這個職缺的工作內容以及確認薪資符合彼此需求
  3. 入職時間與地點:再次確認入職時間、公司地址,有需要的話還要放上地圖
  4. 入職時需要文件:包含身分證、薪資轉帳帳戶、離職證明書等。三、四項的目的為確保新人入職時不會忘記時間或是有錯地址(如果公司位置較為複雜建議可以提供地圖以供參考),並且確保新人入職當天會希望相關人事文件,以利後續安排
  5. 入職第一天的流程:例如簽約、教育訓練、認識同事等
  6. 公司制度:請假、加班、福利等
  7. 公司組織:主管、同事以及其餘部門關係,協助新人了解自己工作可以需要與匯報,有問題時可以請誰協助。五六七項的目的為讓新人可以更快速融入公司,降低剛入職時的不安感、恐懼感等,同時了解公司基礎制度,也比較不容易犯錯而遭受到責罵

 

入職通知如何寫?

除了準備好入職文件以外,入職通知也是需要經過精心設計的,以下提供範本供各位參考:

 

Dear[新人的名字]: 我們很高興通知您錄取[公司名稱]的[職稱]一職,很期待未來您能與公司一同成長、表現卓越,為了讓您的入職流程更加順利,請與我們一起閱讀以下內容與須知,這將幫助您更了解您的未來工作。

職稱:

所屬單位:

薪資:

入職時間:

以上內容若您確認無誤的話,請參閱附件中的僱用條款和條件。如果您有任何疑問,請隨時通過電子郵件或電話[提供聯繫方式]

期待未來一起共事、合作

Best, [你的名字]

 

最後,準備了入職通知的模板供大家參考,有需要的可以餘下方填寫資料後,資料會寄送到你的信箱

前往填寫(請點選)

 

TC Essence 專注於數位人才培育、數位轉型等議題,提供企業人才培育規劃的建議以及數位升級的輔導,如果你希望做出有效益的培育計畫,或是希望導入數位人才,填寫此表單,你將可獲得一次的免費顧問。

前往填寫:申請免費顧問

 

本文為TC自產精華。未經許可不得轉載、摘抄、複製及建立圖像等任何使用。如需轉載,請通過TC申請獲得授權。圖片來源:pxhere


TC Summary

為什麼要做入職通知:較有正式感,且文件為證必較不會有爭議

入職通知需要包含哪些內容:職稱、薪資、工作內容、報到時間、報到地址、報到所需文件

 

《延伸閱讀》