【人資觀察室】考勤人員的工作內容攸關全公司的薪酬福利?!

【人資觀察室】考勤人員的工作內容攸關全公司的薪酬福利?!

【推薦原因】

終於來到人資系列文的最後一篇了,如果對人資業有興趣,但還沒看過前兩篇文章的你,在搜尋欄位輸入「人資觀察室」查詢,就可以看到另外兩篇文章囉!前面兩篇主要是在講人才招募以及如何做人才培訓的部分,今天要講的是人資業的另一個領域-績效考核。這個位置的工作內容可是關係到全公司的績效獎金和薪資呢!究竟考勤人員上班時間都在做些什麼?想要應徵考勤人員的話又需要具備什麼樣的能力呢?讓我們繼續看下去。本文摘要自徐小兔。


人資這系列的文章預計共寫三篇,而最後一篇介紹的便是績效考勤領域:「考勤人員上班都在做些甚麼?」

 

人資六大模塊

雖然很多人都會用不同的說法來解釋,但人資六大模塊基本上為:

  1. 人力規劃
  2. 人才招聘
  3. 人員培訓
  4. 績效考勤
  5. 薪酬福利
  6. 員工關係

 

考勤人員工作內容介紹

基本上考勤人員最忙的兩個時段分別是「月中」與「月底」,而兔子下面所說的工作內容基本上在前述兩個時間點都需要各執行一次!

1. 擷取員工打卡紀錄資訊

大部份的公司都要求員工上下班必須「打卡」,雖說少數公司仍採「紙本打卡」方式,但這畢竟算很罕見,所以不納入討論範圍內,而多數公司則採「指紋打卡」或「線上打卡」。

負責考勤業務的我們每個月必須定期去擷取「打卡機」或是「線上系統」的記錄,並彙整成一份 Excel 表單來檢視人員是否有出缺勤異常的狀況,因為這攸關後續薪酬福利的計算!

2. 確認每月公司員工總數

職場每天都會有新員工的加入與舊員工的離去,但即便你今天選擇離職,公司按照法規也是需要針對你的「實際上班日」給付薪水!

因此,在擷取了全公司員工的打卡紀錄後,我們必須要依照各部門上呈的「人員異動」名單來核對在薪資核算的當下:公司到底有多少員工?該月有哪些人是新入職?又有哪些人在這個月離職?

3. 核實加班補出勤等紀錄

病假、事假、年假…等各種假期的申請、員工忘記打卡事後補登錄、員工提報加班時數賺取加班費,每個月總有上百筆的資料須跟各部門的主管進行核對與確認,畢竟假期有分帶薪與無薪,忘打卡牽涉到全勤獎勵,而加班又關係著部門主管是否有批准!

故,身為考勤人員的我們每次在整理各部門的出缺勤表單時,三不五時就得傳訊息跟主管核對其員工提出的申請是否屬實且有被批准(例如:病假需附就醫證明),畢竟跟員工薪資有關的事錯不得!講實話,接觸考勤後真的恨不得全公司的員工都不要有「出勤異常」,因為會登記到瘋掉啊!

4. 彙整各部門資料成總表

雖說從打卡機或電腦系統擷取的考勤紀錄會是全公司的量,但補出勤/加班/假期申請都是各部門分別提交給人事部,因此我們必須把所有紀錄彙整成一份 Excel 總表後才能轉移給負責薪酬核算的組別。

否則若將「原始資料」直接給薪資計算的人員,他們在處理上會非常麻煩及辛苦,因此考勤人員可算是員工薪酬核算過程中的第一道把關呢!

 

擔任考勤人員必備條件

擔任考勤人員需有「三個心」,分別是:

1. 細心

兔子前一位負責考勤的同事雖說是「自請離職」,但基本上也可以算是「被開除」,因為他已經連續好幾個月每次查核考勤時都會出錯(一個月十多筆那種),而他的粗心大意不僅造成薪酬組的困擾(必須再次一筆一筆重新確認),也間接導致自己的績效被扣到快沒分!

2. 用心

考勤紀錄跟薪資計算是綁在一起的,因此身為考勤專員的你一定要盡力幫公司同仁爭取應有的權益!舉例來說,當你發現某部門的一位員工已好幾天「漏打卡」,你就該主動寄信去提醒該員看看他的「指紋」是否不小心被取消導致打卡失敗!

反觀我那位前同事,他不僅不細心還不用心,為了貪圖方便搶快,製作 Excel 表格時「複製貼上」後不再次檢查,連員工名字都輸入錯誤(例如:是「王小明」加的班卻複製貼上到「李大偉」的個人考勤表格上…)!怪不得工作三個月就掰掰…

3. 耐心

處理考勤講白了就是一份相對枯燥乏味的工作,兔子自己這幾個月暫時接手業務後,月中跟月底的固定那幾天,常常整天就是一個人靜靜地坐在位子處理 Excel 表格直到下班,要不是我其他時間還有負責 「培訓」跟「招聘」,我應該會覺得非常悶吧!因此,如果你不是一位有耐心且能靜下心做事的人,建議你千萬不要應徵考勤人員的崗位!

 

徐小兔

徐小兔的Blink佈告欄

 

文章由【徐小兔】授權提供TC使用,原文文章標題為【[ 人資經驗談 ] 人資的一天 PART 3|考勤人員上班都在做些甚麼呢? 進來看看吧!】,版權歸【徐小兔】所有,欲轉載請聯繫原發布單位,經TC彙集整理,部分內容為TC創作,未經授權不得轉載。圖片來源 : Unsplash


TC Summary

考勤人員工作內容介紹

  1. 擷取員工打卡紀錄資訊
  2. 確認每月公司員工總數
  3. 核實加班補出勤等紀錄
  4. 彙整各部門資料成總表

擔任考勤人員必備條件

  1. 細心→太粗心會造成薪酬組的困擾。
  2. 用心→考勤紀錄跟薪資計算是綁在一起的,要盡力幫公司同仁爭取應有的權益!
  3. 耐心→用Excel到下班是常有的事

 

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