開會冗長又沉悶嗎?看看賈柏斯是怎麼開會的吧!

為了開會,你每週花掉多少時間?因為開會,你Delay多少工作?冗長沒效率的會議是許多上班族的惡夢,有時一天連開三、四個會,卻感覺什麼也沒完成。對企業而言,會議的目的是溝通與決策,但若沒有掌握主持會議的良好技巧,過多的會議反而浪費時間,且削弱企業競爭力。

 

企業可能因無效率的會議損失寶貴時間和金錢,但賈伯斯生前卻能確保蘋果每次會議都精準到位有效率,到底傳奇CEO賈伯斯有什麼主持會議的妙招?分析賈伯斯成功哲學、人生故事和名言的文章不勝枚舉,他為許多創業者和企業家樹立一個成功的典範,這也讓他成為傳奇人物。他主持會議的方式就和他的個人風格一樣,有許多吸引人之處。

 

行銷策略公司Trepoint創辦人Bill Carmody在《Inc.》雜誌網站分享一支影片,影片呈現1985年賈伯斯創立NeXT時,如何帶領團隊成員開會。當時他還是個30多歲的年輕創業家,剛被逐出蘋果、被拔除蘋果的領導權,正與核心團隊和許多忠實夥伴摩拳擦掌,準備下一個冒險和改變世界的計畫。

 

賈伯斯與NeXT團隊腦力激盪(1985年)

 

從影片中可以看出賈伯斯也面臨每個創業者都會遇到的困難,就和許多創業者一樣。縱使對公司的未來和目標有清晰、規劃完整的藍圖,現實中仍有許多阻礙,例如有限的預算、人力短缺以及更多公司草創時期必須面對的問題。這段影片讓Bill Carmody回想起創立公司之初經歷的艱辛,也總結出賈伯斯帶領團隊開會的一些技巧。

 

1.有熱情

 

有熱情的主管總是能激勵團隊,激發更多點子,並帶領團隊往好的方向發展。團隊領導人的熱情,會點燃團隊的熱情,激勵大家灌注精力在專案上。如果主管在主持會議時,看起來總是無精打采,對重要的決定猶豫不決,一副不可靠的樣子,會對團隊有負面影響。會議主持人必須在會議中激勵團隊,一起成長、解決問題並達成目標。

 

2.不同凡想

 

「不同凡想」(think different)是蘋果1997年推出之經典廣告的slogan,當時蘋果的光環消逝殆盡,品牌瀕臨死亡,賈伯斯試圖用這支廣告拯救蘋果品牌形象。「不同凡想」強調的是獨立思考、有勇氣拋棄世俗的眼光特立獨行,隨時敞開胸懷接納新事物。這不只是蘋果的核心價值觀,也是所有團隊應奉為圭臬的開會、合作哲學。帶領你的團隊突破窠臼,跨越傳統答案的限制去解決問題。嘗試著激發團隊創意,不要在大家都知道的選項裡面找答案,尤其是在會議腦力激盪的階段。

 

3.精益求精

 

不要太容易滿足於目前討論出的想法,會議主持者要有精益求精的精神,帶領團隊一起挑戰更好的點子。身為主管,在主持會議時,應該不斷質問團隊:是否確信剛剛想出來的點子是最好的?有幾分把握?如果答案是肯定的,那他們對這個計畫的興趣高嗎?有熱情去執行嗎?如果答案都是肯定的,就放手讓他們去做。

 

記住,並不是要對團隊的點子冷嘲熱諷,或是過度吹毛求疵。這個過程,只是帶領團隊一同找出最好、大家最有熱情去執行的解決方案,過程中弭平團隊之間的認知差異,接著就是給予團隊空間和自由去執行。此外,即使主管心中已有既定答案,也不要馬上說出來,因為團隊可能找到更好的解決方式。

 

4.所有權共享

 

會議主持人必須幫助所有團隊成員達成合作共識。要讓團隊成員相信,每一個人都是重要、不可或缺的,在工作分配上,每個人都有專案負責的項目,且盡量確保每個人分配到的任務都不是被壓迫的。如果發現部分成員的聲音沒有反應出來,可能代表主管資訊蒐集不足,沒有做出最有智慧的決策。

 

5.表達清晰明瞭

 

會議進行時,必須為每個段落的討論做總結。包括任務明確內容、截止日期、負責人等等,讓每個團隊成員離開會議時,都清楚知道公司在什麼時間點之前要達成什麼目標。

 

6.適時將大家拉回正題

 

會議進行時,團隊成員針對議題、解決方法辯論是可以預期的。然而除了讓所有成員都有機會表達意見之外,也要注意不要讓討論離題。作為一個會議的主持者和主管,要在適當的時間打斷團隊的閒聊或是離題的對話,將討論焦點拉回正題,才能在有限的時間內,有效率地做出決議、結束會議。

 

7.讚賞與感謝

 

推動團隊成員努力不懈的動機,是他人的讚賞和感謝。當團隊成員為會議苦心蒐集相關資料,或是在討論過程中絞盡腦汁、提出驚奇的點子時,主管可以在會議中特別提出來告訴所有人,讚賞、感謝團隊成員的成果,這會讓努力付出的成員覺得努力是值得的,反過來他們也會感謝主管花時間肯定他們的努力,願意在未來的專案執行、其他會議中花時間為團隊貢獻心力。

 

8.採取行動

 

會議結束時,必須確定有沒有提出清晰的總結?包括可以立即執行的任務,以及明確的截止時間。會議尾聲時總結的會議內容愈明確,會議中討論事項執行的可能性就愈高。在下一次會議開始時,簡單回顧一下上次會議總結的內容,以便監測團隊開完會後確實執行了哪些事。這個動作也可以證明會議是有效的,不只是一群人聚在一起浪費時間。

 

原文出處:Inc.

文章出處:SmartLinkin商務社群網

圖片來源:Yoshikazu TAKADA(CC Licensed)

 

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